Généralement les entreprises qui migrent vers le Cloud commencent par migrer leur messagerie professionnelle Exchange. Satya Nadella, CEO Microsoft, l’a d’ailleurs clairement exprimé : « Office 365 is the new Exchange and will cannibalize the other ». En effet il est certain qu’à terme la majorité des entreprises auront externalisé leurs messageries professionnelles et Microsoft pousse fortement à migrer vers Office 365. Cette comparaison entre Exchange et Office 365 rappelle les premiers mouvements d’externalisation il y a une vingtaine d’années. Exchange était alors un des premiers gros services de Microsoft orienté uniquement vers les entreprises et posait les bases d’un ensemble de services futurs à construire pour les entreprises. Par la suite de multiples solutions ont vu le jour : SharePoint server, Skype for Business Server, etc.
Office 365 suit donc le même mouvement avec une première externalisation de la messagerie vers Exchange Online avant de se tourner pleinement vers l’univers O365. Le fait d’avoir un abonnement donnant un accès complet à tout un ensemble d’applications est un avantage majeur pour Office 365, il serait donc dommage de ne pas en profiter ! Toutes décisions de migration vers Office 365 devrait donc prendre en compte tous les avantages de cet univers pour les différents services de l’entreprise afin d’en tirer pleinement parti.
SharePoint est une plateforme de gestion de ressources numériques pouvant prendre plusieurs formes : intranet, extranet ou encore site d’équipe. Les objectifs d’un tel service sont multiples : améliorer la communication interne/externe, développer un workflow de gestion plus précis, assurer le suivi des projets, partager des ressources, etc. Les intégrations SharePoint et API tierces permettent désormais de mettre en place un ensemble de workflows et de formulaires pour construire un intranet complet. Bien entendu SharePoint n’est pas encore à la portée de tous et demande quelques connaissances de base, ce qui nécessite généralement l’intervention d’experts pour mettre en place un résultat qui correspond complètement au projet initial. Les modules de base permettent cependant d’exploiter simplement un certain nombre de fonctionnalités telles que les bibliothèques de documents, la gestion de planning, le stockage et partage de ressources, les formulaires de saisie, etc. SharePoint Online apporte donc de multiples opportunités pour l’organisation managériale des PME sur Office 365.
Célèbre logiciel de communication grand public, Microsoft a racheté ce service il y a quelques années pour enrichir son ancien client de communication Lync Server. De nombreuses nouvelles fonctionnalités ont donc progressivement amélioré ce service qui est aujourd’hui un des meilleurs logiciels de communication unifiée. De manière basique vous pourrez donc accéder à la messagerie instantanée pour discuter et partager des fichiers, réaliser des appels audio-vidéo entre utilisateurs Skype Entreprise ou Skype grand public ou encore réaliser des conférences audio-vidéo accessibles même juste avec un simple téléphone fixe. Mais les évolutions de Skype for Business permettent aux PME souhaitant exploiter Office 365 d’aller encore plus loin : partager votre bureau avec prise en main à distance pour réaliser des présentations voir réaliser une intervention à distance, utiliser un système complet de téléphonie Office 365 pour passer et recevoir des appels vers fixes et mobiles partout dans le monde. Les applications Skype Entreprise sont disponibles sur bureau, online en SaaS ou encore sur mobiles et tablettes Android ou iOS.
L’interface fluide et simplifiée du service Skype Entreprise permet une rapide prise en main de l’outil afin d’en exploiter toutes les facettes. En passant par une offre tout en un Office 365 Entreprise, une PME peut donc rapidement mettre en place tout un environnement de collaboration avec téléphonie intégrée. Il est possible de passer par des forfaits téléphoniques Microsoft qui donnent accès à un certain nombre de minutes nationales ou internationales. Nous proposons aussi la possibilité d’intégrer la téléphonie Office 365 en passant par des forfaits autres que ceux de Microsoft grâce au « Teams Direct Routing », une offre unique en France qui pallie à certains manques de la téléphonie IP.
La téléphonie professionnelle est un point sensible du budget pour les PME car les forfaits sont généralement chers et les solutions de téléphonie IP du marché propose trop peu de fonctionnalités et d’intégrations. Skype Entreprise avec Office 365 permet donc aux PME de bénéficier d’une excellente solution de communication unifiée avec intégration de téléphonie IP.
Teams est la nouvelle plateforme de collaboration Office 365 qui apporte une interface unique plus design et moderne pour exploiter les services O365. Présenté comme un concurrent de Slack la célèbre application de collaboration professionnelle, l’équipe de Teams s’est bien évidemment largement inspiré du design moderne que l’on retrouve dans la majorité des réseaux sociaux publics. On y retrouve donc des fils de discussions et la notion d’équipes avec chacune un espace spécifique. Vous pourrez ainsi dialoguer de manière plus détendue en échangeant gifs et autres stickers pour imager vos propos mais aussi stocker et partager des fichiers professionnels en permettant à vos collaborateurs de les modifier directement sur Teams.
Au-delà de l’aspect moderne et intuitif de Teams, Microsoft a souhaité y intégrer les différents services clés de l’environnement Office 365. Teams est en fait une couche graphique de collaboration où tous les principaux services sont réunis. Derrière la plateforme Teams ce sont donc SharePoint, OneDrive, Skype ou encore OneDrive qui tournent pour vous offrir les meilleures fonctionnalités et tout un ensemble d’intégrations avec d’autres services : CRM avec Salesforce, Marketing avec Mailchimp, etc.
La force de Teams réside donc dans l’exploitation des différents services qui vous permettront de travailler depuis une unique plateforme tout en profitant de tout l’univers Office 365. Teams est inclus dans toutes les licences Office 365, alors il serait dommage de priver votre PME de ce nouvel outil !
Planner est l’outil de gestion de projet de Microsoft Office 365. Désormais intégré à Microsoft Teams, vous pouvez gérer vos ressources et votre planning directement depuis cette dernière interface. Les multiples intégrations avec Outlook grâce à Exchange Online pour l’envoi de notifications et OneDrive pour le partage de fichiers vous permettront de gérer simplement et rapidement vos projets en définissant un calendrier plus ou moins précis afin d’affecter vos collaborateurs sur certaines tâches.
OneDrive Entreprise est le remplaçant direct du service de partage de fichiers sur serveur Windows. Le service se présente comme un répertoire hébergé sur Azure où les utilisateurs peuvent stocker leurs documents. Le stockage sur le « Cloud » (hors mémoire physique des ordinateurs pros ou persos) permet donc d’éviter toutes pertes malheureuses de données qui arrivent malheureusement très régulièrement. La possibilité de restaurer d’anciennes versions des fichiers est aussi très utile dans le cadre du travail collaboratif.
L’objectif principal de ce service est d’offrir une plus grande visibilité sur le stockage et le partage d’informations au sein des documents Office stockés dans les espaces O365. Dans le cas d’une utilisation de SharePoint Online, ce service peut s’avérer très utile car il n’est pas toujours évident de se souvenir de l’emplacement exact de certains documents que l’on utilise rarement. Vous pourrez ainsi faire une recherche profonde sur tous vos documents et les documents auxquels vous avez accès. De même si vous travaillez en étroite collaboration avec certaines personnes, il est tout à fait possible de rechercher dans leurs documents édités afin de localiser rapidement une information.
Un nouvel outil entièrement SaaS dédié à la création de présentation graphique. Bien qu’il soit souvent présenté comme un « PowerPoint bis », Sway s’avère être bien plus. En effet vous pourrez créer de multiples interactions afin de rendre votre présentation encore plus vivante ! Sawy peut donc être utilisé pour créer des présentations Business privées mais aussi des présentations directement accessibles via le web pour présenter un événement, un nouveau produit, une présence à un salon, etc. Une manière de créer rapidement et simplement des sites vitrines pour des micro-moments de la vie professionnelle des PME. Des temps forts qui nécessitent souvent l’exploitation de supports graphiques et interactifs mais dont les services concernés n’ont pas toujours les ressources ou les compétences pour.
En plus d’une présentation enrichie, Sway permet aussi de redimensionner automatiquement des fichiers graphiques pour les adapter à toutes les tailles d’écrans. Vous trouverez ci-dessus une capture d’écran tirée d’une présentation Sway d’un add-in Outlook disponible à cette adresse. N’hésitez pas à faire une recherche pour trouver de nombreux exemples de présentations très interactives !
Grâce à Flow vous pouvez convertir des tâches répétitives en flux de travail (workflows) à plusieurs étapes en interconnectant différents services au sein d’Office 365 ou en dehors. Par exemple, capturez des tweets en quelques clics, puis ajoutez-les en tant que prospects dans Dynamics 365, abonnés dans MailChimp, etc…
Par exemple vous pouvez créer un flux de suivi des heures de travail avec Flow en seulement quelques clics comme vous l’explique Florian Brunel sur IT-Connect.
Là où il fallait auparavant une semaine ou plus pour créer une solution personnalisée qui connecte Salesforce, Wunderlist et d’autres services. Maintenant, il est possible d’obtenir un flux opérationnel en une heure avec Flow !
Ce service d’interconnexion entre différents services avec Office 365 ou des solutions tierces peut vous permettre de mettre en place des Workflows encore plus efficaces au sein de votre PME.
L’aspect le plus intéressant avec Office 365 est certainement le fait que toutes les barrières existantes entre les différents services on-premises et Cloud sautent lorsque vous intégrez pleinement un environnement Microsoft O365. Il est en effet assez rare de voir des intégrations complètes avec les services on-premises SharePoint ou Exchange mais avec les versions Cloud sur Office 365, toutes les difficultés de configuration disparaissent progressivement.
Les multiples interconnexions entre les services permettent ainsi d’exploiter vraiment le Cloud pour avoir un environnement de travail efficace et accessible pour une PME. Les plus grosses sociétés investissent des sommes colossales dans des ERP et des systèmes de communications internes qui sont impossibles à modifier tellement elles sont taillées sur mesure. Déployer et intégrer un environnement Office 365 avec MyOffice365 vous permettra de profiter pleinement des avantages du Cloud et des services de collaboration tout en disposant d’une solution performante et sécurisée. Les liaisons avec des services externes tels que Salesforce par exemple vous permettent d’aller encore plus loin pour personnaliser votre environnement de travail.
Lorsque que les bonnes licences sont sélectionnées pour les bons usages, alors toutes les fonctionnalités et services disponibles dans Office 365 permettront à votre PME de bénéficier d’un environnement de travail complet. Nombreuses sont les entreprises qui s’adressent à nous pour migrer vers Office 365 afin de remplacer un service de messagerie existant ou une solution de gestion documentaire. En passant par l’environnement Office 365, vous pourrez accompagner vos utilisateurs encore plus loin dans leur collaboration au quotidien !
Office 365 est un environnement riche en intégrations et interconnexions, son succès commercial auprès des entreprises est une conséquence logique des efforts déployés par Microsoft pour offrir le meilleur du Cloud. Il est certain qu’à l’avenir toutes les entreprises pousseront leurs services de collaboration dans le Cloud que ce soit chez les gros opérateurs (Microsoft, Google, Amazon) ou vers des spécialistes qui accompagnent les entreprises à migrer et gérer leur environnement tel que Openhost Network. Les différentes possibilités de synchronisation et gestion des services permettent aux entreprises les plus réticentes de migrer en douceur afin de ne pas brusquer leur fonctionnement interne. Par exemple la migration hybride des services est ce que nous préconisons lorsque les entreprises ne sont pas prêtes à sauter le pas vers le « full Cloud ».
En fonction de votre situation actuelle et les différents facteurs clés à prendre en compte, nos experts vous conseillent et vous accompagnent pour définir la meilleure stratégie possible pour migrer tout ou partie de vos services. Notre solution clé en main MyOffice365 vous offre la maitrise complète de votre projet Office 365 avec un audit de votre infrastructure afin de pouvoir tirer le maximum de votre investissement sur le Cloud, un suivi d’utilisation des services par vos utilisateurs pour mieux comprendre comment est adopté l’environnement O365 et un accès aux conseils de nos experts pour vous aider à déployer des stratégies avancées de conformité et de sécurité.
Tout comme une migration Exchange ou SharePoint, migrer vers Office 365 est un projet qui bénéficie grandement d’une certaine expérience technique. Certains aspects peuvent en effet porter à confusion et le fait d’avoir déjà connu de multiples projets sur le sujet aide grandement. Nous vous conseillons donc de prendre contact avec notre équipe pour bénéficier d’un accompagnement complet pour votre migration Office 365.
La nouvelle version Exchange 2019 est là et apporte un certain nombre de nouveautés par rapport à Exchange Online. Performance et sécurité sont au rendez-vous pour offrir la meilleur e expérience utilisateur possible à tous vos collaborateurs. En tant que Microsoft Cloud Partner, Openhost a eu la chance de mettre la main sur la version de test.
Découvrons donc ensemble la nouvelle version Exchange Server 2019 !
Bien que Microsoft pousse clairement les entreprises vers le Cloud avec Office 365 Entreprise & Business, il est clair que certaines entreprises ne sont pas encore prêtes à sauter le pas ou souhaite le faire progressivement pour des raisons variées. Microsoft entend donc continuer à proposer des produits on-premises à moyen terme. Exchange 2019 est donc la dernière version en date du célèbre serveur de messagerie. Une version de la messagerie on-premises qui reprend donc certaines fonctionnalités de l’univers Office 365 mais qui possède donc ses limites par rapport au service Cloud.
Le lancement officiel de la messagerie Exchange Server 2019 ne devrait intervenir qu’en fin d’année 2018. Début août 2018 une version preview en « general availability » sera disponible publiquement. Pour rappel, la suite Office 2019 a été lancée début d’année 2018. Office 365 est la priorité de Microsoft, il ne faut donc pas s’attendre à des exclusivités pour Exchange 2019 ! Exchange 2019 propose donc des fonctionnalités nouvelles directement tirées de la version Cloud Office 365.
Microsoft l’indique d’ailleurs clairement sur son blog officiel : « Nous sommes convaincus qu’Office 365 offre la meilleure et la plus rentable des expériences à nos clients, mais nous comprenons que certains clients aient des raisons de rester sur site ».
En termes de nouveautés, Microsoft a revu sa copie sur plusieurs aspects pour Exchange 2019. Au niveau sécurité, cette solution pourra désormais être directement installé sur Windows Server Core (la version minimaliste de Windows Server). La version Exchange 2019 a été codé pour Windows Server 2019 mais pourra aussi être installée sur Windows Server Core 2016 et Windows Server 2016/2019 avec Desktop Experience.
Niveau performances, la croissance de besoins matériels et de puissance serveur font que Exchange se devait de supporter un arsenal plus imposant. Microsoft indique donc qu’Exchange peut facilement tourner avec des serveurs jusqu’à 48 processeurs et 256GB RAM.
L’expérience utilisateur a elle aussi été améliorée en commençant par la recherche. La technologie Bing fait don désormais partie intégrante d’Exchange 2019 afin de rendre la recherche plus rapide avec de meilleurs résultats. Le partage de calendrier simplifié, déjà bien connu des utilisateurs Office 365, a aussi été inclus. La fonctionnalité permettant de bloquer un transfert de mail sera aussi disponible sur la version Exchange 2019.
L’expérience d’administration a aussi été améliorée avec une gestion plus simple et flexible des permissions utilisateurs. Il sera aussi désormais possible pour les administrateurs de gérer directement les événements sur les calendriers des utilisateurs.
Microsoft a aussi annoncé que la fonctionnalité de messagerie unifiée ne sera plus disponible avec Exchange 2019 ! Les intégrations de PBX tiers ainsi que Skype for Business Server ne pourront plus communiquer avec Exchange Server 2019. Les entreprises souhaitant migrer vers Exchange 2019 devront donc passer par Skype for Business Server 2019 avec Cloud Voicemail ou migrer vers Office 365 et Cloud Voicemail.
La gestion et l’utilisation de la mémoire a aussi été revu pour Exchange 2019. Jusque-là les annonces officielles de Microsoft ont toujours indiqué que l’utilisation de disques de stockage basique étant largement suffisant. Mais l’année dernière au Microsoft Ignite, la team Exchange a annoncé que des disques SSD étaient désormais utilisés pour Exchange Online. En fait, le stockage Exchange Online se fait à la fois sur des disques basiques et des disques SSD. L’idée principale étant de diriger toutes les opérations de connexion, de recherche et autres nécessitant une plus grande réactivité vers la technologie SSD afin de minimiser le temps de recherche des données clés. En tirant parti intelligemment de la technologie SSD, il est donc possible de proposer une expérience utilisateur encore plus performante. La team Exchange nous communiquera plus de détails sur le sujet à l’occasion du Microsoft Ignite 2018 fin septembre.
D’autres annonces seront faites en Septembre afin de découvrir toutes les nouveautés en détails. Même si la priorité reste donnée au modèle Cloud avec Office 365 et Exchange Online, il est évident que Microsoft a aussi apporté de nombreux changements à Exchange 2019 afin d’en faire un serveur de messagerie performant dans un nouveau monde. Des améliorations au niveau « cross-premises » pour les déploiements hybrides seront donc au rendez-vous (partage de calendrier, permissions des boites aux lettres, délégations, etc.) ainsi que certaines interconnexions minimums avec l’environnement Office 365 pour les entreprises souhaitant maintenir uniquement leur messagerie on-premises.
Pour découvrir notre service de messagerie Exchange n’hésitez pas à contacter notre équipe pour un accompagnement sur mesure !
Selon Microsoft, ce sont plus de 200 000 entreprises qui utilisent désormais Teams quotidiennement comme plateforme de collaboration ! La firme américaine nous a bien fait comprendre qu’elle souhaitait faire de Microsoft Teams la plateforme centrale de partage au sein de l’entreprise, c’est pourquoi de nombreuses nouveautés arrivent rapidement.
3 grands aspects évoluent donc pour améliorer la plateforme : l’intégration croissante des fonctionnalités de communication et téléphonie de Skype Entreprise, la possibilité d’intégrer plus d’applications de diverses manières et une expérience de collaboration repensée pour les utilisateurs et les administrateurs.
L’idée de Teams est de pouvoir accéder à toutes les fonctionnalités essentielles en entreprise au sein d’une seule et même plateforme : messagerie instantanée, fils de discussions, stockage et partage de ressources, appels audio et vidéo, réunions, organisation de planning, groupes de travail, etc. Microsoft Teams ne cesse donc de s’enrichir de nouveautés afin de devenir la plateforme centrale pour l’environnement Office 365.
L’année 2018 a déjà été riche en annonces pour Teams avec notamment une intégration progressive des fonctionnalités de communication initialement dédiées à Skype Entreprise. En accord avec le planning de migration des fonctionnalités de Skype Business Online vers Teams, Microsoft propose désormais l’intégration directe de la visioconférence. Lors d’une conversation écrite sur un fil de discussion ou en messagerie instantanée, vous n’aurez qu’à cliquer sur l’icône caméra pour lancer un appel vidéo avec un ou plusieurs de vos collaborateurs.
Les fonctionnalités de partage d’écran ou de documents ainsi que la prise en main du bureau à distance sont désormais disponibles sur Teams. À noter qu’il est possible de diffuser l’écran de son smartphone directement dans la conférence vidéo, ce qui permet de faire des présentations de manière beaucoup plus simple même en mobilité.
Si certains de vos collaborateurs n’ont pas pu assister à la conférence, vous pouvez toujours enregistrer celle-ci afin de pouvoir la rediffuser plus tard. Toutes vos conférences enregistrées sont facilement disponibles dans l’onglet « Meetings Recordings » et peuvent ainsi rapidement être partagées avec des sous-titres directement intégrés. La transcription sous format texte peut aussi être mise à disposition.
La migration de Skype Business Online vers Teams est toujours en cours. De nombreuses fonctionnalités de communication et de téléphonie sont donc régulièrement ajoutées à Microsoft Teams. La plateforme permettra donc à terme de gérer toute sa téléphonie IP professionnelle directement dans l’interface.
Il est d’ores et déjà possible d’accéder à la téléphonie avec Teams. Vos utilisateurs peuvent donc appeler n’importe quel numéro du monde directement depuis leur interface Microsoft Teams. Pour cela il vous suffit d’autoriser Microsoft Teams comme plateforme de téléphonie dans votre centre d’administration Office 365.
Concernant les offres de téléphonie disponibles, vous pouvez profiter de la téléphonie IP sous Teams avec les plans d’appels Office 365 Skype Online que nous proposons.
Comme cité dans nos précédents articles, l’accès invité vous permet d’ajouter des relations externes à votre entreprise grâce à une simple adresse mail. Cet utilisateur invité n’aura donc accès qu’au groupe auquel vous l’avez ajouté. Une notification publique informera le reste du groupe que cette personne a bien été ajouté au groupe.
Les invités pourront aussi rejoindre des conversations audio et vidéo sans même avoir accès à Microsoft Teams, une possibilité similaire à ce qui se fait déjà sur Skype for Business». Ceci se révèle très pratique lorsqu’un de vos collaborateurs est en situation de mobilité sans accès à Teams ou si vous souhaitez inviter un utilisateur qui ne possède pas Teams, la personne pourra alors passer directement par son navigateur web pour rejoindre la conférence.
Le système d’onglets sur lequel repose Microsoft Teams vous permet d’organiser votre espace de travail en segmentant vos différents outils. L’ajout d’applications sur la plateforme est une des fonctionnalités les plus puissantes car cela vous permet d’avoir un espace de travail complet et personnalisé en fonction de vos besoins. Vous pouvez par exemple ajouter l’application Power BI afin de pouvoir visualiser vos tableaux de bord directement dans Teams.
Plus de 80 applications et connecteurs provenant de nombreux éditeurs reconnus sont déjà disponibles : ZenDesk, SurveyMonkey, Polly, MeisterTask, HootSuite, MailChimp, etc. Des applications sont aussi régulièrement ajoutées afin d’enrichir les fonctionnalités disponibles dans Teams. Certaines applications vous permettent de personnaliser pleinement les éléments affichés afin de ne voir que ce qui vous intéresse directement.
Il est désormais possible de partager des informations provenant d’une application directement dans un fil de discussion afin de simplifier le partage des données. Ceci simplifie grandement les échanges en évitant d’avoir à envoyer des captures d’écran comme cela se fait sur d’autres plateformes. Par exemple si en tant que développeur vous souhaitez partager un morceau de code alors vous pouvez directement insérer votre fichier via Visual Studio. Si vous êtes dans l’équipe Marketing vous pouvez intégrer les résultats de la dernière newsletter avec MailChimp.
La barre de recherche comprend désormais de nombreux raccourcis pour obtenir rapidement une information.
Au-delà de la simple recherche, les nouvelles commandes de recherche vous permettent d’obtenir des indications sur les informations que pourraient détenir vos collaborateurs. Il est ainsi possible de taper une question du type « Who knows about Marketing ? », ce qui peut se traduire par « Qui s’y connait en Marketing ? » et ainsi obtenir des indications de profils à contacter dans les différents groupes auxquels vous appartenez.
Des raccourcis d’actions utilisateurs sont aussi disponibles afin de pouvoir utiliser certaines fonctionnalités très rapidement. Il est ainsi possible d’appeler un collaborateur ou rejoindre un groupe directement depuis la barre de recherche. Par exemple vous pouvez lancer un appel via la commande « /appeler » et en indiquant le nom de la personne à appeler.
Microsoft Teams ne cesse de s’enrichir de nouvelles fonctionnalités et intégrations pour les services Office 365 existants. Cette plateforme centrale de collaboration se révèle donc très puissante pour vos utilisateurs car elle permet de centraliser un maximum d’actions tout en profitant d’une simplicité d’utilisation et une protection complète pour vos données. Teams est inclus dans tous les plans Office 365, nos experts restent donc à votre disposition pour définir votre stratégie de déploiement :
 MyOffice365 est une offre de service unique en France qui vous permet d’exploiter pleinement votre nouvel environnement Office 365.Supervisez la disponibilité des services Office 365 pour vos utilisateurs et déployez simplement des fonctionnalités avancées tels que des stratégies de protection, de sécurité ou de conformité pour votre entreprise. Avec MyOffice365, assurez à vos utilisateurs une excellente qualité de service tout en faisant évoluer votre infrastructure !MyOffice365 |
Microsoft 365 permet aux entreprises de bénéficier d’une suite de collaboration et productivité tout-en-un avec de multiples possibilités de communication intégrée. En complément des célèbres logiciels bureautiques Office, les abonnements Microsoft 365 proposent de multiples solutions professionnelles : boite mail professionnelle, stockage de fichiers sécurisé, téléphonie de l’entreprise, intranet/extranet, gestion documentaire, etc.
Découvrons ensemble quelles licences Microsoft 365 Professionnel sont les plus adaptées pour votre entreprise !
Les licences Microsoft 365 Business et Office 365 Entreprise sont les versions professionnelles de la fameuse suite de Microsoft. Depuis plusieurs années, vous avez la possibilité de choisir entre un abonnement avec engagement annuel ou un abonnement avec engagement mensuel. La flexibilité est aussi un des avantages car vous pouvez désormais prendre un certain nombre de licences et ajustez en fonction des arrivées ou départs de vos collaborateurs ou de monter ou descendre en gamme vos licences Microsoft 365 selon les besoins de vos collaborateurs.
Il arrive très fréquemment que nos clients commencent avec un certain type de licence comme par exemple des licences Office 365 Entreprise E1 et souhaite plus tard faire évoluer certains de leurs utilisateurs vers des licences Office 365 E3 une fois qu’ils sont prêts à aller plus loin.
Tous les avantages de la suite Microsoft 365 professionnelle :
Microsoft Office 365 se décompose en 2 grandes familles de licences que sont Office 365 Entreprise et Microsoft 365 Business.
Microsoft 365 Business est une offre qui se destine plutôt aux petites et moyennes entreprises. Le nombre de licences Microsoft Office Business maximum dans une société est de 300. Il est possible de combiner des abonnements Microsoft 365 en respectant les limitations des licences choisies. Chez Openhost, vous pouvez par exemple souscrire 300 licences Microsoft 365 Business Premium et 300 licences Microsoft 365 Business Basic ainsi qu’un nombre illimité de licences Office 365 Entreprise en supplément si vous le souhaitez.
Hormis la version Microsoft 365 Business Basic, toutes les licences Microsoft Business 365 vous donnent accès aux logiciels Office 365 bureautiques installés sur PC/Mac et smartphone/tablette. Chaque utilisateur aura donc la possibilité d’installer la suite bureautique Office sur 5 ordinateurs, 5 smartphones et 5 tablettes, permettant ainsi de bénéficier de tous vos logiciels bureautiques en permanence et en toute sécurité. La mise à disposition des applications Android et iOS des outils bureautiques et utilitaires est comprise pour tous les utilisateurs Office 365 (Business Essentials inclus depuis Avril 2018).
Les licences Office 365 Entreprise s’adressent généralement à des sociétés ayant un nombre d’utilisateurs assez conséquents. Cependant en fonction des besoins de vos utilisateurs, les licences Office 365 Entreprise peuvent être pertinentes pour votre entreprise. En effet au travers de ces offres Microsoft propose le déploiement d’un environnement de travail plus ou moins complet, il peut donc être intéressant d’évaluer le potentiel des offres Entreprise pour votre organisation. Vous pourrez ainsi mettre en place votre téléphonie IP directement sous Office 365, utiliser de puissantes solutions d’analyse de données, protéger vos données et vos utilisateurs avec des services de sécurité plus avancé, etc.
Au-delà d’une simple suite d’outils de collaboration, Office 365 propose un véritable environnement de travail pour toutes les entreprises. L’harmonisation des outils et la possibilité d’éditer à plusieurs, partager et collaborer en utilisant différents moyens : mail, messagerie instantanée, appels vidéo avec partage d’écran et prise en main du bureau à distance, réseau social d’entreprise, fils de discussion, intranet, etc.
Office 365 Professionnel vous offre donc beaucoup d’opportunités pour rendre votre entreprise plus productive mais requiert un certain niveau de compétences pour exploiter pleinement toutes ces possibilités. Openhost vous accompagne dans toute la configuration et la personnalisation de votre environnement Office 365. Au-delà des phases de préparation et de migration vers Office 365, de nombreux paramètres vous permettent de personnaliser complètement votre environnement Office 365.
Ainsi si vous souhaitez mettre en place des stratégies de sécurité et de protection pour sécuriser vos données, nous pouvons déployer des fonctionnalités supplémentaires incluses dans vos offres Office 365 avec Microsoft Entra ID.
Important
Cet article fait la promotion d’Exchange 2016, un produit qui n’est plus commercialisé par Openhost. Nous préconisons désormais Exchange Online.
En savoir plus
La messagerie mail professionnelle reste un des canaux essentiels de communication pour les entreprises. Malgré le développement de solutions de communication plus flexibles tels que la messagerie instantanée, les fils de discussions ou encore les forums d’entreprise, la messagerie professionnelle reste très plébiscitée car elle permet d’avoir une base officielle pour les réponses de clients ou de partenaires par exemple. Depuis une bonne décennie le nombre d’offres de messagerie mail professionnelle a augmenté chacune avec ses avantages et inconvénients. Entre Gmail, Hosted Exchange, Lotus Notes, Zimbra ou Exchange Online sur Office 365 pas toujours évident de trouver la bonne messagerie pro pour votre entreprise…
En tant qu’hébergeur mail professionnel, Openhost vous propose donc de découvrir tous les avantages de la messagerie Microsoft Exchange Outlook !
Microsoft Exchange est progressivement devenu la solution de messagerie la plus populaire en entreprise. Conçue dès le départ comme une solution mail professionnelle, Exchange Outlook vous permet de profiter d’un client mail complet à haut disponibilité. Une fois bien configurée, Exchange offre une messagerie professionnelle performante adaptée à toutes les tailles d’entreprises. Nos clients de messagerie Hosted Exchange vont de la PME de 20 salariés jusqu’à de grands groupes comprenant des milliers d’utilisateurs répartis sur plusieurs pays. En effet les infrastructures serveur Exchange 2016 sont conçues pour soutenir une forte montée en charge en cas de besoin tout en offrant une grande souplesse de configuration et de nombreuses fonctionnalités pour s’adapter à l’organisation.
Microsoft a su faire évoluer Exchange Server pour pallier les défauts remontés par ses partenaires et apporter de nouvelles fonctionnalités (ou en retirer) qui ont amélioré la disponibilité de la messagerie ainsi que l’expérience utilisateur sur Outlook.
Exchange Outlook est un produit Microsoft et il s’intègre donc pleinement dans l’écosystème Microsoft avec l’OS Windows qui reste majoritairement utilisé, les produits bureautiques comme Office 2016, etc. Ces dernières années Microsoft a beaucoup œuvré pour faire preuve d’une plus grande ouverture et a donc largement ouvert ses possibilités d’intégrations et de compatibilité. Désormais la messagerie Exchange Outlook s’intègre aussi facilement sur Mac que sur Windows, ainsi que sur Android, iOS, etc… Microsoft est aussi devenu un des premiers contributeurs mondiaux dans la communauté Open Source ! Le géant américain a en effet compris qu’un écosystème fermé ne pourrait être l’avenir du Cloud.
Concernant l’utilisation de la messagerie Exchange Outlook, depuis sa version 2007 Microsoft n’a cessé de revoir et corriger de nombreux éléments fonctionnels. De nombreuses petites fonctionnalités ont donc progressivement enrichi les clients Outlook comme par exemple des avertissements pour les utilisateurs avant même que le message ne soit envoyé (adresse incorrecte, destinataire n’est pas disponible lorsque c’est un membre de votre entreprise, problèmes sur liste de distribution, etc…).
De plus de nombreux modules externes intégrables à la messagerie Outlook pro vous permettront de multiplier les fonctionnalités disponibles. Grâce au service de calendrier synchronisé avec tous vos contacts vous pourrez par exemple exploiter le module « FindTime ». FindTime vous permet de définir le meilleur créneau horaire pour fixer une réunion avec plusieurs utilisateurs. Fixer une réunion avec plus de 3 personnes a toujours été une véritable corvée car il n’est jamais évident de trouver un créneau où tous les participants sont disponibles… Grâce au module FindTime pour Outlook Exchange, vous trouverez très facilement plusieurs créneaux où tous vos collaborateurs sont disponibles !
Pour aller encore plus loin en termes de fonctionnalités d’autres possibilités sont également envisageables grâce au serveur Exchange : archivage automatique, protection contre la perte de données, limitation des envois de fichiers de l’entreprise en dehors de l’organisation, etc.
Microsoft Exchange est une solution de serveur de messagerie taillée pour un environnement professionnel. S’il est vrai que le choix en termes de solutions de messagerie parait assez large, en y regardant de plus près on se rend rapidement compte qu’au fil du temps, il s’est restreint… En effet, l’ouverture de Microsoft Exchange vers d’autres solutions (FindTime, Salesforce, etc.) et le renforcement de son interconnexion avec les autres produits Microsoft Office 365 lui donne une longueur d’avance sur la concurrence. À contrario d’autres logiciels de messagerie comme Zimbra, IBM Lotus Notes, Orange ou autres n’ont pas réussi à évoluer suffisamment face aux usages des utilisateurs.
Le seul concurrent sérieux en liste pour Outlook pro est le client de messagerie Gmail qui s’est récemment tourné vers le monde professionnel. L’intégration de Gmail dans la suite professionnelle de Google (GSuite ou GApps) lui permet de rivaliser avec Exchange. Cependant pendant longtemps tourné vers le grand public, Gmail n’a pas encore pu faire ses preuves en milieu professionnels. Quelques gros exemples de tentatives d’intégration en entreprise ont mal tourné ces dernières années et ont donc ralenti sa progression. Le fait que Google ne soit pas aussi bien reçu dans certaines zones internationales (Chine par exemple) a aussi joué en sa défaveur. La suite de Google doit aussi faire ses preuves en termes de sécurité et protection des données. Un point bien évidemment très sensible pour le milieu professionnel.
Les concurrents de la messagerie Exchange Outlook ont peu à peu pris du retard au fil des années à mesure que Microsoft a fait progresser ses solutions professionnelles. Contrairement à d’autres messageries d’entreprise, Exchange est pleinement intégré à l’environnement Microsoft et permet donc de tirer parti de toutes les fonctionnalités et possibilités en entreprise. La majorité des entreprises utilisent la fameuse suite de collaboration Microsoft Office 365 ainsi que des postes sous Windows pour des raisons évidentes de compatibilité, de gestion et de protection des informations.
Pour tirer pleinement parti des possibilités de vos logiciels et services, il est nécessaire d’avoir des produits qui pourront pleinement communiquer entre eux. En exploitant la messagerie Exchange, vous serez en mesure de bénéficier d’interconnexions avec tout l’environnement Office 365 : intégration de Skype Entreprise pour dialoguer et gérer vos réunions, SharePoint ou OneDrive pour le partage de ressources, OneNote, Planner, etc. Votre messagerie mail Exchange vous permet d’être encore plus productif en vous permettant d’utiliser le bon service pour la bonne action sans être perdu entre toutes ces plateformes !
Si votre entreprise possède déjà une messagerie professionnelle, alors vous devrez passer par une première phase de migration de messagerie vers Exchange En fonction de la messagerie d’entreprise que vous souhaitez intégrer, toutes les données ne pourront pas être importées aussi facilement. Certains intégrateurs de messagerie vous préconiseront même d’abandonner une partie de vos données car cela peut engendrer un coût beaucoup plus élevé. Chez Openhost nous avons développé une méthode de migration basé sur les meilleurs outils du marché, ce qui nous a permis de réussir tous nos projets de migration sans perte de données peu importe les messageries professionnelles d’origine.
Malgré cela il est évident que la messagerie Exchange Outlook apporte une facilité de migration et d’importation des données supérieure à ces concurrents. Un réel atout lorsque vous faites face à un projet d’une certaine ampleur car il est essentiel de partir du bon pied pour une réussite complète du projet pour vos utilisateurs, vos administrateurs et votre direction.
La synchronisation et le déploiement automatique des profils de vos utilisateurs vous permettra de ne pas avoir à intervenir manuellement sur vos postes informatiques. Un aspect essentiel dans la phase de migration pour éviter une perte de temps inutile. Le déploiement automatique des profils Outlook Exchange permet donc de mettre en place de manière simplifiée les clients Outlook et de lancer la synchronisation des données pour vos utilisateurs. Vous pouvez ainsi lancer la migration par lot et voir les boites mails se déployer progressivement.
Les solutions Cloud ont apporté de nouveaux horizons pour les entreprises mais aussi de nouvelles problématiques ! La question du « downtime », comprenez par-là une perte de de signal durant un certain temps. Exploiter les outils de collaboration et services en dehors du réseau de l’entreprise est devenu une vraie nécessité comme par exemple lors de déplacements professionnels, en télétravail ou sur nos smartphones. Ceci a largement augmenté le périmètre d’action et de protection nécessaire pour couvrir les utilisateurs. Assurer une haute disponibilité du service est donc un point essentiel pour assurer une messagerie professionnelle performante.
En proposant un environnement serveur dédié aux professionnels et à leurs messageries professionnelles, Openhost Network vous assure une haute disponibilité de l’ordre de 99,95%. En effet nos infrastructures serveurs sont sous monitoring 24/24 et ceci permet donc de prendre en charge le moindre incident le plus rapidement possible. Un point essentiel pour vos utilisateurs qui seront les premiers à subir une perte de service mail !
L’environnement serveur de messagerie Exchange Outlook nous permet de maintenir un haut niveau de disponibilité pour tous nos clients. Les serveurs Exchange ont été conçus dès le départ comme une solution professionnelles à intégrer par des fournisseurs de services. Une équipe technique complète veille donc à la bonne maintenance de votre infrastructure de messagerie et réalise toutes les évolutions et interventions nécessaires.
ActiveSync est un élément essentiel de la messagerie Exchange Outlook car il assure la synchronisation de votre messagerie professionnelle. Ceci vous permet de bénéficier de toutes vos informations mails (contacts, calendrier, pièces jointes, etc.) sur vos différents périphériques ou via différents clients de messagerie tels que Outlook, Mail sur Mac, etc.
ActiveSync est actuellement l’un des modules de synchronisation les plus performants du marché. De nombreux problèmes de synchronisation des données externes de messagerie ont régulièrement été rapportés sur d’autres messageries professionnelles concurrentes. Un point essentiel à surveiller pour assurer un service de qualité à vos utilisateurs et éviter tout problème de synchronisation.
Choisir la meilleure messagerie professionnelle pour votre entreprise nécessite de bien évaluer les besoins de vos utilisateurs ainsi que l’environnement informatique de votre société. L’expérience de nos équipes vous permettront d’aborder votre projet plus sereinement en bénéficiant d’un accompagnement complet et des meilleurs outils pour migrer vers votre messagerie Exchange Outlook.
Ces 3 dernières années, Microsoft a largement accéléré son empreinte Cloud sur le monde en doublant le nombre de régions Azure disponibles. Les 2 nouvelles régions Cloud Azure en France font parti de ce déploiement mondial qui a pour objectif de suivre la croissance de la demande Cloud des entreprises mais aussi de permettre aux Microsoft Partner tels que Openhost de travailler sur un cloud public plus proche. En complément de nos offres Cloud Privé en France, nous avons donc désormais accès à un hébergement Cloud public en France via les services Azure et Office 365.
Comme annoncé en Janvier 2018, Microsoft ouvre ses 2 nouvelles régions Azure France avec 4 datacenters Azure et Office 365, Microsoft complète son offre en Europe. Jusque-là Azure était exploité sur de gros centres de données en Irlande et aux Pays-bas avec désormais des centres nationaux au Royaume-Uni, en Allemagne et en France. Un tel déploiement Cloud recouvre un enjeu capital pour l’hébergement des données professionnelles. L’hébergement de services Office 365 Entreprise et Business ne sera pas véritablement impacté par un tel rapprochement des données car la limite se situe plus en termes de débit au niveau des fournisseurs d’accès internet professionnels.
Mais quand est-il en termes de capacités d’hébergement ? Les datacenters Azure et Office 365 en France seraient déjà suffisamment dimensionnés pour accueillir toute la clientèle française du géant américain. En effet selon Bernard Ourghanlian, directeur technique et sécurité Microsoft France, aucun problème de capacité n’est à prévoir. Pourtant Microsoft ne fera pas une bascule automatique des données Office 365 des clients français vers les nouveaux datacenters Azure France.
Au niveau certification, Microsoft possède déjà des certifications communes à tous ses centres de données dans le monde (Iso 27001 et 27018). Mais les datecenters sont aussi en cours de certifications françaises telles que la mise en conformité SecNumCloud de l’ANSSI (Agence Nationale de la sécurité des systèmes d’information) ou encore d’hébergeur de données de santé.
Les clients Office 365 français étaient jusque-là hébergés sur les centre de données en Irlande et aux Pays-Bas. Ces 2 nouvelles régions Azure France pose donc de multiples questions autour de la nécessité de devoir migrer ses données en France ou non. Voici donc quelques éléments de réponse pour vous éclairer sur le sujet :
Rapatrier mes données Office 365 sur les datacenters Azure France m’apportera-t-il plus de performances ? Non, techniquement cela n’apportera rien de supplémentaire en termes de services ou de performances. Les données étaient déjà suffisamment proches pour éviter des problèmes de latence du service Office 365.
Pour le RGPD (Réglementation Européenne sur les données privées) qui arrive en Mai 2018, dois-je prévoir une migration de mes données Office 365 en France ? Localiser ses données en France n’apporte aucun point supplémentaire dans le cadre du RGPD. Vos données Office 365 sont localisées sur le territoire Européen, ce qui ne vous expose pas aux efforts de conformité des transferts de données hors Union Européenne. Aucun effort de ce côté n’est donc nécessaire pour atteindre la mise en conformité RGPD.
Puis-je migrer mes données vers les datacenters France quand je le souhaite ? Microsoft France nous a annoncé qu’un calendrier de migration Office 365 nous sera communiquée dans les semaines à venir. Dans le cas où vous souhaiteriez migrer votre environnement Office 365 vers les datacenters France de Microsoft, nous vous invitons à contacter notre équipe pour préparer votre migration. Vous pouvez retrouver un peu plus bas sur cette page la liste des services Office 365 et Azure qui seront disponibles en France. Certains services faisant appel à une puissance de calcul importante comme les modules d’intelligence artificielle demeureront toujours sur les plus gros datacenters MS en Europe (Irlande et Pays-Bas).
Que se passera-t-il pour mes données en cas d’incident sur la région Azure France ? Microsoft a ouvert 2 régions Azure en France : France Central comprenant 3 datacenters au sud de la région Parisienne et France South avec 1 datacenter sur Marseille. En cas d’incident majeur sur la région Parisienne, les données pourront donc être rapatriées le plus rapidement possible sur la région Azure France South (Marseille).
Les services Azure France seront distribués sur les différentes régions France et feront l’objet d’une tarification spécifique. Office 365 Entreprise France se base lui sur une seule région d’hébergement en France, aucun choix de localisation n’est donc à faire. Au niveau tarifs, aucun supplément n’est requis pour un hébergement des données Office 365 en France. Les nouveaux clients O365 verront ainsi leur « tenant » (environnement Office 365) directement localisé sur la région France. Une migration des anciens clients Office 365 vers la France est aussi au programme avec des demandes à faire au cas par cas.
Selon Bernard Ourghanlian, « Les créneaux de basculement seront définis avec les clients car l’opération pourra nécessiter une interruption de service». La migration de vos données Office 365 vers la région France sera donc à prévoir avec notre équipe afin d’assurer une disponibilité continue des services Office 365 pour votre entreprise.
La majorité des applications Office 365 seront hébergées en France, à savoir : Word online, Excel online, Exchange Outlook online, SharePoint, Skype Entreprise, etc. La seule application collaborative qui n’est pas prévue en France pour le moment est Microsoft Teams. Teams se base essentiellement sur les données SharePoint online et OneDrive qui seront elles bien hébergées en France. Cependant de multiples nouveautés Microsoft Teams pour 2018 ayant été annoncées récemment, il ne serait pas étonnant que Microsoft prévoie aussi le rapatriement de la plateforme en France.
| Services Office 365 en France | |
| Office 365 Online | Suite Office en mode SaaS : Word, Excel et PowerPoint |
| Advanced Threat Protection | Protection avancée contre les menaces (Protection préventive, détection après violation,…) |
| Delve | Tableau de bord personnel pour organiser ses contenus Office 365 |
| My Analytics | Données d’utilisation des outils O365 |
| Exchange Online et Exchange Online Protection | Messagerie Outlook et protection contre les messages malveillants |
| OneDrive Business | Stockage et partage de fichiers professionnels |
| Project Online | Gestion de projets en ligne |
| SharePoint Online | Plateforme de collaboration en ligne avec possibilité de sites intranet/extranet, gestion documentaire, organisation de projets, etc. |
Les principales offres IaaS et PaaS Azure ont été ouvertes sur les régions France, au total une trentaines d’offres. Comme déjà évoqué, les services Azure les plus gourmands en ressources ne pourront pas être déployés en France. « C’est le cas des Cognitive Services sur l’analyse de la parole et de sentiments, qui ne sont mis en œuvre que sur la région Azure US Ouest » nous précise Bernard Ourghanlian dans sa présentation.
Pour profiter des services Azure France, il faudra passer par une tarification spécifique comme c’est déjà le cas sur les autres régions mondiales. Microsoft a tenu à s’aligner sur les prix pratiqués par Amazon et son cloud AWS (Amazon Web Services). Les tarifs Azure France sont donc plus bas que ceux pratiqués en Allemagne mais plus hauts que Azure Irlande.
| Services Azure France | |
| Azure API Management | Hébergement et pilotage d’API |
| Azure Application Gateway | Contrôleur de livraison d’applications |
| Azure App Service | Platform as a Service |
| Azure Backup | Sauvegarde |
| Azure Batch | Traitements par lots |
| Azure Cloud Services | Déploiement/hébergement et management d’applications et API. |
| Azure Cosmos DB | Base de données NoSQL distribué |
| Azure Event Grid | Management d’applications orienté événements |
| Azure Event Hub | Intégration de données d’événements et de télémétrie |
| Azure Resource Manager | Gestion de ressources IaaS et PaaS sur Azure |
| Azure ExpressRoute | Connexion sécurisée à Azure (VPN) |
| Azure Key Vault | Gestion de clés de chiffrement |
| Azure Load Balancer | Gestion du dimensionnement des architectures applicatives et équilibrage de charge |
| Azure Monitor | Monitoring recouvrant la plupart des services Azure |
| Azure Notification Hubs | Moteur de gestion de notifications |
| Azure Portal | Portail d’administration et pilotage des services Azure |
| Azure Redis Cache | Gestion de cache Redis |
| Azure Service Bus | Bus de messagerie |
| Azure Service Fabric | Gestion serverless d’architectures sous forme de microservices |
| Azure Service Manager (RDFE) | API pour déployer et piloter des ressources IaaS sur Azure |
| Azure Site Recovery | Service de reprise d’activité |
| Azure SQL Database | Base de données SQL |
| Azure Storage | Stockage |
| Azure Virtual Machine | Création de machines virtuelles |
| Azure Virtual Machine Scale Sets | Mise à l’échelle des machines virtuelles et ressources |
| Azure VPN Gateway | Passerelle de réseau privé virtuel |
| Azure Virtual Network | Réseau privé en mode cloud |
Vous souhaitez profiter des services Azure France et Office 365 France ? Notre équipe vous accompagne dans la définition de votre environnement Cloud et son déploiement ! En tant que Microsoft Cloud Partner, nous avons accès à l’hébergement de données Microsoft en France et pouvons donc migrer votre tenant si vous le souhaitez.
Microsoft Teams, la plateforme de collaboration pour entreprise fête sa 1ère année d’existence. Selon Microsoft, plus de 200 000 entreprises à travers le monde ont adopté ce nouvel outil de collaboration depuis son ajout à Office 365 l’an dernier. Depuis la sortie de Teams, les annonces Office 365 ont beaucoup portées sur les nouveautés de cette plateforme car elle possède un rôle stratégique dans l’écosystème O365. Entre nouveautés et intégrations, Openhost vous explique tout sur les nouvelles fonctionnalités Microsoft Teams à venir !
Microsoft Teams est le réseau social revisité par Microsoft pour concurrencer des plateformes telles que Slack ou HipChat par exemple. La force de Microsoft Teams est bien évidemment son intégration à la suite Office 365. Grâce à nos offres Office 365 Professionnel soit Office 365 Entreprise ou Microsoft 365 Business, vous pouvez profiter de la mise en place de la plateforme Teams pour votre entreprise.
Teams fonctionne comme une surcouche graphique au travers de laquelle remonte les informations de votre environnement Office 365. Dans Teams vous pouvez donc retrouver facilement tous vos fichiers et dossiers stockés sur OneDrive ou OneNote, vos données SharePoint, vos documents bureautiques partagés, etc… Microsoft Teams agit donc comme une interface plus complète qui regroupe toutes vos informations de manière plus simplifiée. Toutes les applications Office 365 sont actuellement intégrables mais aussi plus de 150 applications tierces (HootSuite, Salesforce, Mailchimp,…) et 85 chatbots pour des utilisations diverses.
De multiples évolutions et nouveautés avaient déjà été intégré cette année avec notamment la mise en place d’un accès invité à la plateforme Teams pour accueillir des partenaires externes sur un espace de collaboration commun. Vous pouvez aussi retrouver plusieurs articles sur l’évolution du système téléphonique Cloud PBX avec Teams.
Pour compléter les fonctionnalités de Microsoft Teams déjà présentes, deux vagues de nouveautés ont été dévoilé en début de semaine. Voici donc les 3 grands axes de nouveautés Teams à venir en 2018 et 2019.
Comme nous avons pu l’évoquer plusieurs fois sur nitre blog, Microsoft effectue un remaniement de ses produits de téléphonie Office 365. Skype for Business (Skype Entreprise), qui était jusque-là la pierre principale du Cloud PBX Office 365, va disparaître à court/moyen terme pour laisser place à une gestion téléphonique directement sous Teams.
<p>La première vague de nouveautés dévoilée par Microsoft pour la plateforme Teams concerne donc de nouvelles fonctionnalités intégrées pour gérer la téléphonie Office 365. Microsoft Teams devrait donc rapidement intégrer des outils et services pour pouvoir gérer de manière indépendante toute la téléphonie IPBX.
Microsoft a ainsi annoncé que Teams devrait bientôt pouvoir supporter :
D’autres nouveautés en termes de fonctionnalités pour la communication en visio-conférence sont aussi au programme :
<li>Une interopérabilité plus poussée avec les équipements déjà existants afin de pouvoir exploiter pleinement toutes les fonctionnalités et nouveautés Teams
À terme Microsoft Teams deviendra donc la seule plateforme de gestion téléphonique sur Office 365 au détriment de Skype Entreprise. Un version Skype Entreprise Server sera tout de même maintenu pendant quelques années pour permettre aux entreprises le souhaitant de prendre leur temps pour migrer leur organisation vers Office 365.
<h2>Les apports de l’intelligence artificielle pour Teams Office 365
Pour se différencier de ses concurrents tels que Slack, Workplace, HipChat ou encore TalkSpirit, Microsoft mise sur l’intégration de Teams à l’écosystème complet Office 365 mais aussi sur ses innovations en matière d’intelligence artificielle.
<p>L’arrivée de votre assistante préférée Cortona est donc au programme et permettra ainsi d’interagir directement grâce à certaines commandes vocales établies. Dans le cadre d’une réunion avec participation de collaborateurs à distance, on pourra ainsi rapidement et simplement intégrer des membres grâce à une simple commande vocale « Appelle John Doe ». Cortona ira bien évidemment plus loin en exploitant le contenu des conversations et des éléments de routine pour organiser plus simplement des calendriers par exemple. <p>
L’intégration de fonctionnalités de traduction est aussi au programme. Ce nouveau module de traduction permettra de dialoguer en direct avec une personne écrivant dans une langue étrangère. Mais la traduction permettra surtout de réaliser une transcription automatique des paroles pour permettre aux membres de la réunion de lire en direct les échanges réalisés. Ces transcriptions seront ensuite indexées afin de pouvoir faire des recherches ultérieures sur le contenu de la réunion.
Pour aller encore plus loin en termes de collaboration et de communication, Microsoft Teams accueille une nouveauté marquante : le Cloud Recording. Cette nouvelle fonctionnalité permettra aux conférences de bénéficier d’un scribe virtuel ultra-performant. À la manière d’un transcripteur ultra-moderne, le Cloud Recording va pouvoir retranscrire tout ce qui s’est dit lors d’une conférence avec horodatage des éléments énoncés tout en diffusant en temps réel les dialogues. <strong>Une diffusion en temps réel couplé aux fonctionnalités de traduction qui permettra donc de pouvoir communiquer encore plus simplement lors d’une conférence multilingue. </strong>Les enregistrements réalisés par le cloud recording Teams seront stockés sur la plateforme et permettront ainsi une recherche ultérieure au format texte mais aussi de pouvoir rejouer tout ou partie de la conférence en audio.
<p>Les apports de la reconnaissance faciale permettront aussi d’attribuer à chaque participant de la réunion ce qui s’est dit. Le cloud recording peut donc s’avérer particulièrement utile lors d’un débriefing pour attribuer une remarque à une personne ou pour revenir sur des points spécifiques. <strong>Vous n’aurez donc plus d’excuses pour ne pas vous souvenir de ce qui s’est dit à la réunion du Lundi !
Aucune date précise n’a été annoncé concernant ces différentes nouveautés. Comme avec la sortie progressive de Skype for Business, une feuille de route devrait bientôt voir le jour avec un calendrier un peu plus précis. <strong>En attendant, nous vous conseillons de familiariser vos collaborateurs à la plateforme Teams en leur mettant à disposition dès que possible. Microsoft Teams reste accessible via tous nos plans Office 365 Entreprise et Business.
Office 365 Entreprise & Business
Le Règlement Général sur la Protection des Données RGPD (en anglais « General Data Protection Regulation » ou GDPR) implique la mise en place de nouvelles procédures pour toute organisation, publique ou privée, qui traite des données personnelles pour son compte ou non, établie sur le territoire de l’Union européenne ou ciblant directement des résidents européens. Depuis le 25 Mai 2018, son application est obligatoire. Cette nouvelle réglementation européenne renforce les droits des citoyens et impose certaines obligations sur la protection des données personnelles.
Important
Grâce à Microsoft 365 et Azure, vous disposez d’une multitude d’outils pour répondre aux obligations imposées par la RGPD.
> En savoir plus
Voici la liste des 6 étapes à respecter pour être conforme au RGPD !
L’application du RGPD entraine la disparition de nombreuses formalités déjà présentes auprès de la CNIL. Non le RGPD n’est pas un big bang car il existait donc déjà une certaine régulation sur les données personnelles. Cependant il est essentiel de bien comprendre les bases de ce nouveau règlement européen sur la protection des données pour partir du bon pied et éviter une confusion générale.
La responsabilité des organisations et entreprises sur les données privées est renforcée avec le RGPD. Il sera donc nécessaire de déployer une gestion raisonnée des données, d’assurer une protection optimale de ces données et être en mesure de le démontrer en documentant votre conformité.
La gouvernance des données personnelles de votre organisation doit être centralisée auprès d’un personnage central : le DPO, le délégué à la protection des données. Ce DPO agit comme responsable du RGPD dans le sens où il a une mission d’information, de conseil et de contrôles avec tous vos collaborateurs en interne. Il est impératif de réaliser un comité de consultation et de prise de décision sur le RGPD dont le DPO sera bien évidemment une pierre centrale.
La désignation d’un délégué à la protection des données DPO n’est pas une obligation légale mais elle est fortement recommandée pour des structures de plus de 50 collaborateurs dont la gestion du RGPD est essentielle. Cette personne s’assure donc de la mise en conformité au RGPD. Votre délégué sera une pierre centrale pour assimiler et respecter les obligations de ce nouveau règlement européen. Il pourra ainsi dialoguer de manière sereine avec les autorités de régulation des traitements et ainsi diminuer les risques de non conformité.
Le délégué à la protection des données possède plusieurs missions principales, à savoir :
Le délégué à la protection des données personnelles se doit donc de pouvoir s’informer sur les nouvelles obligations, de se former à la méthodologie de mise en conformité et évaluation de celle-ci, de réaliser un inventaire des traitements des données personnelles et de sensibiliser les responsables de chaque pôle pour mettre en place des actions efficaces.
Recenser de manière précise tous les traitements de données personnelles réalisées par votre entreprise est un des premiers chantiers à réaliser pour le DPO. Pour récapituler tous ces traitements de données réalisés en interne, il est nécessaire de réaliser un registre des traitements pour être transparent sur ce sujet.
Les entreprises devront donc à l’avenir tenir une documentation complète interne sur les traitements des données personnelles ayant lieu dans leur périmètre d’activité. L’idée est de pouvoir identifier les traitements, de connaitre les sous-traitants intervenant sur ces traitements et de s’assurer que ces traitements respectent les obligations du RGPD.
Pour résumer, il sera donc nécessaire de recenser ces différents points :
Chacun de ces traitements de données poussent donc à se poser de multiples questions :
Après avoir désigné un responsable et listé les traitements des données dans l’entreprise et auprès des sous-traitants, il est nécessaire de mettre en place des actions de conformité au RGPD. Il est nécessaire de prioriser les chantiers en fonction des risques que les traitements font peser sur les droits et libertés des personnes.
Pour cela, voici une liste des points sur lesquels il est nécessaire de se pencher :
Certaines catégories de données nécessitent une attention spécifique car elles sont considérées comme plus sensibles : données relevant de l’origine ethnique, des convictions religieuses ou politiques et philosophiques, sur la santé, génétiques ou biométriques, tout ce qui touche aux mineurs, concernant les infractions pénales et sur l’orientation sexuelle.
Dans le cas où vos traitements impliquent l’hébergement ou le transit des données hors de l’Union Européenne, certaines mesures supplémentaires s’appliquent :
Une fois les différents traitements de données identifiés et organisés en fonction des risques plus ou moins élevés pour les droits et libertés des personnes, il faudra réaliser une analyse d’impact pour les données sensibles. Cet analyse d’impact sur la protection des données personnelles (PIA, Privacy Impact Assesment) conditionnera les futurs traitements de ces données.
Elle se présente sous la forme d’une étude visant à définir des traitements de données respectant la vie privée des personnes. Cette étude est essentielles car elle garantit une bonne partie de la conformité RGPD de votre entreprise.
Le PIA est construit sous forme d’outil d’évaluation avec 2 axes principaux :
L’analyse d’impact PIA doit contenir :
Le PIA est à réaliser avant toute mise en place de traitements de données. Les analyses d’impact se doivent d’être revues régulièrement pour pouvoir corriger les mesures mises en place, notamment en cas de changements majeurs sur l’exécution des traitements (changement de sous-traitant par exemple si celui est concerné par le PIA).
Le PIA est obligatoire pour tous les traitements engendrant des risques élevés pour les droits et libertés des personnes donc dès lors qu’un traitement touche à des données sensibles (article 35 RGPD). Une liste de critères d’évaluation a été défini pour déterminer si un PIA est obligatoire sur un traitement, les 9 critères du PIA ont été définis dans les lignes obligatoires du G29. Si votre traitement regroupe 2 critères minimum alors il est nécessaire de réaliser un PIA.
Mettre en place des procédures internes pour garantir un haut niveau de protection des données est un point essentiel pour assurer sa bonne conformité au RGPD. Il est nécessaire de prendre en compte un ensemble d’évènements ayant un impact sur les traitements identifiés. Ces évènements et risques sont de diverses natures : accès aux données, failles de sécurité, gérer les demandes de rectification, changements sous-traitants, etc.
Pour organiser vos processus en interne, il est donc nécessaire de :
Un service de télécommunication des notifications de violations des données personnelles devrait être disponible d’ici Mai 2018 sur le site de la CNIL. En attendant voici le formulaire à remplir en cas de violation des données.
Documenter sa conformité est une des étapes clés pour respecter le RGPD. Il est donc nécessaire de constituer et rassembler tous les différents éléments évoqués dans notre article. Ce dossier doit être réévaluer et actualiser de manière régulière pour suivre la vie des traitements et toutes modifications qui pourraient intervenir.
Documents sur les traitements des données personnelles :
Informer les personnes propriétaires des données personnelles traitées :
Contrats définissant les rôles et responsabilités des acteurs :
Une fois toutes ces étapes remplies, votre dossier documentaire démontre votre conformité au RGPD ! Si vous souhaitez aller plus loin dans l’analyse de votre sécurité informatique pour empêcher toutes intrusions et attaques informatiques, nous pouvons vous accompagner dans un audit de sécurité informatique.
Notre équipe fait tous les jours face aux problématiques de sécurisation des accès et protection des données, Openhost possède donc une expérience riche en la matière que nous serons ravi de partager en vous accompagnant sur vos projets !
De plus en plus d’entreprises se tournent vers des solutions de bureau distant ou bureau virtuel sur le Cloud. Ces nouvelles solutions permettent de répondre aux besoins d’accès en permanence et en tout lieu des applications et ressources de l’entreprise. Les problématiques en entreprise sont en effet beaucoup plus nombreuses : accès haute disponibilité, protection des données sensibles, garantir l’intégrité des ressources, gérer les modes d’accès des utilisateurs…
Tant de questions qui amènent les entreprises à se tourner vers certaines solutions de collaboration professionnelles comme le bureau distant par exemple.
Les bureaux virtuels ont un grand avenir devant eux car ils permettent aux utilisateurs de travailler simplement en toute sécurité lorsqu’ils sont en mobilité. Le poste de travail traditionnel tel qu’on le connait s’apprête donc à subir un grand bouleversement dans les années à venir. Le point faible de l’informatique en entreprise reste en grande partie le « hardware », c’est-à-dire des machines telles que les PC professionnels qui peuplent les bureaux d’étage en étage ! En 2 ou 3 ans, le matériel est déjà obsolète au point de devoir investir à nouveau dans de nouveaux équipements informatiques pour suivre les évolutions des applications et des usagers.
Le poste de travail physique est désigné par le terme « client lourd ». Malgré l’apparition de périphériques comme les smartphones et tablettes, les postes de travail classique (PC avec écran) constitue toujours la part majoritaire en termes d’outils de travail pour des employés de bureau. Selon ZDNet, 80% des collaborateurs en entreprises utilisent encore un client lourd au quotidien. En interrogeant les responsables informatiques et DSI français on se rend compte qu’une réelle évolution est en marche. En effet seul 23% de ces responsables considèrent le client lourd comme élément central du parc de demain, contre plus de 80% 12 ans plus tôt.
L’évolution technologique pousse à dessiner un tout nouvel environnement de travail pour demain avec 2 grands aspects : la mobilité totale des collaborateurs et la virtualisation des postes de travail ou bureau distant.
Un environnement de travail dit « numérique » se veut être accessible et disponible partout en temps réel. Grâce à une simple connexion internet, il doit être possible de se connecter à votre espace de travail pour accéder à toutes les ressources de votre entreprise ainsi qu’aux applications nécessaires. Chaque salarié possède donc un espace de travail numérique qui lui est propre. Les employés ne perdent donc plus de temps à trouver un poste de travail leur permettant de réaliser leurs tâches, qu’il soit chez eux, au bureau ou en déplacement. Ils peuvent ainsi accéder instantanément à leur espace de travail et leurs fichiers où qu’ils soient.
Ce type d’environnement peut être qualifié de « modern workplace ». Microsoft œuvre dans ce sens en proposant de multiples offres à destination des professionnels via les licences Microsoft Office 365 Entreprise. La suite O365 Entreprise comprend donc tout un ensemble d’applications professionnelles pour collaborer et être plus productifs. Cette offre clé en main vous permet de mettre en place rapidement un système de téléphonie IP, un réseau social d’entreprise avec Microsoft teams, des outils bureautiques pour chaque collaborateur (Word, Excel,…) ainsi que des solutions de sécurité et de protection des données pour éviter tous risques d’attaques informatiques.
Les entreprises les plus matures sur cette notion de « modern workplace » vont encore plus loin et se tourne vers des solutions de virtualisation des postes de travail. La virtualisation vous permet dès lors de ne plus vous soucier de l’aspect matériel et de pouvoir gérer à distance et beaucoup plus simplement tout un parc informatique.
La virtualisation du poste de travail ou DaaS constitue un des pas à franchir pour les entreprises qui souhaitent se libérer totalement des contraintes de gestion du parc informatique. L’environnement de travail de chaque utilisateur se trouve alors virtualisé et prend donc la forme d’une simple session Windows classique mais qui aura l’avantage d’être hébergé sur des serveurs virtuels en datacenters. Le bureau à distance virtuel permet donc de bénéficier en temps réel de toutes les ressources de l’entreprise et ainsi éviter toutes les contraintes de maintenance.
Les seuls éléments matériels nécessaires à ce type d’environnement de travail sont donc : un périphérique avec une configuration minimum (PC, tablette) et un écran pour afficher les informations. On désigne ce type d’installation par le terme « client léger » car il permet de s’affranchir de la contrainte d’avoir une configuration matérielle suffisante pour faire tourner les applications métiers hébergées. Les données et ressources de l’entreprise et du salarié sont stockés sur des serveurs distants qui sont gérés par un prestataire externe.
En termes de charges, la virtualisation des postes de travail simplifie grandement l’aspect administration du parc informatique mais aussi du service financier en permettant de basculer les investissements informatiques en de simples charges payées de manière mensuelle et donc ajustables à tout moment. La consommation en termes de ressources informatiques est donc beaucoup plus transparente. Chaque poste de travail virtualisé est hébergé dans le Cloud. Le système d’exploitation servant à faire apparaître la session utilisateur est installé sur un ordinateur dans un Datacenter à distance, une fois relié à internet votre périphérique s’y connecte comme à n’importe quel site mais de manière privée.
L’entreprise gagne dès lors en flexibilité grâce à une gestion des postes de travail qui s’apparente au DaaS : Desktop as a Service. Peu importe l’effectif des collaborateurs, aucun investissement en termes de matériel n’est à enregistrer. Il suffit de prévoir un stock de client léger permettant une connexion instantanée aux sessions des nouveaux collaborateurs.
Les avantages de ces différentes solutions sont donc nombreux pour les entreprises :
Il est évident que les problématiques de sécurité liées à la migration des données vers le cloud est un des points bloquants pour de nombreuses DSI et dirigeants d’entreprise. Cependant les progrès en termes gestion de sécurité permettent désormais d’avoir une vision transparente des flux de données et des connexions réalisées sur le périmètre de l’entreprise. Des solutions telles que Microsoft EMS « Entreprise Mobility et Security » permettent donc de voir en temps réel les périphériques utilisés et de les bloquer si un doute sur leur intégrité se pose.
La virtualisation des bureaux distants dans le cloud est une des étapes vers la fameuse transformation digitale de l’entreprise. Les progrès en termes de virtualisation des postes de travail permettent désormais à toutes les entreprises de considérer cette solution comme un vecteur de performance et une solution de diminuer leurs coûts informatiques !
