En tant qu’utilisateur des services Office 365 Business ou Entreprise, vous devez certainement vous demander si toutes vos données professionnelles sont bien sauvegardées et de quelle manière vous pourriez les récupérer en cas de besoin.
Tout d’abord, il est nécessaire de comprendre les différentes méthodes de protection appliquées aux produits Office 365.
La sauvegarde des données Exchange Online
En achetant vos licences de messagerie, Microsoft intègre différents mécanismes afin de protéger vos données. Vos comptes de messagerie sont répliqués plusieurs fois dans des datacenters différents afin d’éviter tout sinistre ou perte des données. Les base de données qui hébergent vos comptes sont aussi protégées d’une corruption logicielle ou matérielle en utilisant des mécanismes proposés nativement par Microsoft Exchange.
À cela s’ajoute également la possibilité de récupérer les éléments supprimés par les utilisateurs pendant une période allant de 14 jours jusqu’à plusieurs années si nécessaire. En effet, il est possible, en fonction de votre abonnement Office 365, de créer des stratégies de rétention qui vous permettront de récupérer les éléments supprimés par vos utilisateurs même après plusieurs années.
La sauvegarde des données SharePoint Online
Concernant SharePoint Online, Microsoft propose des mécanismes de protection similaires avec la possibilité de récupérer des éléments supprimés pendant une période d’environ 90 jours.
Il est également à noter que Microsoft sauvegarde directement votre collection de sites toutes les 12 heures. Cette sauvegarde n’est pas accessible en libre service et ne peut être utilisée qu’après avoir crée un ticket de support auprès de leur service. Il n’est pas possible de restaurer un élément unique en faisant appel à cette opération, c’est votre collection de site entière qui sera restaurée. Tout comme pour Exchange Online, il est également possible de déployer des stratégies de rétention afin d’empêcher la suppression des éléments de votre site SharePoint.
Certains de nos clients souhaitent pouvoir disposer d’un outil tiers de sauvegarde, ce que Microsoft 365 ne propose pas nativement. Il est donc indispensable de bien définir ses besoins avant de se tourner vers un service de sauvegarde alternatif qui ne conviendra pas forcément à toutes les entreprises. Voici quelques raisons qui peuvent justifier, selon nous, le coût de mise en place de ce type d’outil par rapport à ce que propose nativement Microsoft :
L’évolution des volumes de données traités en entreprise a apporté son lot de problématiques : Quels volumes de stockage prévoir ? Quelles données doit-on archiver ? Comment rechercher et récupérer ces données lorsque nécessaire ? etc. Garantir une politique de conservation efficace des données est un défi de taille pour les entreprises !
Office 365 permet la mise en place de stratégies de rétention des données pour éviter la perte d’informations considérées comme importantes. Une stratégie de rétention des données permet donc de…
Décider de manière pro-active si :
Appliquer cette stratégie à tous les contenus ou uniquement à certains éléments répondant à des critères précis :
Ainsi une entreprise qui met en place une stratégie de conservation de 5 ans aura la possibilité d’accéder à un fichier supprimé pendant encore 5 ans depuis la date de suppression.
Une stratégie de conservation des données nécessite généralement deux actions :
Microsoft Office 365 Entreprise et Business offrent une protection de base pour faire face à une multitude de menaces qui pourraient endommager vos données. Mais même si la protection offerte par Office 365 est plutôt complète, certains risques ne sont pas couverts et la restauration des données peut être longue voir impossible si vous n’avez pas mis en place un véritable processus de sauvegarde. Pour certaines entreprises et managers, la possibilité de restaurer à coup sûr et simplement leurs données de manière granulaire est essentielle.
Quand on parle de backup pour Office 365, le sujet divise la communauté Microsoft. De nombreux consultants considèrent que la mise en place de backups pour Office 365 n’est pas strictement nécessaire. Si on analyse le fonctionnement du service O365, on comprend que pour Microsoft le backup n’est pas une nécessité. Différents mécanismes de rétention des données existent et selon Microsoft cela reste suffisant pour couvrir les besoins des entreprises. Comme évoqué, Office 365 dispose d’un système de rétention des éléments supprimés jusqu’à 14 jours pour l’ensemble des services sauf pour SharePoint Online qui offre une rétention jusqu’à 90 jours.
Nombre de nos clients nous ont fait part de leur souhait de disposer d’un service spécifique de backups. Pour certains responsables informatiques, il est essentiel d’avoir la garantie que les données de l’entreprise externalisées dans le Cloud O365 de Microsoft sont incluses dans un véritable plan de sauvegarde distinct du service Cloud qu’ils utilisent et de disposer d’un outil de sauvegarde leur permettant de restaurer facilement et rapidement les données utilisateurs de manière granulaire. D’autres raisons peuvent aussi vous pousser à songer au backup pour Office 365 :
Quand on parle de sauvegarde, une notion fondamentale revient sans cesse : la règle du 3-2-1. Cette règle impose de réaliser 3 copies de vos données sur 2 supports différents dont l’un doit être hors-site. Si on analyse l’environnement Office 365 alors on constate que Microsoft respecte bien cette règle mais qu’une copie hors-écosystème Microsoft peut être une bonne chose pour sécuriser les données. Les systèmes de protection intégrés à Office 365 sont bien entendu intégrés à Office 365 et ne peuvent donc pas être considérés comme externes à l’environnement O365…. On peut raisonnablement penser qu’une application se doit d’être protégée par autre chose que cette même application.
La question du backup est aussi délicate d’un point de vue technologique car tous les services de backup pour Office 365 ne se valent pas. En effet certains services de sauvegarde Office 365 exploitent des protocoles qui n’ont pas été créées de base pour transférer un grand volume de quantité, tel que Exchange Web Services par exemple. Ainsi lorsque ces services sont mal exploités ou configurés, certaines complications peuvent survenir par la suite. Les données peuvent être facilement sauvegardées mais une restauration parfaite peut parfois s’avérer plus complexe. La prudence doit donc être de rigueur dans votre choix !
Nous ne sommes donc pas de manière générale pour ou contre le backup pour Office 365. La décision de mettre en place un outil de sauvegarde tiers doit se faire en tenant compte des besoins particuliers de l’entreprise, de la volonté des administrateurs et utilisateurs et du coût total par rapports aux gains. A ce titre une analyse de risque au sens ISO 27001 sur l’ensemble des données de l’entreprise semble être un bon point de départ si cela n’a pas déjà été fait. Le plus important est de bien comprendre comment fonctionnent certains services Office 365 en tâches de fond et leurs utilités. Si vous pensez que le backup est nécessaire pour vos données Office 365, alors notre offre MyOffice365 avec son option Backup pourra sans doute répondre à votre demande.
Notre offre MyOffice365 se découpe en 2 principaux plans comprenant des services essentiels pour que vos utilisateurs puissent profiter pleinement de Office 365. Une option Backup pour Office 365 est disponible en complément.
MyOffice365 plan 1 inclus différentes briques pour exploiter pleinement votre environnement O365 :
Le second plan complète tous ces services avec un accès à une plateforme de formation en ligne pour Office 365. Cette plateforme accessible en illimité comprend un ensemble de contenus de formations sous format tutoriels vidéo, des cas d’usages ou encore en direct avec des webconférences animées par un formateur expert en collaboration Office 365. Ce service de formation Office 365 accessible en illimité mixe donc les avantages de contenus numériques avec un accompagnement humain.
En complément de notre offre MyOffice365, il vous est possible de souscrire à une option backup pour Office 365 afin de sauvegarder les données de tout ou partie de vos utilisateurs.
Quelle que soit la nature de vos données, notre service de Backup pour Office 365 peut les sauvegarder afin de couvrir l’ensemble de vos besoins en termes de sauvegarde O365. Notre solution de backup est en mesure de sécuriser toutes les données présentes dans les services Office 365 (e-mails, sites, groupes, fichiers, conversations, etc. ). Le système de sauvegarde automatique avec 50 Go inclus vous permettra de restaurer les contenus perdus et ce au niveau d’un élément précis si vous le souhaitez.
Le stockage sécurisé met à l’abri vos données en cas de problèmes qui pourraient survenir. Le stockage de vos backups s’effectue dans un environnement cloisonné déployé sur Microsoft Azure et assure un niveau de sécurité très élevé. Le cryptage des données réduit considérablement les risques de fuite et de cyberattaques.
Découvrez les principaux avantages de notre solution de backup MyOffice365 :
Voici une liste non exhaustive des éléments qui seront sauvegardés par notre solution de backup O365 :
Le développement des services de collaboration a évolué très rapidement ces dernières années. Le besoin de backups pour les données de l’entreprise a donc évolué en parallèle et devraient encore évoluer. Il est donc important de toujours reconsidérer votre stratégie de sauvegarde afin de rester pertinent par rapport à votre infrastructure, aux besoins de vos utilisateurs et aux résultats de votre analyse de risque.. De nombreuses entreprises ressentent le besoin de mettre en place un backup pour Office 365. Si vous êtes dans ce cas de figure alors notre offre MyOffice365 répondra totalement à vos besoins, nos experts sont à votre disposition pour aller plus loin dans votre réflexion !
Depuis 2021, Skype for Business Online n’est plus d’actualité ! Après avoir lancé Microsoft Teams en novembre 2016, et fort de sa popularité croissante auprès des entreprises, le géant américain a annoncé vouloir en finir avec ce produit. Microsoft Teams est donc la seule et unique plateforme de communication unifiée pour l’environnement Office 365.
Désormais disponible gratuitement dans toutes les licences Microsoft 365 et en option à 5 € dans les licences Office 365, Microsoft Teams a su trouver son public avec plus de 115 millions d’utilisateurs quotidiens actifs. La plateforme est pourtant arrivée tardivement sur le marché face à un Slack déjà bien en place ainsi que d’autres concurrents bien rodés. La puissance de frappe de Microsoft a cependant eu raison de la concurrence puisque Teams a réussi à se hisser au sommet.
Dans un premier temps, Microsoft Teams était vu comme une version plus complète de Skype Entreprise. Mais nous avons pu très rapidement réaliser que Teams était en fait un service d’un nouveau genre qui allait bientôt révolutionner la manière de consommer les services Office 365. Microsoft Teams est en réalité une plateforme complète de collaboration qui apporte un cadre aux autres services phares de Office 365 que sont SharePoint, Exchange Online, OneDrive, les logiciels bureautiques et la communication qui était auparavant dédié à Skype for Business.
Microsoft Teams intègre donc la possibilité de partager toutes vos données avec vos collaborateurs, d’éditer à plusieurs vos documents Office et d’émettre des appels audio-vidéo permettant d’organiser des meetings avec présentation.
Très rapidement, Microsoft Teams a donc su remplacer Skype for Business et propose désormais un panel de fonctionnalités bien plus important. Certes pour le moment certaines fonctionnalités manquent à l’appel et certaines ne sont pas au programme. La Roadmap annoncé par Microsoft pour enrichir Teams a été vraiment très chargée depuis 2 ans et l’année à venir promet encore de belles avancées sur le service.
« Au cours des deux dernières années, nous avons travaillé en étroite collaboration avec nos clients pour affiner Teams, et nous pensons que nous sommes prêts pour le recommander en toute confiance à tous les clients de Skype for Business Online », déclare James Skay, directeur marketing senior de Skype for Business.
Microsoft souhaite donc pousser complètement la plateforme Teams auprès des entreprises afin de généraliser l’adoption et ainsi pouvoir se concentrer sur les futures nouveautés à venir. Les retours d’expérience sur la plateforme nous confortent dans cette direction. Lorsque le projet de déploiement et migration est mené de manière méthodique et appuyé par des ressources d’accompagnement au changement, alors Teams est adopté très rapidement. En effet les utilisateurs disposent d’une interface principale regroupant leurs différents services et ont donc accès à toutes leurs ressources sur une seule et même plateforme.
Les modes de management et les outils utilisés en entreprise ont du mal à suivre l’évolution des utilisateurs en entreprises. Une étude du cabinet Forrester montre que les services de collaboration en entreprise ne sont plus adaptés aux usages modernes en s’appuyant sur la réalité des choses : 56% des réunions ont au moins 1 participant à distance, 1/3 des réunions sont 100% virtuelles et près de 40% des participants à distance se joignent à la réunion sur smartphone.
Sachant que d’ici 2020, ce seront plus de 70% des employés qui travailleront au moins 1 journée par mois en télétravail, il est urgent de faire bouger les choses pour ne plus freiner la collaboration ! Bien évidemment, au-delà des simples services de collaboration cela concerne aussi tout un département IT qu’il faut repenser en brisant les frontières tout en maintenant un haut niveau de sécurité. Office 365 offre la possibilité de déployer très simplement tous les outils nécessaires à une collaboration productive tout en déployant des stratégies de sécurité et de protection des données bien plus avancées que celles dont disposent la majorité des entreprises actuellement.
L’avenir de la collaboration et des réunions peut s’envisager avec Microsoft Teams et Office 365 afin d’offrir un environnement complet et sécurisé pour votre entreprise.
Dans un premier temps, il est essentiel de saisir les différences entre les différentes offres Office 365 afin de faire le meilleur choix pour vos équipes. Voici quelques ressources qui peuvent vous aider dans votre choix :
Chaque projet de migration Office 365 est unique puisqu’il tiendra compte des spécificités de toute votre infrastructure. La réussite d’une migration Office 365 réside dans la planification minutieuse des étapes ainsi que les configurations spécifiques en fonction de votre infrastructure. Un accompagnement par une équipe d’experts certifiés Office 365 vous permet de bénéficier d’un panel de compétences et d’outils dédiés sans lesquels les choses peuvent devenir beaucoup plus complexes. Avec plusieurs milliers de migrations à son actif, l’équipe Openhost possède une forte expertise du sujet et vous accompagnera donc de A à Z pour migrer vers Office 365 !
Notre offre de service MyOffice365 pour le déploiement et la supervision Office 365, vous permet de profiter d’un accompagnement complet en se basant sur 3 briques :
Depuis août 2023, le nom « Azure Active Directory » a été remplacé par « Microsoft Entra ID« . Toutes les licences et fonctionnalités restent inchangées.
Les services Cloud s’immiscent de plus en plus en milieu professionnel et sont désormais incontournables pour la collaboration. Office 365 en est un bon exemple et la suite s’appuie de plus en plus sur Azure pour compléter ses différents services. Exploiter Azure permet de renforcer la protection des utilisateurs sur Office 365 mais aussi d’améliorer l’efficacité des services de collaboration.
Cet article vous permettra de comprendre le rôle que joue Azure Active Directory dans le fonctionnement de l’environnement Office 365 et de quelle manière il peut vous aider à sécuriser votre environnement Office 365.
Depuis ses premiers investissements dans le Cloud, la stratégie de Microsoft ne poursuit qu’un seul objectif : fournir aux entreprises du monde entier un environnement de collaboration et de production complet. La plateforme de cloud public Microsoft Azure s’inscrit donc dans cette lignée. Azure Active Directory (Azure AD) est un service de Microsoft de gestion des annuaires et des identités basé sur Azure.
Azure peut-être vu comme une extension d’Office 365. Au-delà des différents services déjà en production sur la plateforme cloud, il est possible de faire tourner des applications métiers directement sur des machines virtuelles mais aussi les intégrer à SharePoint online. Toutes les entreprises pourront aussi profiter de Azure Active Directory pour étendre leur service de gestion des identités en profitant d’un service totalement cloud ou hybride selon leurs besoins. Grâce à Azure Active Directory, vous pourrez profiter de multiples services de gestion et protection des identités tels que le Single Sign-On, l’authentification multi-facteurs et ce même sur des centaines d’applications SaaS tierces en dehors de l’écosystème Microsoft Office 365.
Azure AD associe des services d’annuaires, une gouvernance avancée des identités, permet de contrôler les accès aux applications ainsi que la mise en place de stratégies et de règles de protection.
Azure AD se compose d’une boite à outils complète de fonctionnalités pour la protection des utilisateurs :
Mais aussi la création d’audits complets, la surveillance de la sécurité et la création d’alertes. Ces fonctions permettent d’améliorer la sécurité des applications basées sur le cloud, de simplifier les processus informatiques, de réduire les coûts et de garantir le respect des objectifs de conformité aux normes du secteur.
Office 365 Entreprise et Business peuvent exploiter les services Active Directory d’Azure. Office 365 peut être configuré comme un outil autonome sans déployer d’autres services cloud. Mais les entreprises se privent alors d’un énorme potentiel en termes de productivité et de sécurité. Pour une organisation qui souhaitent devenir totalement cloud, la gestion des identités des utilisateurs est désormais une nécessité.
La protection des données n’est pas un domaine nouveau : le premier système de cryptage des données date de 50 avant JC avec le « Caesar Cipher ». Ce système simple mais efficace pour l’époque consistait à remplacer une lettre par une autre avec un décalage de position dans l’alphabet afin de pouvoir envoyer des messages indécodables sans connaitre la combinaison originelle.
Maintenir certaines informations confidentielles est donc une nécessité depuis des milliers d’années et à l’heure du piratage de masse, il est plus qu’urgent de protéger ses données. Le vol de mot de passe est une réalité. Les méthodes de hacking évoluent beaucoup plus rapidement et poussent donc les entreprises à s’adapter. En dépit de ces évolutions, le couple identifiant/mot de passe reste l’élément essentiel qui protège nos données d’un accès indésirable.
Malgré une sensibilisation croissante sur les risques des mots de passe faibles ou utilisés sur plusieurs sites, les utilisateurs recherchent avant tout la simplicité et ne ressentent pas les risques encourus. Et une grande majorité des utilisateurs exploitent les mêmes mots de passe en milieu professionnel et personnel. En 2017,un cabinet spécialiste en sécurité, SplashData, a publié la liste des mots de passe les plus utilisés et surprise… « 123456 » et « password » sont toujours en tête !
D’après une étude de Microsoft, 81% des failles de sécurité relèvent d’un vol d’identifiants de connexion. Un simple mot de passe qui bien trop souvent permet d’accéder aux données confidentielles de l’entreprise. La majorité des politiques de sécurité actuelles ne prennent pas en compte les comportements courants des utilisateurs qui mettent en danger l’entreprise sans le savoir. Ainsi près de 75% des utilisateurs utilisent des mots de passe dupliqués sur de multiples sites, professionnels et personnels, et plus de 80% déclarent utiliser des applications non approuvées dans le cadre de leur travail de manière quotidienne.
Office 365 intègre nativement de nombreux outils de protection des données et des utilisateurs basés sur certains services qu’il est nécessaire de configurer correctement pour les exploiter au mieux.
Office 365 est un ensemble d’outils basés sur de nombreux services : Exchange pour la messagerie professionnelle, SharePoint pour la gestion des fichiers, Teams et Skype pour la communication, la classique suite Office pour la bureautique, etc. Mais au-delà de ces services directement accessibles par l’utilisateur, un autre service joue un rôle crucial en arrière-plan : Azure Active Directory.
Azure Active Directory est un service de gestion d’identité hébergé sur Azure, le cloud public de Microsoft en France et dans le monde. Cette gestion d’identité avec Azure AD peut être intégré à Windows Server Active Directory, ce qui offre aux entreprises la possibilité d’exploiter leurs identités locales pour gérer l’accès aux applications SaaS basées sur le cloud.
Il est ainsi possible de synchroniser votre annuaire local d’identités Active Directory avec Azure AD en exploitant l’outil ADConnect. Cet outil vous permettra de mettre en place un service de gestion d’identités complet toute en exploitant une configuration hybride lorsque nécessaire. Vos utilisateurs pourront ainsi profiter des fonctionnalités d’authentification sécurisée pour les applications Office 365, Azure et autres applications SaaS intégrables à Azure AD.
L’authentification multi-facteurs ou MFA vous permettra de renforcer la sécurité des accès pour tous vos utilisateurs ou seulement certains comptes sensibles. La MFA fonctionne sur le modèle du mot de passe mais intègre une seconde étape de validation permettant de vérifier que l’utilisateur qui tente d’accéder au service est la bonne personne.
La seconde étape de validation peut prendre la forme d’un appel téléphonique émis par un robot, la réception d’un SMS ou une notification d’une application spécifique sur leur smartphone après avoir entré correctement leur mot de passe.
L’authentification multi-facteurs permet donc de sécuriser les accès à Office 365 ou tout autre service compatible. La MFA peut s’étendre à une infrastructure locale interne afin de sécuriser l’ensemble de votre périmètre informatique.
L’authentification SSO Azure AD permet de connecter automatiquement vos collaborateurs à certains services Cloud dès lors qu’ils sont sur le réseau de l’entreprise.
La fonctionnalité d’authentification unique offre donc à vos utilisateurs la possibilité d’accéder à toutes les applications Cloud conformes sans avoir à saisir encore et encore leurs identifiants. Le SSO avec Azure AD permet de maintenir un haut niveau de sécurité en toute simplicité pour les utilisateurs.
Le service Azure Password Protection permet d’aider vos utilisateurs à choisir des mots de passe qui n’ont pas été subtilisés sur le web. Le service fonctionne sur une base de données composée de mots de passe considérés comme vulnérables, cette base est bien entendu mise à jour quotidiennement. Vous pourrez ainsi vous appuyer sur la liste des mots de passe interdits gérée par Microsoft et si vous le souhaitez une liste personnalisée. La définition d’un mot de passe sécurisé et non vulnérable est une première étape indispensable pour une stratégie de sécurité performante.
La mobilité des utilisateurs en entreprise a permis d’abattre de nombreuses barrières mais a aussi apporté son lot de problématiques côté sécurité… La majorité de vos utilisateurs ont désormais besoin d’accéder aux données professionnelles depuis de multiples lieux et appareils nomades. Trouver le juste milieu entre productivité et sécurité est donc essentiel !
Le service d’accès conditionnel pour Azure permet de déployer des contrôles d’accès sur certaines applications en fonction d’une liste de conditions et d’emplacements géographiques. Vous pouvez ainsi sécuriser facilement l’ensemble des applications sans freiner vos utilisateurs dans leurs activités.
Grâce à Mobile Device Management pour Office 365 ou Intune, les clients peuvent aussi limiter l’accès à Office 365 aux utilisateurs qui disposent d’un appareil d’entreprise ou d’un appareil personnel inscrit au service.
Gérer les accès de tous vos utilisateurs peut parfois s’avérer complexe mais contrôler clairement les accès des utilisateurs externes relève du défi… Un défi désormais très simple à relever avec le service AD B2B !
Active Directory B2B permet de gérer l’authentification des utilisateurs externes à votre organisation. Vous pourrez ainsi maintenir un haut niveau de contrôle sur les accès à vos applications tout en ne freinant pas la collaboration avec vos partenaires.
Azure AD et Office 365 offrent encore beaucoup d’autres outils de sécurité et de protection tels que Azure Site Recovery ou Azure Information Protection (AIP) par exemple. La mise en place de ces services doit répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Nos conseillers et experts techniques se tiennent à votre disposition pour échanger sur les besoins de votre entreprise et comment y répondre au mieux. Alors n’hésitez plus et discutons-en autour d’un café !
Après avoir réussi à s’imposer comme le leader de la collaboration en entreprise avec Office 365, Microsoft compte bien aller encore plus loin en révolutionnant progressivement tout le secteur de la communication unifiée et de la mobilité. Microsoft Teams a réussi à se faire adopter très largement par les plus grandes entreprises du monde et intègre de nombreux services comme la visioconférence ou l’organisation de meetings.
Découvrez comment Teams s’adapte aux usages des utilisateurs professionnels modernes !
Vos collaborateurs ont évolué, les outils qu’ils utilisent au quotidien doivent donc s’adapter ! La tendance du Shadow IT devient un risque de plus en plus important pour les entreprises… En effet, un grand nombre d’employés n’ont pas d’outils de collaboration et de communication adaptés à leurs besoins. Une étude récente mené par le cabinet international Forrester nous permet de constater à quel point, les services de collaboration en entreprise ne sont plus adaptés aux usages modernes :
Cette étude nous apprend aussi que 60% des collaborateurs ressortent insatisfaits d’une réunion et 57% les considèrent comme une perte de temps. Le graphique ci-dessous met en avant les défis que rencontrent au quotidien les employés avec leur service de communication et collaboration interne.
Les principaux points de friction rencontrés par les employés sont donc principalement liés à la mauvaise préparation en amont de la réunion, une durée parfois trop longue ainsi qu’à la difficulté de gérer les agendas de chacun.
Au-delà de ces chiffres, nous avons tous fait l’expérience de réunions dont on pourrait assez facilement se passer. Combien de temps est-on prêt à faire perdre à nos équipes pour un gain parfois très faible ?. Disposer d’un service de collaboration interne fiable et productif est un pré-requis pour gérer correctement une équipe. Il est donc temps de passer dans l’ère du meeting 2.0 grâce à Teams…
Microsoft Teams avec Office 365 Entreprise & Business permet une collaboration plus productive en s’appuyant sur 3 aspects :
MS Teams centralise un certain nombre de services et offre une expérience unifiée pour tous vos utilisateurs. En s’appuyant sur Office 365, vous pourrez déployer des stratégies de protection des données et sécuriser votre environnement de collaboration.
En 2019, d’importantes nouveautés concernant les meetings sur Microsoft Teams ont vu le jour. Comme évoqué en ce début d’article, les réunions constituent un point de douleur pour les utilisateurs en raison d’une mauvaise dynamique de partage et d’un manque d’informations en amont. En couplant Microsoft Teams, Office 365 et certains périphériques clés, il est possible de transformer la collaboration en entreprise pour atteindre un niveau de productivité bien supérieur.
Office 365 permet une administration simplifiée de tous les appareils utilisés par vos collaborateurs. Le centre d’administration Teams affiche l’inventaire complet des appareils connectés. Il vous est alors possible de gérer ces périphériques pour effectuer rapidement différentes tâches de maintenance : mises à jour, redémarrage, diagnostics de l’appareil pour identifier un problème, etc.
Dans l’optique de déployer rapidement un certain nombre de périphériques similaires ou pour renouveler un parc de matériel par exemple, il est possible de créer des profils de configuration et les affecter à certains appareils ou groupes d’appareils.
L’intégration de la téléphonie a permis à Teams de devenir un véritable service de communication unifiée pour les entreprises mais ouvre de nouvelles problématiques comme celle de la compatibilité des téléphones de bureau. Actuellement, il existe différents modèles Desk Phones produits spécialement pour Teams et qui offre donc des fonctionnalités supplémentaires comme par exemple les téléphones IP Yealink T56A et T58A. Cette catégorie de téléphone de bureau répond très bien aux usages des cadres sédentaires qui ne souhaitent pour le moment pas utiliser uniquement leur ordinateur portable comme périphérique de communication.
Sachez qu’il est tout à fait possible de raccorder des téléphones IP standards en passant par notre service Teams Direct Routing qui répond à de nombreuses problématiques posées par la migration du système téléphonique sur Office 365.
Pour près de 500 millions de professionnels à travers le monde (étude Frost & Sullivan, Forecast 2021), le smartphone est devenu le seul outil de travail et permet d’assurer une continuité totale des tâches en mobilité. La tendance est claire et les utilisateurs souhaitent obtenir un accès à toutes leurs données, en tout temps et en tout lieux. Microsoft a donc travaillé en partenariat avec plusieurs acteurs pour développer une nouvelle catégorie de devices : les stations mobiles (mobile phone stations). Ces stations mobiles s’adressent donc surtout aux utilisateurs en mobilité qui peuvent ainsi passer d’un espace de travail à l’autre sans limites tout en bénéficiant d’une haute qualité audio pour leurs communications.
En partenariat avec Microsoft, Plantronics a donc développé sa station mobile Elara 60 pour Teams.
Cette vidéo vous offre un aperçu de l’interaction entre la station et le smartphone. Cette station mobile est la première du genre connectée à Microsoft Teams. Laurent Dury, Responsable du réseau de distribution Plantronics nous explique que la station Elara 60 s’interconnecte avec Teams pour offrir une utilisation plus productive du smartphone : dock de recharge du smartphone qui permet de continuer à l’utiliser, connexion à un casque audio et une webcam pour une qualité supérieure lors des communications, clavier de numérotation, etc. Avec le Elara 60, Plantronics répond donc aux besoins de mobilité et de collaboration des utilisateurs modernes.
Les téléphones de conférence prennent différents formats selon les constructeurs mais répondent tous globalement au même scénario : passer un appel en haut-parleur et y ajouter des participants.
Ce type de périphérique est conçu pour des salles de réunions de taille petite à moyenne, c’est-à-dire de 2 à 12 participants. Les fonctionnalités de collaboration sont totalement absentes et ces appareils n’exploitent qu’une version très restreinte de Teams, à contrario des Microsoft Teams Rooms par exemple qui permettent de gérer une salle de réunion.
De grands constructeurs proposent un ensemble de périphériques pour conférences tels que le Polycom Trio, le Crestron Mercury HD ou encore le Yealink CP960 Teams Edition. Il existe donc tout un ensemble de téléphones pour conférence et nos spécialistes téléphonie Office 365 sauront vous conseiller au mieux pour bénéficier de la meilleure expérience possible.
Le système Microsoft Teams Room pour meetings se compose d’un ensemble de périphériques permettant de transformer immédiatement et simplement n’importe quelle pièce en salle de réunion. Les principaux fabricants de périphériques de réunion (Logitech, Polycom, HP, Yealink, Lenovo, etc.) proposent un système Teams Rooms composé à minima d’une tablette de gestion du service de meeting jusqu’au kit complet comprenant webcam, prise de son avec enceintes et tablette de gestion. Les prix varient selon les fabricants de 1500€ à 3000€.
Un investissement supérieur à un téléphone de conférence mais qui reste bien moindre qu’un système complet de salle de réunion car vous pourrez réutiliser la majorité de votre ancien matériel audio et vidéo. Les salles de réunion font parti des espaces les plus fréquentés en entreprise et accueillent régulièrement des clients/partenaires, il est donc crucial d’y faire bonne figure !
Microsoft Teams Rooms s’attaque aux points de friction ressentis par les utilisateurs lors des réunions en entreprise. En interne, Microsoft a déployé plus de 2400 salles de réunion avec Teams Rooms Systems dans ses locaux. Un chantier colossal mais nécessaire pour moderniser la collaboration et montrer l’exemple en termes d’accompagnement au changement.
« Désormais nous n’avons plus qu’une seule façon de participer aux réunions. Que ce soit en voiture, depuis mon téléphone, au bureau, dans un café ou en salle de réunion,… Nous retrouvons la même interface Teams et ils nous suffit d’appuyer sur le même bouton : rejoindre, et voilà ! » »
M. Hempey – Director of Global Meeting Space Technology
Depuis 2 ans l’organisation de réunions se déroulait parfaitement sur Teams mais les utilisateurs avaient de la difficulté à ajouter une salle de réunion à la volée lorsque le meeting n’avait pas été prévu à l’avance. « Cela peut être très déroutant lorsque vous ne savez pas comment se rattacher rapidement à une réunion, explique M. Hempey. Pour résoudre ce problème, Microsoft a donc lancé la nouvelle fonctionnalité « détection à proximité » (proximity join) sur Teams permettant de rejoindre très rapidement un système Teams Room disponible à proximité.
Les retours de Microsoft sur le déploiement des Teams Rooms sont très encourageants : diminution des tickets d’incident sur les salles, amélioration de l’expérience utilisateur, une meilleure connaissance des causes d’incidents techniques, anticipation des incidents, etc.
Grâce au service d’administration de Teams, les équipes techniques de Microsoft détectent lorsque qu’un appareil s’est déconnecté, qu’un câblé a été débranché ou qu’un des systèmes présente une anomalie. Les techniciens peuvent donc intervenir plus aisément avant que les utilisateurs ne constatent la panne.
Lorsque des mises à jour sont disponibles, elles peuvent être plus rapidement déployées et ainsi améliorer l’expérience vécue par les utilisateurs.
« Auparavant lorsque nous voulions mettre à jour nos vieux appareils, nous devions le faire un par un en passant dans chaque salle… », explique Stacie Kartes, gestionnaire de programme Teams Meetings Experience. « Maintenant, c’est une mise à jour logicielle que nous pouvons pousser quand nous le voulons ! »
Disposer d’appareils connectés et gérés de manière centralisée permet à votre équipe technique de gagner énormément de temps tout en offrant un haut niveau de service à vos utilisateurs. Le recueil des données d’utilisation et de l’analyse des services avec notre service MyOffice365 vous permet d’aller encore plus loin dans l’intégration Office 365.
Microsoft Teams offre une expérience de réunion complète et productive grâce aux différents services et périphériques compatibles et de nombreuses améliorations sont encore à venir ! En y intégrant la téléphonie, vous pourrez exploiter pleinement votre investissement sur Office 365. Découvrez donc dès maintenant notre service Teams Direct Routing pour bénéficier d’un environnement complet de collaboration !
Depuis août 2023, le nom « Azure Active Directory » a été remplacé par « Microsoft Entra ID« . Toutes les licences et fonctionnalités restent inchangées.
On peut dire que ces derniers mois ont été très mouvementé du côté du Cloud Azure de Microsoft et ce n’est pas près de s’arrêter ! En plus d’ajouter de nombreuses briques de collaboration à l’environnement Office 365, Microsoft renforce en parallèle ses services de protection et sécurité avec Azure Active Directory. Du côté de la protection des utilisateurs, Azure AD Password Protection entend bien diminuer les risques d’intrusion par mots de passe compromis. Après avoir pu accèder à la version bêta du service Azure, Openhost vous fait une présentation de Azure AD Password Protection pour renforcer la protection de votre environnement !
Annoncé en public preview en Juillet 2018, Azure Active Directory Password Protection est un service permettant de renforcer fortement la protection par mots de passe. Azure AD Password Protection vous permet d’éliminer les mots de passe facilement deviné et de personnaliser les paramètres de verrouillage de votre environnement. La protection par mot de passe est une brique de sécurité simple mais efficace dès lors que celle-ci est associé à différents services permettant de maintenir un haut niveau de protection.
De nombreux types de cyberattaques visent à dérober les mots de passe ou tout simplement à utiliser les formats de mots de passe les plus simplistes. Les attaques dites par « pulvérisation de mots de passe » représentent donc un véritable danger pour les systèmes informatiques dès lors que les utilisateurs ne sont pas soumis à des restrictions d’utilisation pour certains mots de passe trop simples ou compromis.
Le service Azure Active Directory Password Protection permet donc de renforcer ceci en s’appuyant sur une volumineuse base de données des mots de passe considérés comme compromis. Ce service est disponible pour les environnements Cloud et hybrides.
Pour aider vos utilisateurs à éviter de choisir des mots de passe faibles et vulnérables, l’algorithme de mots de passe interdits a été mis à jour. En s’appuyant sur la liste des mots de passe interdits géré par Microsoft et une liste personnalisée que vous définissez, la protection par mot de passe Azure AD bloque désormais une plus large gamme de mots de passe faciles à deviner.
Le Azure AD Password protection aide donc à bloquer les mots de passe faibles dans votre organisation de manière très simplifiée une fois mis en place dans votre infrastructure.
Azure AD Password Protection peut être utiliser en mode Cloud ou en fonctionnement hybride. Ce service est donc compatible avec votre Active Directory.
Une fois que nos techniciens auront activé cette protection par mot de passe pour votre Active Directory, vos administrateurs sécurité peuvent prendre le relais et gérer au quotidien cette problématique de mots de passe.
Azure Active Directory offre de nombreux services très intéressants pour renforcer et simplifier la gestion de la sécurité de votre environnement de collaboration. En termes de sécurité, c’est donc un excellent complément pour votre environnement de collaboration Cloud, hybride ou on-premise selon les services.
Pour en savoir plus sur le déploiement de Teams pour le télétravail, vous pouvez consulter notre article :
Comment déployer Teams pour gérer le télétravail de vos équipes ?
Au cours de ces dernières années, Microsoft a nettement amélioré ses services de collaboration et c’est désormais aux périphériques de suivre le même chemin. Il y a quelques mois nous vous faisions part de l’arrivée des Microsoft Teams Rooms sur le marché.
Découvrons plus en profondeur le système Teams Rooms et les dernières nouveautés annoncées !
Voilà bientôt 3 ans que Teams est entré sur le marché des services de communication unifiée en bousculant la compétition grâce à son intégration à l’environnement Office 365 Entreprise & Business. L’objectif de Microsoft est très clair : faire de Teams la place centrale de la collaboration en entreprise ; et pour atteindre cet objectif, la roadmap est simple : intégrer les services O365 à la plateforme Teams et y migrer toutes les fonctionnalités de communication du service Skype for Business.
Afin d’offrir une expérience encore plus riche, Microsoft a donc renouveler le concept des Skype for Business Rooms en les rebaptisant « Teams Rooms System ». Si jusque là le service se contentait d’un nouveau nom, Microsoft nous a fait part il y a quelques mois de plusieurs nouveautés très intéressantes sur ces périphériques. Voici un rapide rappel des nouveautés lancées en Février 2019 sur les Teams Rooms System :
Vous pouvez retrouver plus de détails sur ces nouveautés sur notre précédent article « Découvrez le futur de la visioconférence avec les Microsoft Teams Rooms ! ».
En 2 ans, Microsoft Teams a pu bénéficier d’un nombre très important d’évolutions qui en font aujourd’hui un acteur majeur dans l’univers de la visioconférence. Afin de renforcer l’expérience des utilisateurs sur Teams, Microsoft persévère sur sa lancée avec de multiples nouveautés à venir et un renforcement de la partie téléphonie Office 365.
En tant que Microsoft Partner, Openhost a pu bénéficier des dernières informations sur les nouveautés Teams en 2019 :
En tant que partenaire Microsoft, nous avons eu le plaisir de découvrir en exclusivité dans leurs locaux la nouvelle version du Surface Hub… Et Microsoft n’a pas fait les choses à moitié : ce nouveau périphérique est devenu totalement mobile avec sa propre batterie afin de pouvoir le déplacer sans interrompre la réunion !
Les évolutions techniques permettent une intégration totale des outils et services Office 365, les utilisateurs peuvent donc se connecter directement au Surface Hub et y retrouver leurs documents, calendriers et leur plateforme Teams. Une version spécifique de Windows 10 a été intégré pour fournir un environnement multi-utilisateur simplifié. Ainsi à chaque fin de session, toutes les données sont effacées afin de ne laisser aucunes traces. Tout votre travail collaboratif est donc stocké dans le Cloud sans risque de perte ou de corruption.
La version Surface Hub 2X qui sortira fin 2020 permettra une identification multi-utilisateur simultanée par simple empreinte digitale, vous pourrez donc vous connecter à plusieurs comptes sur une même session. De plus le management du périphérique a été simplifié avec Autopilot et Mobile Device Management, ce qui permettra de le gérer à distance et de l’inclure dans la politique de sécurité des périphériques de l’entreprise.
En partenariat avec les grands acteurs mondiaux de la visioconférence, Microsoft a développé des systèmes Teams (Microsoft Teams Rooms) permettant d’exploiter pleinement ses solutions de collaboration.
Voici une liste de certains systèmes certifiés Microsoft Teams Rooms avec leurs tarifs indicatifs :
Yealink est un acteur très actif dans le monde de la téléphonie Office 365 avec notamment ses fameux téléphones IP Yealink T56A et T58A présentés sur notre blog. La MTR Yealink propose une interface utilisateur simple qui intègre toutes les fonctions d’appel et de réunion pour Teams et Skype for Business. Conçu pour des salles de réunion de taille moyenne, le Yealink MVC500 est une solution tout-en-un comprenant une console tactile, un module de partage, des périphériques audio et vidéo ainsi qu’un mini-PC qui héberge le système de salle de réunion.
Côté performances, on retrouve un angle vidéo de 83° avec ajustement possible de l’angle de caméra. Le module de partage permet une connexion sans fil avec diffusion des informations sans installation de module intermédiaire.
En cas de besoin, il est possible d’y connecter jusqu’à 4 microphones sans fil pour permettre une plus grande mobilité à vos présentateurs sur une surface maximale de 80m².
Doté d’un écran tactile de 10 pouces, d’une entrée HDMI pour le partage de contenu et d’un système de rétention des câbles, le Logitech Tap a été conçu comme un système performant pour vos salles de réunion. Disponible en 3 versions : Small, Medium et Large Room Solution ; le logitech Tap s’adapte à toutes les configurations de salles de réunions.
Les Logitech Room Solution pour Teams comprennent tout un ensemble de périphériques : le contrôleur tactile Logitech Tap, un système de conférence audio-vidéo Logitech et un petit ordinateur avec le système Teams Rooms préinstallé. Les prix s’échelonnent de 3000$ à 5000$ en fonction de la version choisie. Si vous avez déjà un système Logitech SmartDock en place, un module de mise à niveau devrait bientôt être commercialisé.
L’avantage des Logitech Room Solution repose sur le module tactile Logitech Tap qui peut être installé de manière indépendante à n’importe quel endroit de la salle de réunion.
Certains acteurs proposent des solutions Microsoft Teams Rooms en se reposant en partie sur les périphériques audio ou vidéo d’autres acteurs, c’est le cas de Lenovo. En tant que spécialiste du hardware PC et tablette, Lenovo n’a pas souhaité dévier de son cœur de métier afin d’offrir la meilleure expérience possible aux utilisateurs. Plusieurs packs ont donc vu le jour en couplant le ThinkSmart Hub 500 à des périphériques Logitech pour la vidéo et l’audio dans certains cas.
Ce bundle couple donc un dock ThinkSmart Hub 500 à une caméra Logitech Brio. Conçu pour les salles de réunions de taille moyenne (entre 4 et 12 participants), ce pack vous permettra de mettre en place très rapidement et simplement une salle de réunion.
Au-delà du design, Lenovo souhaite surtout briller par la robustesse de ses équipements pour répondre aux manipulations possibles en entreprise. Le dock ThinkSmart Hub 500 présente une coque en métal très résistante et un système de verrouillage des câbles à l’arrière, adieu les adaptateurs qui passent de main en main et finissent inévitablement par disparaître !
Grâce à l’interface Microsoft Teams Rooms, la gestion des meetings est simplifiée et permettra à tous vos utilisateurs de bénéficier d’une expérience simple et rapide. Le Hub 500 est un appareil tout-en-un avec une interface tactile de 11,6 pouces ancrée sur le dock de contrôle et rotatif à 360°. Un système audio intégré Dolby Premium Audio et un microphone avec prise de son à 360° autour du device sont inclus. Mais après avoir tester le ThinkSmart Hub 500, nous vous conseillons de le coupler à un système audio supplémentaire pour pallier sa faible capacité de diffusion sonore.
Du côté de Polycom, aucuns soucis en termes d’enregistrement audio-vidéo. Le célèbre acteur de la visioconférence s’est allié à HP pour offrir un Bundle complet regroupant 4 périphériques pour offrir une expérience de qualité.
Ce bundle regroupe donc :
Bien entendu, la compatibilité de cet équipement est totale avec les standards H.323 et les points d’accès SIP avec Polycom RealConnect.
Le HP Elite Slice G2 se compose d’une borne de commande tactile avec l’interface Teams Rooms ainsi que d’un bloc audio qui comprend un haut-parleur de très bonne qualité signé Bang & Olufsen et un ensemble de microphones.
Côté borne tactile, le dock de 12 pouces est très agréable à prendre en main pour gérer votre salle de réunion. Pour HP, la mobilité est essentielle et la borne tactile a donc été conçue comme une tablette qui pourra passer de main en main si besoin.
Côté audio, le haut-parleur Bang & Olufsen vous offre un confort sonore inégalé pour un appareil de salle de réunion. Les 4 microphones intégrés sur le dessus de l’appareil permettent de capter aisément les voix des participants à 6m de distance sur 360°. Lors de notre rencontre chez Microsoft, nous avons eu l’occasion de profiter d’une démonstration en direct du HP Elite Slice G2 et nous n’avons pas été déçu sur ses promesses !
Le HP Slice est actuellement disponible en deux versions, une comprenant le haut-parleur Bang & Olufsen à 1900€ et l’autre sans cette partie audio à 1600€. Le bundle comprenant la Logitech MeetUp est disponible à environ 2100€ et comprend le HP Elite Slice G2 sans haut-parleur ainsi que la caméra MeetUp de Logitech possédant un champ de vision à 120° pour une prise de vue confortable.
Crestron est un acteur majeur en termes de meetings, leur réponse à cette évolution des réunions sur Teams était donc attendue. L’entreprise américaine a donc décidé de s’associer à Jabra et Logitech pour proposer un pack complet pour la mise en place d’une Microsoft Teams Room.
Ce bundle se compose donc de 3 périphériques distincts :
La suite Office 365, disponible depuis 2011, est très différente des anciens packs Microsoft Office. Cependant une grande majorité d’entreprises ne saisissent pas encore à quel point O365 révolutionne la gestion des services IT. Pour beaucoup la différence se situe principalement dans le fait qu’Office 365 se prend sous forme d’abonnement. Microsoft Office 365 va beaucoup plus loin en combinant une suite complète de services : messagerie professionnelle, stockage sécurisé, outils de collaboration, bureautique, services de sécurité, visio-conférence et même téléphonie…
Pour bien comprendre jusqu’où peut aller cette nouvelle version de services Cloud, voici 10 choses à connaitre avant de migrer vers Office 365 !
Les services Cloud sont désormais bien plus répandus et facilitent la vie de nombreuses entreprises qui n’ont plus à se préoccuper des aspects matériels ou de petits tracas inutiles. Cependant lorsque que vous souscrivez à un service Cloud en mode SaaS, une certaine impression de perte de contrôle peut surgir… Et elle est fondée ! Il s’avère essentiel de pouvoir monitorer et garder une part de contrôle sur les services fournis à vos utilisateurs afin qu’ils puissent pleinement les exploiter.
Le centre d’administration Office 365 est généralement le premier endroit à checker pour vérifier l’intégrité du service, de l’état des licences et de la configuration utilisateur. Notre service d’intégration et accompagnement MyOffice365 vous permet de superviser vos services Office 365 au plus près des utilisateurs pour prévenir les problèmes de disponibilité. En collectant plus de données sur l’utilisation des licences Office 365 par vos utilisateurs, vous obtenez une meilleure compréhension des usages pour optimiser votre investissement et ainsi apporter des preuves concrètes du bien fondé de cette décision à votre direction.
Lorsque le centre d’administration Office 365 n’est pas suffisant pour vous permettre de contrôler les comptes d’utilisateurs et les opérations de modification en bloc, il est bien évidemment possible de passer par nos ingénieurs certifiés. Ces interventions peuvent se faire dans le cadre de notre service MyOffice365, à la carte ou format de forfait infogérance en fonction des besoins de votre entreprise.
Pour les administrateurs système les plus mobiles, Microsoft a prévu une application Office 365 Admin est disponible pour les téléphones Android et iPhone. Bien que ses fonctionnalités soient évidemment limitées, l’application O365 Admin vous permettra d’apporter quelques modification sur la configuration et la synchronisation des environnements Office 365 gérés.
Nombreux sont ceux qui redoutent encore les mises à jour, Office 365 fait désormais parti des très bons élèves avec un service toujours à jour et très stable ! Vos utilisateurs peuvent ainsi exploiter les toutes dernières nouveautés des composants Office 365 dès qu’ils sortent.
Cependant toutes les organisations ne sont pas au même niveau de maturité digitale. Vous pouvez donc gérer le déploiement des mises à jour en précisant si vous souhaitez ou non faire partie des premières organisations à les obtenir. Une organisation peut donc faire le choix de relâcher ou non les mises à jour « Early » à l’organisation entière, ou relâchez les mises à jour à un groupe d’utilisateurs spécifique.
En règle générale, le personnel informatique est désigné comme le premier groupe à bénéficier des nouvelles fonctionnalités. Sachez que notre offre MyOffice365 comprend un module de formation en ligne Office 365 afin d’accompagner vos utilisateurs de manière quotidienne à exploiter les services et s’approprier progressivement toutes ces nouveautés !
Par le passé Microsoft ne s’est malheureusement pas montré très bon élève sur sa communication autour des mises à niveau et évolutions de ses services… Mais les leçons des erreurs du passé ont apporté du renouveau chez le géant MS ! Désormais beaucoup plus enclin à communiquer et interagir avec les administrateurs systèmes, Microsoft publie plus de contenus autour des évolutions de ses services SaaS.
Tout comme un roadtrip dans l’univers IT, suivre les Roadmap officielles pour Office 365 vous permettra de bien comprendre comment votre entreprise peut s’adapter pour la suite. Ainsi vous pourrez rester à jour avec tous les déploiements passés, actuels et en développement de l’environnement Office 365.
Visitez http://Roadmap.office365.com pour voir ce qui arrivera très bientôt !
ActiveSync Exchange est toujours la méthode la plus courante de connexion d’appareils mobiles pour Exchange Online. Et ceci pour une simple et bonne raison : il offre une myriade de contrôles pour l’administrateur. Contrairement à la croyance populaire, ActiveSync avec Exchange Online correspond aux contrôles et aux politiques les plus stricts des suites de gestion d’appareils mobiles tiers, et couvre les appareils depuis les appareils IOS d’Apple, Android, les téléphones Windows, et prend même toujours en charge BlackBerry et Symbian… Avec plus de 60 stratégies et paramètres configurables, ActiveSync seul permet à une organisation de gérer leurs stratégies «Bring Your Own Devices» (BYOD).
Mobile Device Management va bien au-delà du simple contrôle de messagerie sur les appareils mobiles et apporte une plate-forme de gestion des applications mobiles complète pour un administrateur.
La gestion des appareils mobiles, d’autre part, élargit les fonctionnalités d’Exchange ActiveSync et fournit une étape supplémentaire dans la gestion des applications sur les appareils. La possibilité de mettre en conteneur ou de placer des applications en « sandbox » est particulièrement utile pour appliquer un contrôle d’entreprise dans une stratégie BYOD.
Comme nous l’avons souligné au début de cet article, Office 365 Entreprise et Business va bien au-delà de la simple suite d’applications de collaboration. En effet des services de sécurité et protection des données sont inclus et permettent à une entreprise de se prémunir face à un grand nombre de cybermenaces. Une fonctionnalité particulièrement efficace pour protéger les accès est la double authentification ou authentification multi-facteurs (MFA).
L’authentification multifacteurs permet de contrôler l’authentification en croisant une protection d’accès classique (comme leur mot de passe), et un appareil que l’utilisateur possède (comme leur smartphone). Au minimum, nous recommandons aux administrateurs d’avoir cette fonction pour verrouiller leur environnement de travail. En exploitant le portail Azure Single Sign-on, l’authentification multifactorielle peut s’étendre à des applications locales et autres, telles que DocuSign, DropBox for Business, Dynamics CRM, Google Apps, LinkedIn, etc.
En parlant d’Azure Single Sign-On, savez-vous à quel point il peut simplifier la vie de vos utilisateurs ? Le portail Azure SSO donne la possibilité à l’utilisateur d’utiliser ses identifiants Office 365 pour lancer tout une multitude d’applications qui prennent en charge les protocoles SAML, WS-Federation ou Open ID Connect. Pour en savoir plus contactez notre équipe qui se fera un plaisir de vous expliquer comment Azure SSO peut fonctionner pour votre organisation.
Une autre fonctionnalité d’Office 365 dédié à la sécurité qui est sous-utilisée est Azure Rights Management ou ARM. Par défaut, cette fonctionnalité n’est pas forcément activée et doit être configurée.
ARM vous permettra d’améliorer la sécurité de vos fichiers et dossiers dans OneDrive mais aussi sécuriser les fichiers sur votre propre bureau en mode hors connexion. La protection s’étend au travers des différentes suites Office qui l’ont déjà intégré pour verrouiller la sécurité sur les documents, que ce soit un document Word contenant des mots de passe sécurisés ou une base de données financière Excel ou Access.
Avec Azure Rights Management, vous pouvez créer des règles de messagerie pour activer Microsoft Message Encryption, où les e-mails peuvent être envoyés avec des informations sécurisées en toute sécurité à un destinataire. Ce destinataire devra alors utiliser obligatoirement soit un compte de connexion, soit un code d’accès unique. Azure Rights Management remplace la nécessité de disposer d’une infrastructure de gestion des droits d’informations sur plusieurs serveurs dans votre propre système d’informations.
Votre PBX est en fin de vie ou sa maintenance vous coûte trop chère ? Sachez que différentes solutions existent afin de profiter de votre téléphonie d’entreprise directement au travers des offres Office 365 Entreprise et Business. Pour vous orienter vers la solution la plus adaptée à votre organisation, il est très important de prendre en compte les usages de vos utilisateurs. Afin de comprendre les différentes possibilités disponibles, vous pouvez consulter notre article Migrer
votre téléphonie vers Office 365.
Si votre système téléphonique PABX actuel offre des fonctionnalités uniques que vous souhaitez conserver ou que vous bénéficiez de forfaits téléphoniques très avantageux auprès d’un opérateur, vous pouvez aussi déployer une infrastructure Teams Direct Routing. Il sera possible, plus tard, mettre en place un mode hybride et basculer certains utilisateurs sur Office 365 si vous le souhaitez.
Notre expertise sur les technologies Microsoft & Office 365 ainsi que sur les infrastructures de téléphonie IP vous permettra de bénéficier des meilleurs solutions modernes Cloud PBX.
Alors que de nombreuses entreprises hésitent encore à commencer à déplacer leurs e-mails et documents vers les services Cloud de Microsoft, il est important de rappeler certaines choses pas forcément évidentes à entendre. Dans la majorité des cas, Office 365 est bien plus sûr que les infrastructures existantes du point de vue des règles de sécurité. De plus le vieillissement des services Exchange on-premise et serveur de fichiers n’aident pas : mises à jour absentes suite à des configurations un peu « hasardeuses », matériel obsolète, manque de performance, difficulté de cartographier précisément toutes les sources de données, etc.
Office 365 dépasse les normes de conformité dans de nombreux secteurs que ce soit gouvernemental ou de la santé par exemple. Il est certain que pour ne pas entraver son avenir, Microsoft applique logiquement des politiques de sécurité parmi les plus strictes (physiques et logiques).
Vous pouvez comparer Office 365 aux calculs actuels de disponibilité sur vos services on-premise mais sachez qu’en termes de disponibilité de service, Office 365 offre 99,99% de temps de fonctionnement tout au long de l’année. Cela équivaut donc à seulement 52 minutes et 35 secondes de perte de service par an…
Disponible depuis peu, Microsoft nous a surpris avec Delve, un outil qui jusqu’à ce jour est pour la plupart des utilisateurs un mystère total… Delve est en fait un moteur de recherche Office 365 qui fournit des recherches rapides et pertinentes sur tout votre contenu stocké dans Office 365 ainsi que les interactions sociales au sein de l’organisation.
Basé sur le puissant Office Graph Engine, qui est le moteur œuvrant pour Yammer, Delve affiche le contenu qui pourrait être le plus pertinent pour chaque individu en fonction de ce qu’ils font déjà dans SharePoint, Exchange, ou OneDrive pour les entreprises. Bien exploité, Delve permet d’améliorer grandement la recherche d’informations et le partage en entreprise.
Votre projet de migration vers Office 365 est en phase de réflexion ? Nous vous invitons à contacter notre équipe afin de passer en revue les différentes options qui s’offrent à votre entreprise.
Vous pourrez ainsi éviter les principales erreurs commises par les entreprises lors de leur projet de migration Office 365 !
Afin d’offrir à nos clients un accompagnement encore plus poussé sur Office 365, nous avons ajouté une brique de formation à notre offre MyOffice365. Ce nouveau service de formation Office 365 vise à accompagner des utilisateurs professionnels de tous niveaux. En complément de MyOffice365 Plan 1, ce nouveau plan couvre un aspect essentiel à tout projet Office 365 en entreprise : l’accompagnement au changement.
Si vous souhaitez soutenir vos utilisateurs dans votre migration vers Office 365, découvrez comment MyOffice365 Plan 2 peut vous aider !
Il est certain que chaque projet de migration d’un environnement bureautique à un autre induit une certaine part de stress pour une majorité d’utilisateurs. Ainsi pour éviter que cette frustration ne se transforme en ressentiment qui finirait par impacter la productivité de l’entreprise, il est essentiel de gérer son projet de migration et d’accompagner au changement vers Office 365 Entreprise ou Business.
De nombreux projets Office 365 débutent par la mise en place de la messagerie professionnelle Exchange Online. L’environnement Office 365 comprend un ensemble de services de collaboration plus ou moins grand selon les types de plans sélectionnés. Si vous n’êtes pas familier des offres Office 365, vous pouvez consulter notre guide comparatif des licences Office 365 Entreprise.
La suite bureautique Microsoft Office fait parti des éléments inclus les plus connus mais ce n’est qu’une brique basique de l’environnement O365. Avec Office 365, l’idée de Microsoft est de pouvoir accéder à un panel complet de services et outils pour des utilisateurs professionnels. Vous y retrouverez donc des outils bureautiques (la fameuse suite Office avec Word, Excel, PowerPoint, etc.), une boite mail professionnelle, un espace de stockage Cloud sécurisé, des plateformes de communication et collaboration (SharePoint, Yammer, Teams), des services de téléphonie en complément (sur Skype et Teams),… jusqu’à certains services très pointus comme Microsoft PowerBI pour l’analyse de données.
Une intégration Office 365 dans votre entreprise offre donc un énorme potentiel de productivité supplémentaire pour vos collaborateurs… Encore faudrait-il leur montrer la voie pour les aider à se mettre en selle !
Lors d’une migration vers Office 365, des résistances peuvent s’installer selon les habitudes des utilisateurs. L’expérience nous montre que plus fort est le changement et plus la résistance peut être grande. Les habitudes de travail se trouvent modifiées et de nouveaux outils sont disponibles pour gérer les tâches quotidiennes. Afin de gérer ce « choc », il est essentiel d’anticiper en communiquant le plus possible auprès des utilisateurs. De nombreuses questions peuvent apparaître tels que « Pourquoi de nouveaux outils ?», « Quel intérêt pour l’entreprise ? Pour les équipes ?», « Vais-je perdre mes fichiers ?», « Quand se déroulera ce projet ? », etc.
Au-delà de cette première étape de préparation et d’anticipation, il sera nécessaire d’accompagner fortement les utilisateurs dans leurs premiers pas. Afin de gérer au mieux le projet, nous préconisons de créer un premier groupe d’utilisateurs dits « pilotes » qui sont les plus habiles en termes de changements et qui regroupent différents membres représentatifs des services. Ces utilisateurs pilotes seront donc vos alliés pour un projet réussi !
Une fois votre projet géré et la migration des environnements réalisés, les utilisateurs ont donc à disposition tout un nouvel ensemble d’outils et de services Cloud inclus dans Office 365. Pour maximiser le retour sur investissement réalisé dans l’environnement Office 365, il est essentiel que tous vos utilisateurs puissent exploiter pleinement leurs services.
La plateforme d’accompagnement Office 365 proposée conjointement avec notre partenaire permettra à votre entreprise de gérer pleinement la formation de vos utilisateurs sur leur nouvel environnement de travail. MyOffice365 Plan 2 offre donc un service complet de formation utilisateurs sur Office 365 afin de faciliter la prise en main, de développer les usages et la productivité de vos collaborateurs.
MyOffice365 Plan 2 répond donc à de multiples objectifs pour votre entreprise :
Les coûts de formation d’un utilisateur peuvent vite atteindre des sommets si on considère un modèle classique de formation en salle avec interlocuteur dédié pour une ou plusieurs journées. Ce modèle de formation se révèle globalement peu efficace en raison d’un manque d’attention des collaborateurs qui se sentent trop souvent obligés d’y participer. C’est pourquoi nous avons opté pour un service de formation à la demande sous forme de plateforme web consultable à tout moment et de manière illimitée. Ce nouveau type de service de formation Office 365 mixe donc les avantages de contenus numériques de qualité disponible en quantité avec un accompagnement humain au travers de rendez-vous hebdomadaires sous forme de webcast avec questions-réponses.
Au sein de cette plateforme de formation mêlant humain et digital, vous donnez ainsi la possibilité à tous vos utilisateurs de suivre des formations à distance sous forme de tutoriels vidéo, de cas d’usage ou encore en direct sous forme de webconférence avec un formateur expert des solutions Office 365.
Pour répondre aux exigences et aux besoins de vos utilisateurs, un grand nombre de ressources de formation Office 365 sont disponibles sous différents formats :
Sur notre plateforme vous retrouverez 22
parcours comprenant au total plus de 50 cours. Un seul parcours regroupe différents cours autour d’une thématique spécifique comme par exemple « Collaborer au sein d’un groupe Office 365 », « Organiser le travail avec Office 365 » ou encore pour les utilisateurs ayant des besoins plus avancés « Administrer Skype Entreprise ».
Chaque cours comprend différents types de ressources : sessions live en webconférence, des vidéos cas d’usage, des tutoriels vidéo, ainsi qu’un accès à un enregistrement d’une webconférence passée.
La plateforme continue chaque mois de s’enrichir sur de nouveaux sujets dans l’environnement Office 365. Que ce soit concernant les outils bureautiques Word, Excel ou PowerPoint par exemple ainsi que sur les services de collaboration tels que SharePoint, Skype Entreprise ou Teams mais aussi des outils moins exploités comme Sway et bien d’autres…
Chaque cours propose de participer à au moins une session en direct animée par un expert de la formation aux usages Office 365. Chaque semaine de nombreuses sessions sont organisés sur des créneaux variables. En général, 5 à 7 webconférences sont organisées toutes les semaines. Pour participer à ces sessions, vos utilisateurs n’ont qu’à se connecter avec leur login Office 365 et à interagir avec la conférence s’il le souhaite ou rester libre spectateur.
Après une migration vers un nouvel environnement de collaboration, reprendre ses usages quotidiens n’est pas toujours aisés et prend généralement un certain temps. On observe aussi parfois une certaine perte de productivité due à une frustration pour certains utilisateurs. Pour contrer cela, notre offre MyOffcie365 Plan 2 permet donc à vos utilisateurs d’accéder à de nombreuses vidéos courtes pour obtenir rapidement des réponses à leurs besoins.
La majorité des vidéos se basent sur des situations quotidiennes rencontrées par une grande majorité d’utilisateurs. Ces vidéos sont donc très bien reçus par les utilisateurs de nos clients car ils comprennent rapidement comment réaliser toutes leurs actions quotidiennes.
Actuellement la plateforme regroupe plus de 600 vidéos tutoriels pour aider vos utilisateurs à prendre en main leurs nouveaux outils mais aussi aller encore plus loin. Ces tutoriels vidéo explore les fonctionnalités de l’ensemble des services de la suite Office 365.
Afin de pousser vos utilisateurs à aller plus loin dans la simple adoption basique de leurs licences Office 365, il peut être bon de mener un programme d’adoption avec des temps forts et de petites récompenses à la clé. La plateforme de formation incluse dans notre offre MyOffice365 comprend un système de points liés au nombre de contenus consultés et d’interactions.
Ces points rapportent ensuite des badges à vos utilisateurs. D’autres types d’actions sont en cours de test et de déploiement afin de renforcer m’aspect gamification avec par exemple des quizz ou des vidéos interactives pour tester les connaissances.
La richesse de contenus de la plateforme apporte un véritable plus pour offrir une base solide de connaissance à vos utilisateurs. Cependant si ce dernier ne sait pas quoi rechercher, il peut être difficile pour lui d’accéder à des ressources pertinentes. Un moteur de recommandation basé sur un service d’intelligence artificielle a donc été mis en place afin de pousser des contenus spécifiques à vos utilisateurs selon leurs recherches et leurs intérêts.
Chaque utilisateur profitera donc de recommandations complètement personnalisées selon son profil et ses besoins. En fonction de son niveau de connaissance estimé par la plateforme, différents cours lui seront proposés ce qui augmentera progressivement son intérêt et le poussera à aller plus loin dans son exploitation des outils Office 365.
ment personnalisées selon son profil et ses besoins. En fonction de son niveau de connaissance estimé par la plateforme, différents cours lui seront proposés ce qui augmentera progressivement son intérêt et le poussera à aller plus loin dans son exploitation des outils Office 365.
Offrir à vos utilisateurs un environnement de collaboration puissant et complet est une première étape dans la transformation de votre entreprise. En leur proposant une plateforme de ressources complètes accessible via MyOffice365, vous améliorerez sensiblement votre retour sur investissement.
Pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous accompagner à intégrer Office 365, prenez conseil auprès de nos experts !
Microsoft Teams a déjà 2 ans d’existence… Et pour fêter un tel anniversaire, Microsoft a prévu de nombreux cadeaux pour ses utilisateurs ! Avec désormais plus de 500 000 entreprises clientes, Teams est le produit Office 365 ayant connu le démarrage le plus fulgurant. De nombreuses grandes organisations ont rapidement migrées vers Teams afin de profiter rapidement de la nouvelle Digital Workplace de Microsoft. C’est donc sans surprise que Microsoft continue d’ajouter de nouvelles fonctionnalités à Teams.
Découvrez toutes les nouveautés Teams 2019…
En 2018, Microsoft a ouvert ses premiers Datacenters en France comme nous vous l’annoncions dans notre article « Microsoft ouvre ses premières régions Azure en France ». Par conséquent, les données des nouveaux clients Office 365 se trouvent en France à l’exception des données de Microsoft Teams encore situées en EMEA.
Depuis le 18 mars 2019, Microsoft stocke donc automatiquement toutes les données liées à Teams dans ses datacenters de Paris et Marseille. Cela comprend les chats Microsoft Teams, les conversations d’équipe, les images, les messages vocaux et les contacts ; le contenu du site SharePoint Online et les fichiers stockés sur ce site ainsi que les fichiers stockés sur OneDrive for Business.
Concernant tous les clients français déjà existants sur Office 365 Entreprise et Business, Microsoft a indiqué vouloir progressivement migrer leurs données Teams vers la France mais n’a pas communiqué de calendrier précis. La migration des données Teams pour les clients existants se fera donc au goutte à goutte en fonction du nombre de licences sur le tenant sans que les clients puissent en faire la demande.
Régulièrement enrichi de nouvelles fonctionnalités, Teams dévoile progressivement tout son potentiel et commence à devenir une plateforme de communication incontournable sur le marché. Concernant la partie communication sur Teams, Microsoft a mis en place de multiples nouveautés :
La mise en place de l’architecture Teams Direct Routing comme nous vous l’annoncions avec notre nouvelle offre permet d’exploiter des Session Border Controllers (SBC) avec Office 365 afin d’y raccorder n’importe quel trunks SIP. Cette nouvelle architecture continue d’être améliorée avec notamment le support du Media Bypass. Le Media Bypass améliore la qualité audio-vidéo en permettant d’établir une connexion directe entre les utilisateurs et le SBC sans passer le flux media par Office 365.
Le développement progressif de Teams Direct Routing pousse Microsoft à s’orienter de plus en plus vers des SBC virtuels hébergés sur Azure afin d’améliorer grandement la qualité du service. L’approche “full Cloud” sans équipements matériels est en effet une des pistes que nous recommandons grandement à nos clients afin d’obtenir une haute qualité de service téléphonique avec Teams Direct Routing.
Du côté des fonctionnalités téléphoniques, Teams n’est pas en reste et continue de s’enrichir de nombreux éléments présents ou non dans Skype Entreprise. Sur cette salve d’annonces Microsoft a particulièrement insisté sur le routage des appels basés sur la localisation, la musique d’attente et la gestion des appels en cas d’interlocuteur occupé (Busy on Busy et Voicemail on Busy) .
Depuis déjà 2 ans, les utilisateurs de Teams et Office 365 profitent du service de messages vocaux Cloud Voicemail (CVM). Cette fonctionnalité est désormais compatible avec un déploiement hybride Skype for Business Server ainsi que Lync Server 2013.
En tant que plateforme centrale de communication en entreprise, Microsoft Teams est une arme redoutable pour la gestion des meetings. Et Microsoft compte bien aller encore plus loin sur le sujet grâce à de multiples nouveautés :
Afin d’élargir le choix offert aux clients Office 365, de nouveaux périphériques de visioconférence et téléphonie pour Teams ont été annoncés par les fournisseurs partenaires. Parmi les appareils de salles de réunions de plus en plus répandu au sein des entreprises, Office 365 accueille les Yealink MVC500 et MVC800. De nouveaux périphériques dédiés à Teams sont aussi de la partie : le Logitech Tap, système épuré et discret qui peut être fixé sur un bureau ou au mur ; le Poly Studio qui se veut très simple de connexion avec un système entièrement plug and play ou encore la caméra 4K Yealink VC200 avec un angle de prise de vue de 103° et 6 micros avec filtrage intégré des bruits de fond.
Du côté de la Téléphonie Teams, plusieurs nouveaux téléphones verront le jour avec notamment les vidéophones Crestron Flex P250 et Yealink VP59 permettant aux utilisateurs de profiter d’une expérience vidéo et audio riche sur un seul téléphone de bureau.
D’autres périphériques ont quant à eux été améliorés afin de faciliter l’usage de Teams notamment les téléphones de type haut-parleur Jabra Speak 710-Teams, Sennheiser SP30-Teams et Yealink CP900 qui possèdent désormais des boutons Teams dédiés. Ces boutons de raccourcis Teams permettent d’effectuer plus rapidement des actions directement sur l’appareil lorsque vous êtes connecté sur Teams via PC ou smartphone.
Des fonctionnalités de sécurité et de conformité ont aussi été ajoutées à Teams. La protection des données et la gestion des accès est une véritable problématique pour de nombreuses entreprises qui mettent à disposition des environnements de collaboration de plus en plus complet. Microsoft complète donc ses services dans l’objectif d’offrir un contrôle plus performant mais aussi le plus simplifié possible :
La plateforme Teams évolue sans cesse et il semble que Microsoft souhaite pousser un maximum de nouveautés afin de convaincre les entreprises de migrer leur environnement de collaboration. Nos équipes œuvrent actuellement sur de nombreux projets Teams avec ou sans téléphonie intégrée.
Si vous souhaitez plus d’informations sur une possible migration vers Teams Office 365, notre équipe est donc à votre disposition pour en discuter !
