Chapitre 3 : Migration vers un nouvel environnement de collaboration

Des organisations de toutes tailles et tous secteurs cherchent à moderniser leur environnement de collaboration afin de proposer à leurs employés les meilleurs outils de productivité du marché. Sous le terme de « transformation digitale », cette évolution nécessite une métamorphose du système d’informations des entreprises pour pallier les limitations de votre infrastructure actuelle. Ce chapitre vous présente une analyse de l’évolution des systèmes d’informations des entreprises et des solutions modernes pour transformer votre environnement de collaboration ainsi que des pistes pour mener à bien votre projet de migration et favoriser l’adoption de ces outils par vos utilisateurs.

Retrouvez le précédent chapitre de notre série sur la transformation digitale de l’entreprise :

Chapitre 2 : Collaboration entre tous les services de l’entreprise

L’évolution des systèmes informatiques pour les PME

Tandis que la nécessité de faire évoluer les outils de collaboration est largement admise et d’une nécessité urgente dans certains cas, de nombreuses sociétés hésitent encore à se lancer dans leur projet de migration vers un nouvel environnement collaboratif. Pourtant certaines organisations ont déjà fait un premier pas dans les nouveaux services Cloud sous la pression de leurs utilisateurs qui réclament plus de fonctionnalités pour collaborer avec leurs partenaires/clients.  

L’évolution des systèmes informatiques au sein des organisations a conduit à 3 grandes configurations majeures même si certaines entreprises se retrouvent parfois entre plusieurs catégories ou dérivent un peu de ce modèle, la définition de ces 3 situations vous permettra de situer votre entreprise et comprendre comment engager au mieux votre projet.

• Les systèmes IT dits « legacy » :

Si votre entreprise était en activité avant 2010, vous êtes certainement passé par cette configuration. Dans ce cas de figure, aucune application Cloud n’est exploitée directement par l’entreprise. Si des services Cloud sont utilisés par certains salariés cela relève du cadre du « Shadow IT » qui désigne l’utilisation d’outils non contrôlés par le service informatique.  Dans les années 2010, les applications de Shadow IT les plus courantes étaient du type DropBox, Skype, Google Drive, etc. Mais de nos jours si votre entreprise ne possède pas les principaux services de collaboration alors vos collaborateurs peuvent exploiter un nombre très important d’applications non contrôlées tels que Slack ou Zoom par exemple. Cet ensemble représente généralement une importante faille de sécurité car de nombreux utilisateurs y exposent des données professionnelles voire leurs identifiants qui sont les mêmes pour toutes les applications…

Dans cette situation, l’expérience d’utilisation est uniquement centrée sur le lieu de travail. Le salarié se connecte à son bureau où il peut accéder aux données et outils de l’entreprise. Pour les systèmes d’information les plus sécurisés, les identifiants des utilisateurs étaient gérés avec un annuaire centralisé de type Active Directiry et devaient être modifiés une fois de temps en temps. Les utilisateurs y ajoutaient donc un chiffre à la fin ou autre astuce pour éviter une véritable modification, pour le plus grand bonheur des hackers… Disposer d’un accès à distance était possible mais relever du défi et en cas d’utilisation hors des murs de l’entreprise de nombreux problèmes de synchronisation faisaient leur apparition. Les utilisateurs avaient donc recours à de nombreux services tiers non contrôlés.

• Les systèmes IT dits « hybrides » :

Actuellement ce type de système d’informations est le plus répandu. Certaines applications de types services Cloud sont hébergés par des acteurs tiers tels que Microsoft, Google, OVH ou Amazon mais contrôlés par le service informatique de l’entreprise. En parallèle, des services de collaboration on-premise hébergés par l’entreprise sont toujours à disposition des salariés tels que les messageries Lotus Notes, Exchange, des serveurs de communication unifiée Skype for Business ou encore des infrastructures de téléphonie IP.

En fonction du développement de ce système hybride, certains services ont même mis en place des interconnexions entre les annuaires d’identifiants locaux (Active Directory) et les versions Cloud (Azure AD) afin de simplifier l’expérience de connexion des utilisateurs.

De nombreuses problématiques d’intégrations et interconnexions entre les services persistent dû à la complexité de la situation. Certaines entreprises n’osent parfois plus avancer dans leur projet de migration de peur de casser leur système actuel et se retrouvent donc vouées à dériver dans cette zone intermédiaire…

Cette modernisation du système informatique a majoritairement été poussée par les « travailleurs à distance » qui sont désormais des « travailleurs mobiles ». Ceci est en grande partie dû à l’essor des applications Cloud et à la prolifération des appareils mobiles. Les utilisateurs n’hésitent plus à travailler hors du bureau et les appareils mobiles sont très souvent préférés aux PC traditionnels.  

• Les systèmes IT dits “modernes” :

Encore très peu de PME ont adopté cette configuration mais cela tend à changer progressivement avec les besoins des utilisateurs qui évoluent et les solutions Cloud qui sont désormais beaucoup plus abordables. Le système d’information moderne se distingue par de multiples caractéristiques :

• Le service informatique a la main sur les applications tierces, elles sont toutes liées par une identification unique (Single Sign-On ou SSO) avec des services tels que Azure AD et aucunes de celles-ci n’est hébergées par l’entreprise ;
• Le changement de mot de passe est géré à la demande des utilisateurs sauf dans le cas d’une faille de sécurité démontrée et l’authentification multifacteurs (MFA) est largement déployée ;
• Un ensemble de service de communication et collaboration est déployé pour tous les utilisateurs qui ne rencontrent donc aucunes difficultés à contacter un membre de leur entreprise sans avoir à passer par des demandes d’intégration au service IT ;
• Tous les périphériques sont gérés de manière centralisée avec des services conçus pour cela (par exemple Intune), la mise à disposition des périphériques professionnels se fait donc très simplement ;
• Tous les points de contacts informatiques avec l’entreprise sont sécurisés grâce à de multiples services de protection : Identity Protection, Windows Defender, Advanced Threat Protection, etc.
• La protection des applications mobiles et des données est renforcée avec des outils de sécurité comme Cloud App Security ou Azure Information Protection par exemple.

Cette configuration offre une plus grande part de libre-service aux utilisateurs comme par exemple la réinitialisation de mot de passe ou la recherche de sauvegardes sans passer par le service informatique. Cela permet progressivement de décharger le service informatique des demandes chronophages afin de se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée. De plus en diminuant la frustration des utilisateurs, vous améliorez nettement leur expérience ce qui rend le travail collaboratif plus agréable et productif.

Il est essentiel que les entreprises adoptent progressivement cette configuration moderne car elle représente la configuration la plus performante et la plus rentable du marché tout en développant le champ des possibles en termes informatiques.

Le rôle de la DSI dans un système d’information moderne

L’évolution vers un système informatique moderne ne se fait malheureusement pas tout seul. Il est nécessaire de pousser cette évolution en déployant un projet bien préparé et réfléchi afin d’anticiper les éventuels écueils possibles. Il est en effet nécessaire de posséder une expertise des environnements collaboratifs type Microsoft 365 et des services liés comme Azure AD, Intune ou Autopilot par exemple. De nombreuses questions feront alors leur apparition…

• Quelle est la politique à appliquer en matière de gestion des périphériques professionnels et personnels ? Allons-nous autoriser la pratique du BYOD ?
• Quels services de sécurité allons-nous déployer pour assurer la protection de nos données ?
• Comment les failles de sécurité seront-elles gérées ? Avec quels types de réponses ?
• Quels dispositions pour gérer la conformité des données dans le cadre des réglementations en vigueur (RGPD, données santé, etc.) ? Quels politiques de rétention et classification ?  

Avec l’évolution des usages de nos collaborateurs et des besoins de collaboration, toutes ces questions sont déjà présentes qu’on le veuille ou non. Il est désormais temps d’y répondre et l’évolution vers un système IT moderne vous offre tous les outils pour le faire.

En tant que responsable informatique ou Directeur des systèmes d’information, il vous incombe de définir précisément le cadre à adopter en accord avec votre direction générale. De multiples questions annexes viendront donc s’ajouter à tout cela : limites de budget, ressources humaines et matérielles à mettre en œuvre, planification du projet, formation des administrateurs et des usagers,… Vous avez aussi la charge d’anticiper le déploiement de ces outils et de leur maintien en condition opérationnelle en gérant les questions de ressources réseaux, matériels, prise en main par les différents services, etc.

En fin de compte, ce n’est pas parce que le système informatique migre vers le Cloud et que les utilisateurs finaux obtiennent une part de liberté supplémentaire que votre rôle s’en trouve diminué. Bien au contraire, le système IT moderne nécessite des personnes compétentes en charge pour le diriger et vous êtes l’homme de la situation ! Bien entendu se faire accompagner par un acteur des services Cloud tel que Openhost simplifiera vos déploiements et vous ouvrira le champ des possibles car vous bénéficierez de notre expérience et expertise sur ce nouvel environnement IT moderne.

Les avantages d’un environnement collaboratif moderne avec Microsoft 365

De tous points de vue, la migration vers un environnement collaboratif moderne se justifie. En termes financiers, les solutions sont plus rentables lorsque que l’on compare les coûts totaux liés aux systèmes on-premises (matériel, humain, ressources de gestion, maintenance, évolution, etc.). Vous bénéficiez aussi instantanément d’une performance accrue : plus de services, stockage supérieur, haute disponibilité, maintenance 24/7, etc. Le fait de passer par des services tiers accompagné par un fournisseur Cloud, vous permet aussi de bénéficier de garanties sur les performances et la disponibilité de vos outils !

Et s’il fallait encore vous convaincre, voici quelques-uns des nombreux avantages offerts par les solutions Office 365 et Microsoft 365 :

• Disponibilité : « Anytime, anywhere, any device », votre environnement de collaboration et vos données sont disponibles partout et tout le temps avec un niveau de service à 99,95% minimum voir 99,99% pour certains services ;
• Up to date : Vous bénéficiez de services toujours à jour avec toutes les dernières fonctionnalités ;
• Sécurité : Des patchs de sécurité très réguliers s’appliquent automatiquement, face aux nombreuses menaces de sécurité en entreprise c’est désormais un minimum ;
• Transparence des coûts : un tarif mensuel prévu et donc intégré au budget dès le départ ;
• Flexibilité : Vous pouvez ajouter ou retirer des licences d’un mois à l’autre pour adapter votre environnement Office 365 en fonction des besoins de votre activité (par exemple ajouter un certain nombre de licences sur une période de temps prédéfinie).

Microsoft 365, le meilleur des services Cloud pour votre entreprise

Microsoft 365 est un ensemble de services et d’outils répondant à tous les besoins des entreprises : productivité, communication, collaboration et sécurité. Adopté par plus de 80% des entreprises du CAC40 et près de la moitié des entreprises françaises, Office 365 a progressivement conquis le marché de la collaboration. Au fil des années, Microsoft a ajouté des fonctionnalités et outils pour répondre aux besoins des utilisateurs professionnels. Quelques années plus tard, Microsoft 365 est né pour mettre à disposition un package complet de services pour déployer très rapidement un environnement de collaboration moderne !

Les offres Microsoft 365 se déclinent en 2 familles : Microsoft 365 Business Premium pour les entreprises de moins de 300 utilisateurs et Microsoft 365 Entreprise qui contient différentes licences. Chaque licence inclut 3 composantes principales que sont :

• Windows 10 est le tout dernier système d’exploitation pour ordinateur de Microsoft. L’édition de Windows 10 dépend du type de licence Microsoft 365 souscrite. Les différents types d’OS disponibles sont : Professionnel, Entreprise et Education.
• Office 365 est une suite bureautique, de collaboration et de communication comprenant de nombreuses applications : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint. En complément de tout ceci, Office 365 contient un espace de stockage OneDrive de 1 To par utilisateur ainsi que diverses fonctionnalités de conformité et de sécurité. En fonction de votre plan MS365, les versions incluses peuvent être : Office 365 F1, Office 365 Business Premium ou Office E3/E5. Voici un article qui vous permettra de comparer les licences Office 365 Business et Office 365 Entreprise afin d’en savoir plus sur les services inclus : Comparer les offres Office 365 Business et Entreprise
• Enterprise Mobility + Security (EMS) est un ensemble de services de sécurité. Microsoft EMS offre un niveau de sécurité plus avancé et vous permettra de personnaliser vos stratégies de sécurité selon les besoins de votre entreprise. En fonction du plan souscrit vous aurez accès à des fonctionnalités selon 4 thématiques : gestion des identités et des accès, sécurité basée sur les identités, productivité mobile gérée et protection des informations.

Les services inclus varient donc en fonction de la licence Microsoft 365 sélectionnée. Les licences Microsoft 365 Entreprise vous offrent une palette large d’outils de sécurité et de protection. Il vous sera possible de déployer des politiques contre la perte de données (Data Loss Prevention) pour protéger les données de votre entreprise, sécuriser les accès à l’ensemble de vos applications métiers avec Cloud App Security ou simplifier la gestion des mots de passe en renforçant le niveau de protection avec le self-service reset, le Single Sign-On SSO et Azure Password Protection.

Concernant la suite Office 365 incluse, elle comprend un large panel de services de collaboration et communication qui varient en fonction du type de licence. De manière générale, Office 365 vous offre :

• Des applications de communication unifiées pour rapprocher vos équipes et dire adieu aux problématiques des réunions trop longues grâce à la visioconférence et le partage d’écran = Microsoft Teams, Outlook, Yammer et SharePoint ;
• Des services de stockage et partage en ligne pour simplifier les échanges de documents et de données de manière complètement sécurisée : OneDrive, SharePoint ;
• Des outils de partage d’informations pour faciliter la gestion des projets et favoriser le partage d’idées : To-Do, Planner.

Voici un article qui vous permettra de comparer les fonctionnalités incluses dans les différentes offres Microsoft 365 :

Comparer les offres Microsoft 365 Business Premium et Microsoft 365 Entreprise

Comment définir son environnement Microsoft 365 ?

Microsoft 365 offre un pack complet de services tout-en-un mais pour certaines raisons, vous pouvez ne pas souhaiter bénéficier d’une offre aussi complète dans un premier temps. Les multiples licences Office 365 et autres produits Microsoft vous permettent de définir un environnement personnalisé. Cependant entre toutes les offres Office 365 Business, Office 365 Enterprise et les plans de produits online (Exchange, EMS, AIP, etc.), pas toujours évident de faire le bon choix !

Différents facteurs de décision entreront en jeu comme le montant du budget alloué mais aussi les fonctionnalités recherchées. Il est essentiel de prendre en considération le coût des modules à ajouter lorsque vous souhaitez intégrer des services non inclus de base. Les offres Office 365 Enterprise sont des packages regroupant différents services à moindre coût. Par exemple si vous choisissez une licence Office 365 E3 et souhaitez bénéficier du système téléphonique intégré avec Teams alors vous devrez ajouter 6,70€ ainsi que 3,40€ par mois pour le système audioconférence ; vous ne serez alors plus qu’à quelques euros du prix de la licence E5.

En tant que partenaire Microsoft de longue date, Openhost possède une expérience très riche en conseils, mise en place et gestion d’environnements Office 365. En bénéficiant de notre accompagnement complet, c’est l’assurance d’un projet de migration Office 365 réussi pour votre entreprise.

Comment migrer vers un environnement collaboratif moderne ?

Lors d’un projet de migration vers un nouvel environnement collaboratif, il ne faut pas perdre de vue que vos utilisateurs et votre entreprise voudront :

• Être capable de continuer leur activité quotidienne comme si de rien n’était ;
• Comprendre comment les nouveaux services Cloud vont reproduire les fonctionnalités qu’ils avaient sur l’ancien système ;
• Explorer leurs nouveaux outils avant une migration complète.

Vous comprenez donc que la gestion d’un projet de migration ne doit pas s’apparenter à un « Big bang » de l’ancien système pour tout basculer d’un coup. Une approche progressive est recommandée afin d’avancer de manière incrémentale tout en favorisant la communication et la transparence avec vos utilisateurs. Voici deux méthodes basées sur des approches quelque peu distinctes qui pourraient vous aider :

Une migration programmée des services

Les services de collaboration doivent être séparés au maximum pour les migrer progressivement un par un tout en évitant les coupures simultanées. Par exemple si on prend le cas de la messagerie mail et du service de téléphonie, on peut migrer ces deux services à différentes dates ce qui permettra de ne pas trop bousculer les utilisateurs. Certains services sont parfois interdépendants, il sera alors nécessaire de les regrouper dans une même phase afin d’éviter tout problème majeur.

En migrant vers Office 365 ou Microsoft 365, vous bénéficiez d’un environnement de collaboration complet. Il sera dès lors possible de déployer les licences Office 365 en procédant à la migration de la messagerie mail dans un premier temps seulement, quelques mois plus tard le service de téléphonie pourra être basculé en s’assurant que vos utilisateurs ont bien pris en main la nouvelle plateforme Microsoft Teams depuis laquelle tous les appels téléphoniques seront passés.

Ainsi chaque groupe de services pourra être migré indépendamment en ayant au préalable pris le soin d’informer et exposer aux utilisateurs les nouveaux outils de collaboration.

Une migration par sites d’exploitation ou groupes d’utilisateurs

Si vous êtes dans la situation d’une plus grande entreprise, une coupure de services momentanée pourrait bien s’avérer désastreuse. Il est donc essentiel de fractionner la charge du projet en de multiples sites qui peuvent être éloignés physiquement ou de différentes natures, on parlera dès lors de « migration par groupe d’utilisateurs » (et non plus par « groupes de services »). Votre équipe pourra ainsi se focaliser sur la gestion des incidents auprès d’un groupe restreint de collaborateurs.

Par exemple en procédant à votre migration vers Office 365 avec Openhost, vous bénéficierez d’une bascule progressive qui n’impactera pas toute votre entreprise d’un seul coup. Ceci vous laissera le temps de vous assurer que les utilisateurs n’auront pas rencontré de difficultés sans être étouffé par une trop grosse charge de travail.

Cette approche s’avère un peu plus longue mais parfois nécessaire si votre équipe informatique est plus restreinte. Dans cette configuration vous pourrez aussi bénéficier d’une courbe d’apprentissage plus étalée pour gérer au mieux les demandes des utilisateurs. Chaque phase nécessite d’être bien préparée et exécutée pour que le projet d’ensemble soit en parfaite harmonie une fois tous les groupes d’utilisateurs migrés sur votre nouvel environnement.

Migrer vers Office 365 n’est que le début de votre projet et non une fin en soi, il vous sera nécessaire de gérer et surveiller votre environnement pour l’exploiter pleinement tout en faisant face aux multiples problématiques qui peuvent survenir.

Une migration simplifiée avec l’accompagnement MyOffice365 par Openhost

Des études montrent qu’à la mise en place d’un nouvel environnement collaboratif par l’employeur, 70% des salariés n’utilisent pas les outils proposés… Encore aujourd’hui trop peu d’entreprises complètent leur investissement dans un nouvel environnement par une offre d’accompagnement permettant de répondre aux besoins d’expertise et d’informations de leurs équipes.

MyOffice365 permet de répondre à de multiples problématiques rencontrées à différents stades de votre projet de migration vers Office 365 :

• Avant votre migration vers Office 365 : Il est difficile d’anticiper les problèmes de performances que certains sites pourraient avoir et les mesures réseaux ne suffisent pas à détecter les goulots d’étranglement. MyOffice365 permet d’évaluer la capacité des sites distants à fournir des services de qualité à vos utilisateurs. Les améliorations d’infrastructures peuvent ainsi être anticipées pour un environnement Office 365 le plus performant possible.
• Pendant la migration : Il est rarement possible de détecter les problèmes avant les utilisateurs et de comprendre l’impact des changements sur l’expérience utilisateur. Avec MyOffice365 vous pourrez détecter les problèmes et leurs causes avant les utilisateurs et ainsi diminuer les demandes les demandes de support !
• Après migration des données : Sans mesures, il est impossible de comprendre la réalité des problèmes de performances rencontrés. Nos équipes pourront ainsi déterminer si les solutions mises en place ont entièrement résolu les problèmes identifiés et si des points faibles persistent. Grâce à MyOffice365, notre équipe se charge de la résolution des problèmes liés à votre environnement Office 365. Ce type d’incidents vous oblige normalement à prendre contact directement avec le support Microsoft, un processus long et fastidieux. MyOffice365 nous permet d’obtenir des mesures réelles qui prouvent l’existence de problèmes que nous pourrons identifier et résoudre.

Notre offre d’accompagnement permet de cibler l’ensemble des besoins autour de votre projet, de définir votre plan de migration et de déploiement ainsi que des conseils sur les fonctionnalités à déployer selon vos objectifs. Il est important de garder à l’esprit que le changement soulève toujours des résistances. Pour réussir votre projet de migration, il est donc indispensable de prendre en compte les attentes des collaborateurs qui sont au premier plan de ce projet. Communiquer et former sont donc deux phases nécessaires pour favoriser l’adoption de vos nouveaux outils.

Découvrez notre offre d’accompagnement MyOffice365

Il est important de communiquer avec vos utilisateurs durant toutes les phases du projet de déploiement Microsoft 365. En fonction de la culture de votre entreprise, vous pouvez communiquer par différents moyens (emails, affichage, jeux concours, événements…). La sensibilisation de vos collaborateurs vous aidera à obtenir leur adhésion et à favoriser l’adoption d’Office 365 sur le long terme.

Chaque entreprise qui souhaite migrer vers un nouvel environnement collaboratif s’élance d’une certaine façon dans l’inconnu. Cette sensation peut faire peur mais cette évolution doit être lancé de manière volontaire avant qu’elle ne soit contrainte. Nous serons ravis de vous accompagner vers Office 365 ou Microsoft 365 pour réduire les risques liés à ce projet et exploiter au maximum vos futurs services.

Vous souhaitez en savoir plus sur le déploiement d’un environnement Office 365 pour votre entreprise ? Ou connaitre les possibilités d’accompagnement pour migrer vos différents outils (messagerie, téléphonie, gestion documentaire, etc.) ?

N’hésitez plus et bénéficier de toute notre expertise en tant partenaire Microsoft depuis plus de 10 ans !

Retrouvez le précédent chapitre de notre série sur la transformation digitale de l’entreprise :

Chapitre 2 : Collaboration entre tous les services de l’entreprise

Kim

Passionné par les nouvelles technologies depuis toujours, j’ai croisé un jour la route du marketing et ne l’ai jamais quitté depuis ! Jeune recrue dans l’aventure Openhost, je mets aujourd’hui mes compétences à disposition pour développer la visibilité de l’entreprise sur le web.

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