Vous avez migré votre messagerie professionnelle vers Microsoft 365 et vous souhaitez désormais profiter de toutes les fonctionnalités offertes par Exchange Online :
Saviez-vous qu’avec Exchange Online Plan 1 vous pouvez profiter gratuitement de 50 Go d’archivage minimum pour votre boîte aux lettres professionnelle ?
Dans cet article, nos experts vous expliquent comment tirer pleinement parti des fonctionnalités d’archivage de votre abonnement Exchange Online.
L’archivage en ligne est une fonctionnalité basée sur le Cloud qui permet de stocker des courriels dans un emplacement sécurisé séparé de la boîte aux lettres (BAL) principale. Il ne faut pas confondre l’archivage Exchange Online avec le dossier “Archive” qui figure dans la BAL par défaut. C’est dans ce dossier que sont déplacés les éléments lorsque vous cliquez sur le bouton “Archiver”. Dans cet article, nous parlerons uniquement de l’archivage en ligne Exchange.
L’archivage est destiné aux e-mails et autres éléments d’une BAL qui doivent être conservés mais qui n’ont pas ou peu besoin d’être (re)lus. Les emails archivés peuvent être consultés et gérés de la même manière que les emails présents dans la boîte aux lettres. L’archivage n’est pas actif par défaut. Il est possible de l’activer via le centre d’administration Exchange. Nos experts vous accompagnent dans cette démarche, contactez-nous pour en savoir plus.
Vous pouvez déplacer manuellement des emails vers l’archive ou configurer des règles d’archivage automatiques qui déplacent les emails vers l’archive en fonction de critères prédéfinis, tels que l’ancienneté ou l’étiquetage. Il est également possible de configurer une stratégie de rétention pour définir combien de temps les courriels doivent être conservés dans l’archive avant d’être supprimés. Cela peut être utile pour respecter vos exigences en matière de gestion de l’information et de conformité règlementaire.
La capacité de stockage de l’archive d’emails est distincte de la capacité de stockage de la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Elle dépend de l’abonnement Exchange auquel vous avez souscrit. Avec Exchange Online (Plan 1) et toutes les autres licences qui le contiennent (Microsoft 365 Business Basic/standard), vous bénéficiez de 50 Go d’archives INCLUS, en plus d’une boîte aux lettres de 50 Go, soit 100 Go au total.
“Exchange Online Archiving” permet d’augmenter la taille de l’archivage jusqu’à 100 Go extensible. Il est présent dans les licences Exchange Online (Plan 2) et Microsoft 365 Business Premium et disponible en tant qu’add-on dans la plupart des autres licences (Exchange Online Plan 1, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard…).
Une fois arrivé à 90 Go, nous vous recommandons de contacter Openhost pour activer l’extension automatique de l’archivage. Lorsque cette fonctionnalité est activée, un espace de stockage supplémentaire est automatiquement ajouté à la BAL d’archivage de l’utilisateur dans la limite de 1,5 To, ce qui signifie que les administrateurs n’ont pas à demander un stockage supplémentaire. Le taux de croissances de emails ne doit pas dépasser 1Go/jour/utilisateur.
L’extension automatique de l’archivage peut être activée pour quelques utilisateurs ou pour l’ensemble des utilisateurs.
Nous avons vu que l’archivage Exchange Online est une fonctionnalité utile pour stocker et conserver les emails de manière organisée. Il vous permet de libérer de l’espace dans votre boîte aux lettres mais aussi de respecter vos obligations en matière de conformité réglementaire. Grâce à son accessibilité depuis votre client de messagerie, vous pouvez facilement accéder et rechercher vos emails archivés en toute simplicité. En somme, l’archivage Exchange Online est un outil pratique pour gérer efficacement vos communications électroniques.
Cette fonctionnalité vous intéresse ?
Obtenez des réponses aux questions fréquemment posées sur la fonctionnalité d’archivage en ligne Exchange. Cette rubrique est régulièrement mise à jour.
Il est tout à fait possible d’avoir une archive par BAL partagée (BAL partagées “Service clients”, “Recrutement”, “Communication”…).
Comme pour les BAL utilisateur, l’archivage n’est pas actif par défaut, il faudra donc l’activer manuellement. Par défaut 50 Go sont disponibles, mais il est possible de l’augmenter de la même manière.
L’archive de la BAL partagée apparaîtra automatiquement sur Outlook pour les utilisateurs membres (uniquement pour l’application installée en client lourd/sur le poste).
Si un utilisateur déplace un mail dans l’archive de la BAL partagée, tous les autres utilisateurs le verront au même endroit. S’il le déplace dans sa propre BAL par contre, le mail ne sera plus visible par les autres.
Dans Outlook, tous les comptes utilisateur ont accès à un dossier par défaut nommé “Archive” dans lequel peuvent être archivés manuellement des emails/conversations. Ce dossier ne peut pas être supprimé, au même titre que “Boîtes de réception”, “Eléments envoyés, Eléments supprimés”…
L’utilisation du bouton “Archiver” pour déplacer des messages vers le dossier d’archivage ne réduit pas la taille de votre boîte aux lettres. Si vous possédez une BAL volumineuse, privilégiez l’archivage en ligne dans Microsoft 365 pour gagner de l’espace de stockage.
Votre BAL d’archivage apparaît à côté de vos autres BAL dans Outlook, ce qui rend la recherche et l’accès aux éléments stockés dans l’archive simples et rapides.
Vous pouvez explorer le contenu du dossier d’archive, et glisser-déposer des emails vers et depuis ce dossier selon vos besoins.
Dans Exchange Online, vous pouvez utiliser des stratégies d’archivage pour déplacer automatiquement des éléments de votre BAL vers votre BAL d’archivage.
Par défaut, tous les emails datant de plus de 2 ans sont archivés.
En tant qu’administrateur vous pouvez personnaliser ces stratégies pour chaque dossier en fonction des besoins de vos utilisateurs.
Par exemple, vous pouvez configurer le déplacement automatiquement des éléments du dossier “Facture” de Marc du service Compatibilité vers sa BAL d’archivage au bout d’un 1 an.
Depuis de nombreuses années et pour bon nombre d’entre nous la messagerie est très certainement l’outil de travail principal. Le temps moyen passé par un cadre français sur sa messagerie est de 5,5 heures par jour selon une étude menée par BFM Business et c’est sans compter l’usage progressif du smartphone pour la consultation des emails professionnels.
L’augmentation des CRM, ERP et autres logiciels métier connectés à la messagerie ainsi que la prise de rendez-vous automatique depuis ou via la messagerie rendent cet outil indispensable en devenant le point central de nos actions quotidiennes.
La principale raison qui encourage une entreprise à migrer sa messagerie actuelle vers une autre réside dans le souhait de mettre en œuvre au sein de l’entreprise des fonctionnalités devenues incontournables, telles que :
De plus la messagerie Exchange sur Microsoft 365 offre des capacités de stockage plus importantes avec 50 Go en standard et même beaucoup plus avec l’abonnement Exchange Online Plan 2 qui propose une boite de 100Go et un archivage illimité.
Des problématiques d’administration et d’hébergement peuvent également inciter les entreprises à migrer leur propre service de messagerie vers une messagerie en mode SaaS comme Microsoft 365 dans l’optique de ne plus avoir à maintenir un serveur en local, avec tout ce que cela implique en termes de gestion, de mises à jour, d’entretien et de sécurité. Et c’est sans compter le fait que maintenir un serveur en local pour y héberger ses emails peut aussi représenter un coût d’acquisition et de maintien en conditions opérationnelles plus important qu’une solution en mode SaaS comme Microsoft 365 avec Openhost.
Migrer votre messagerie est donc aussi une opportunité d’optimiser vos coûts !
La migration consiste à recréer à l’identique votre environnement de messagerie existant sur le service de messagerie Exchange sur Microsoft 365.
Il ne s’agit pas d’un simple copier-coller de vos emails d’un serveur à un autre. Ce projet englobe également la migration de vos calendriers et de vos contacts, voire même de vos documents (Dossiers publics, Google Drive, Lotus). Pour mieux comprendre la situation, voici comment transiteront vos données entre :
Le schéma suivant illustre la reproduction des données initiales dans l’environnement de destination.
Remarque : Vos données ne sont pas supprimées du serveur source lors du déplacement vers Microsoft 365. Elles sont simplement recréées à l’identique.
Si vous avez de très nombreux utilisateurs, des équipes sur site et d’autres en télétravail, ou même des utilisateurs situés dans plusieurs pays avec des fuseaux horaires différents, les processus de migration que nous vous proposons ne nécessitent aucune intervention physique de votre équipe technique sur les postes de vos utilisateurs pour effectuer la copie des données. Celles-ci sont directement récupérées depuis votre serveur de messagerie actuel et non depuis les postes de travail des utilisateurs.
D’un point de vue technologique, la migration de votre messagerie peut se dérouler de deux manières en fonction du type de votre service de messagerie actuel :
Openhost vous accompagne dans l’analyse de votre infrastructure de messagerie existante, des méthodes d’authentification utilisées et des fonctionnalités de sécurité que vous avez mises en place (antivirus, antispam, etc..).
Nous évaluons à cette occasion le type et la nature du serveur source, la volumétrie des emails et le nombre de boîtes aux lettres utilisées. Nous recensons également :
C’est sur la base de cet audit qu’Openhost étudie les scénarios de migration possibles pour répondre à vos exigences et vous proposer un devis.
Lors de la migration de votre messagerie vers une solution de messagerie dans le Cloud comme Microsoft 365, la mise en place du nouvel environnement de messagerie consiste à créer votre univers de stockage pour les emails et les documents, pour attribuer les licences des utilisateurs et gérer les droits d’accès. Cet univers se nomme < un tenant>.
Dès que votre tenant Microsoft 365 est créé nous y affectons :
Et pour terminer nous gérons la configuration et le paramétrage de certains services spécifiques comme le routage d’emails, la mailing list, ou encore les droits d’accès aux boîtes mails partagées.
Nous en profitions également pour créer selon votre organisation les équipes Teams regroupant le personnel de votre entreprise :
Cette répartition en équipe permet d’utiliser rapidement et efficacement Microsoft Teams.
La migration Exchange vers Microsoft 365 est totalement transparente pour vos utilisateurs : mails, calendriers, contacts, pièces jointes et autres informations des comptes de vos utilisateurs seront transférées vers un compte Exchange Online créé spécialement.
Pour limiter l’impact de la migration auprès de votre personnel sur l’usage (la disponibilité) de votre service de messagerie nous réalisons principalement deux types migration (d’autres processus existent pour les clients ayant plus de 2 000 boites mails) :
Cette méthode est recommandée lorsque :
Notre équipe peut réaliser l’intégralité de votre migration vers Microsoft 365 ou simplement accompagner vos administrateurs Exchange Server.
La migration hybride permet de déplacer les boites par lot, c’est-à-dire de manière progressive par groupe d’utilisateur (par service, par région, par pays, en fonction de la taille de votre entreprise). Il est ainsi très facile de réaliser un test sur un lot d’utilisateurs (par exemple le service informatique) qui sera basculé sur Microsoft 365 pour évaluer le processus de migration et mettre à jour si besoin, les guides et notice du projet de migration.
Il faut donc comprendre que les deux plateformes de messagerie, source et destination, sont capables de fonctionner en parallèle. Le but de ce guide n’est pas de décrire comment cela est possible. La gestion des emails émis et reçus peut donc se faire aussi bien avec une boite encore présente sur le serveur source qu’avec une boite déjà migrée sur les serveurs de messagerie Microsoft 365.
Autrement dit, il n’est pas nécessaire de copier l’intégralité des boites (surtout s’il y en a plusieurs centaines) pour basculer les flux de messages entrant.
Ce processus de migration consiste à interconnecter votre infrastructure existante avec votre nouveau service de messagerie sur Microsoft 365 et à procéder à la copie de l’ensemble des données. Un test peut être réalisé pour vérifier sur quelques boites que la copie des données fonctionne bien. Ces boites sur Microsoft 365 ne peuvent pas être opérationnelles (utilisables par leurs propriétaires en émission/réception de mail) comme cela est le cas pour une migration hybride (décrite précédent). Ce test permet uniquement de s’assurer que le contenu des boites testées est parfaitement copié sur les comptes Exchange (mails, calendrier, liste de contacts, tâches).
La première phase de copie, la plus longue, est appliquée aux emails datant de plus de 30 jours, cela représente 99.9 % des emails d’une entreprise.
La seconde phase de copie, la plus rapide, est appliquée au reste des emails (0,1 %) une fois que les MX du DNS sont basculés vers Microsoft 365.
Il est possible de migrer vers Microsoft 365 à partir de la plupart des autres services de messagerie mail (Gmail, OVH, Ikoula, 1 & 1, Gandi.).. mais aussi depuis plusieurs types de serveurs tels (Zimbra, Lotus Notes, Linux…)
Une fois la migration vers Microsoft 365 réalisée, une phase d’accompagnement au changement peut s’avérer utile pour les collaborateurs qui ont vu leur environnement de messagerie modifié.
Par le biais de sessions de groupe ou individuelles, un temps est donc consacré à la formation des utilisateurs au nouvel outil (le client de messagerie lui-même et les nouvelles fonctionnalités liées à la boîte email).
Il est à noter qu’il vous est possible de transmettre en avance un ensemble de tutoriels aux futurs utilisateurs de Microsoft 365 leurs permettant de découvrir les nouveaux outils et leurs fonctionnalités avancées (plus particulièrement pour ceux qui ne connaissent pas le client de messagerie Outlook).
Les services de messagerie étant souvent accompagnés d’autres services collaboratifs (OneDrive, Teams entre autre), une découverte guidée de ceux-ci permet de faciliter leur prise en main pour que l’entreprise et ses équipes en retirent des bénéfices le plus rapidement possible.
Openhost, c’est avant tout une équipe disponible et à l’écoute possédant une grande expertise dans la réalisation de projets de migration complexes.
En tant que Microsoft Cloud Partner, Openhost vous propose tout un ensemble de solutions et services pour répondre à vos besoins métiers. La version Microsoft 365 professionnelle inclue de nombreux outils pour mettre en place un environnement de travail complet :
Cependant, la complexité du déploiement et les multiples évolutions possibles de cet environnement peuvent freiner certaines entreprises dans la mise en place de leur propre projet de migration.
C’est pourquoi Openhost vous propose MyOffice365, un service complet pour vous accompagner dans le déploiement, la gestion au quotidien et la supervision de votre environnement Microsoft 365.
Grâce à MyOffice365, vous pouvez donc profiter pleinement de toutes les opportunités offertes par Office 365 Entreprise et Microsoft 365 Business. MyOffice365 c’est :
La gestion native de l’environnement Microsoft 365 ne permet pas d’avoir une visibilité claire sur le service délivré aux utilisateurs et donc de le superviser simplement. Avec MyOffice365 Openhost vous offre un service supplémentaire en couplant une solution technique quasiment unique en France avec un accompagnement technique complet.
Le projet est intégralement piloté par notre chef de projet. Dédié à votre projet de migration, il sera donc votre interlocuteur unique et vous pourrez le joindre facilement par téléphone ou par email. C’est le chef d’orchestre de votre projet et donc le garant de son succès.
Une fois le devis de migration validé et le dossier technique rempli, une réunion de lancement de projet se tiendra pour que les parties prenantes (client, prestataire éventuel du client, chef de projet Openhost) puissent échanger une dernière fois sur le planning, le rôle de chacun et la marche à suivre.
Si vous vous rendez compte que vous avez oublié de nous indiquer un compte utilisateur à migrer, il est possible de le rajouter dans le projet à condition :
En effet, tant que le serveur source n’est pas supprimé, votre environnement de messagerie existe toujours sur ce serveur. Vos utilisateurs ne peuvent plus utiliser leur ancienne messagerie pour recevoir ou envoyer des emails mais le serveur contient bel et bien l’historique des données des boites email.
Nous vous conseillons de conserver votre service de messagerie source pendant 1 mois après la migration avant de le supprimer définitivement.
Durant ce mois, vous avez la possibilité de constater vos oublis et de nous demander d’effectuer leur récupération. Au-delà, ce ne sera plus possible.
La durée d’une migration dépend de plusieurs facteurs, tels que :
Nous pouvons effectuer un test de copie sur un volume restreint de boites représentatives afin que vous pussiez déterminier le temps nécessaire pour la copie et ainsi préparer le rétroplanning de la migration. Comme nous l’avons vu, sur un serveur source fonctionnant sous Exchange 2013+ il est possible de procéder à une migration hybride vers Microsoft 365, permettant ainsi de déplacer les comptes de messagerie par lot.
Le service de migration de données ne permet pas la migration des dossiers IMAP publics ou partagés.
Seules les boites emails personnelles (d’utilisateurs) peuvent être migrées.
Le processus de migration de données ne supprime pas les données de la boîte aux lettres source.
Au cours d’une migration, toutes les données éligibles sont copiées, et non déplacées ni supprimées. Les données de votre boîte aux lettres source sont conservées après l’exécution du processus de migration. C’est à vous de supprimer vos boites sources.
Remarque : Le service de migration de données ne transfère pas le corps d’un (1) message (d’un email + pièces jointes) dont la taille dépasse 25 Mo.
Dans le cas d’une migration hybride vers Exchange Online (Microsoft 365), les nouveaux messages reçus dans le compte source pendant le processus de migration sont transférés jusqu’à ce que vous quittiez le processus de migration.
Il n’existe aucune option pour revenir en arrière une fois le processus de migration terminé.
Si vous souhaitez, une fois la migration terminée, rapatrier l’ensemble de vos boites email sur votre serveur source (d’origine), il faudra considérer cela comme un nouveau projet de migration qui devra être validé aussi bien techniquement que financièrement.
Tant que les MX DNS ne sont pas basculés, vous pouvez annuler la migration. Néanmoins la prestation de migration sera facturée dans son intégralité.
C’est possible. En amont de la migration, vous avez la possibilité de nous demander de migrer vos utilisateurs en modifiant le domaine lié à leur adresse email (.com, .fr, .io). Cela n’a aucune incidence sur la conservation des données. Ils pourront également changer de domaine (cas du rachat ou de la vente d’une société) pour passer d’un domaine @zorglug.com à @machepro.fr
Il est également possible, si le client conserve la possession de l’ensemble des domaines, de positionner l’ancienne adresse de la boite email en alias sur la nouvelle adresse. Ainsi john.smith@zorglub.com aura comme alias john.smith@machepro.fr
L’outil de migration ne peut pas migrer les éléments qui ne sont pas pris en charge par le serveur de destination. Bien que, dans certains cas, nous puissions convertir des éléments de la source en un élément accepté dans la destination. Par exemple Google Docs dans Google Drive sera converti en Microsoft Word dans OneDrive for Business.
Bon nombre de nos sociétés possèdent des données critiques, voire même confidentielles telles que des données financières, des numéros de carte bancaires, des dossiers de santé, des numéros de sécurité sociale… En raison de l’utilisation massive des courriers électroniques incluant des données sensibles, la prévention de la perte de données (Data loss prevention, DLP) est donc un élément important de votre système de messagerie Exchange Online pour s’assurer qu’aucun utilisateur ne pourra (volontairement ou non) transmettre des informations ou des fichiers à des tiers.
Microsoft a récemment annoncé le retrait de la fonctionnalité DLP Exchange Online disponible dans le centre d’administration Exchange.
C’est ainsi le Centre de conformité Microsoft 365 qui le remplacera en offrant une fonctionnalité DLP beaucoup plus riche, incluant Exchange Online DLP. Elle permet d’étendre votre protection à d’autres emplacements que la messagerie Exchange tels que :
Le centre de conformité Microsoft 365 donne accès à des possibilités de classifications avancées de vos données (comme les documents de la suite bureautique Office) ainsi qu’à des alertes quand des incidents sont détectés, etc. Microsoft 365 identifie les éléments sensibles à l’aide d’une analyse approfondie du contenu (Exact Data Match). La DLP utilise également des algorithmes d’apprentissage automatique (Machine Learning) pour activer le blocage d’un contenu qui correspond à vos stratégies DLP et ainsi éviter qu’il ne soit transmis à un tiers.
Vous pouvez utiliser l’assistant de migration des politiques DLP pour vous aider à transférer vos politiques DLP Exchange Online vers le centre de conformité où vous les gérerez.
L’assistant de migration lit la configuration de vos politiques DLP dans Exchange, puis crée des politiques dupliquées dans le centre de conformité. Par défaut, l’assistant crée les nouvelles versions des politiques en mode Test, afin que vous puissiez voir l’impact qu’elles auront dans votre environnement sans appliquer aucune des actions. Une fois que vous êtes prêt à effectuer une transition complète vers les versions du centre de conformité, vous devez :
Et si vous le souhaitez, Openhost peut le faire pour vous !
Cette note d’information s’adresse aux personnes possédant des boîtes emails actives sur notre service de messagerie Exchange 2016.
L’année 2021 verra l’arrêt progressif de notre service de messagerie Exchange 2016 hébergé par Openhost.
En conséquence, nous ne renouvellerons pas votre/vos contrat(s) portant sur Exchange 2016 SaaS et nous vous proposons de migrer vos boîtes emails ou celles de vos clients sur Exchange Online vers les datacenters Office 365 basés en France (Paris et Marseille).
Pour lancer votre migration, nous vous invitons à contacter Openhost afin que nous entamions rapidement la migration de vos boîtes emails avant les fêtes de fin d’année.
📩 service-clients@openhost-network.com
Openhost se positionne comme un des leaders les plus actifs dans l’accompagnement des PME et ETI vers l’univers Microsoft Office 365 et AZURE. Je vous propose de transférer vos boites emails vers un abonnement Office 365 dénommé Microsoft 365 Business Basic incluant :
Et de continuer de profiter de notre assistance et de notre accompagnement Openhost.
Remarque : Ces changements s’appliquent à la tarification des offres académiques, entreprises et grandes entreprises du monde entier.
D’autres abonnement Office 365 existent, certains avec moins de fonctionnalités que celui proposé, d’autres avec plus de fonctionnalités : Suite Office Bureautique incluse avec 5 appareils autorisés, sécurité avancée des ordinateurs et smartphone/tablette, Téléphonie Fixe et Mobile incluse dans Teams etc… plus de 80 services.
Nous restons à votre disponibilité pour définir avec vous la migration de vos boîtes et vous présenter les possibilités d’accompagnement dans ce projet. Vous aurez ainsi la possibilité de profiter, au sein d’un même abonnement, de nombreux outils que vous utilisez peut-être déjà au travers de plusieurs fournisseurs.
| Remarque : La copie des boites email ne nécessite pas de re paramétrage pour les utilisateurs sous Outlook 2016 ou supérieur. Seuls les smartphones/tablettes et scanners to mail devront être reparamétrés s’ils sont utilisés avec notre service Exchange 2016. |
Afin de renforcer l’adhésion des entreprises au nouvel écosystème Office 365, Microsoft devrait bientôt proposer un outil simplifié de migration de G Suite vers Office 365. Les nombreux produits et services associés aux offres Office 365 en font une suite collaborative performante et pleine d’opportunités pour les entreprises françaises. Cependant encore trop d’entreprises restent bloquées au stade du projet de migration car celle-ci leur parait souvent trop complexe à gérer.
Nos experts migration Exchange et Office 365 vous expliquent tout !
Concurrent de toujours de la suite Office 365, Google et sa G Suite tente chaque année de tirer de nouvelles entreprises dans ses filets. Bien que Microsoft contrôle encore la majorité du marché sur l’écosystème des services de collaboration en entreprise, la société de Redmond ne laisse donc aucune occasion passer pour tacler son adversaire. Office 365 permettra donc une migration de G Suite (Gmail, G Agenda, Sheets, Notes, Google Drive Pro, Hangouts…) vers les services Cloud de Microsoft de manière plus simplifiée. Ce nouveau service de migration vers Office 365 présentera donc une meilleure prise en charge des différents éléments clés de la suite Google.
Une nouveauté
demandée de manière assez insistante de la part de nombreuses entreprises qui
souhaiteraient rejoindre l’écosystème O365 si l’on en croit les déclarations de
Microsoft :
« Nous avons entendu les commentaires et sommes ravis d’annoncer une meilleure prise en charge de la migration G Suite vers Office 365. Vous pourrez ainsi migrer directement et de manière totalement sécurisée vos courriers électroniques, agendas et contacts de Google G Suite vers Office 365. »
Les migrations en lot sont également au programme pour les plus grandes entreprises qui nécessitent généralement un planning étalé dans le temps afin de concrétiser leur projet.
Bien que déjà majoritaire sur le marché, Microsoft souhaite continuer à développer sa base d’abonnés Office 365 Entreprise et Business. Une manœuvre nécessaire afin de s’imposer comme leader sur le marché du Cloud en entreprise et ainsi pouvoir pousser ses services Azure. Les interrogations des entreprises non régies par le droit américain ainsi que les administrations posent aussi une réelle problématique. Face à la notion de Cloud souverain en France, Microsoft ne peut donc que tenter de faciliter au maximum la migration vers Office 365 en espérant que le gouvernement américain ne prenne pas de décision contraire à l’évolution d’un Cloud « mondialisé ».
Face à Microsoft Office 365, Google proposait déjà un outil de migration Exchange vers G Suite. Cependant ce service est assez limité car il ne permet pas d’importer les contacts ou le calendrier. Jusque-là c’était aussi le cas du service d’import en IMAP pour Office 365, mais à partir de 2019 Office 365 palliera donc ce problème. Microsoft impose donc son nouveau service de migration avec une longueur d’avance sur les fonctionnalités dédiées aux professionnels.
Bien qu’encore imparfait, les services de migration automatisés se perfectionnent et nécessitent de moins en moins d’actions manuelles. Bien entendu pour les clients ayant plus d’une centaine de boites mails professionnelles à migrer, il reste nécessaire d’anticiper et de prendre en compte certaines spécificités pour éviter de mauvaises surprises. On peut donc se demander quel est l’intérêt de passer par certains services tiers pour migrer vers Office 365 ?
L’avantage majeur des services de migration automatisés est de pouvoir répondre aux besoins d’une majorité de clients. Ces services ne prennent donc pas en compte la personnalisation des infrastructures de messagerie des entreprises tels que les interconnexions avec d’autre services de collaboration, l’utilisation de fonctionnalités avancées (par exemple les dossiers partagés pour les boites mails Exchange Outlook) ou encore l’exploitation quotidienne des utilisateurs. Passer par un service de migration automatisé comprend donc de multiples risques non contrôlés pour les entreprises et notamment par rapport au risque stratégique de non disponibilité de leur messagerie. Si un problème survient, il est nécessaire de le résoudre très rapidement et avec le minimum d’impact possible. Les services automatisés ne prennent pas en compte les erreurs et des blocages peuvent ainsi rapidement se faire ressentir.
Un accompagnement à la migration vers Office 365 est donc toujours nécessaire pour une entreprise qui ne posséderait pas les compétences en interne. Au-delà de cette étape de migration, Office 365 est un écosystème de collaboration complet et donc rempli d’opportunités pour diminuer les coûts d’exploitation des entreprises tout en améliorant leur productivité. Pour atteindre cet objectif nous avons conçu le service MyOffice365, un service d’accompagnement et de supervision Office 365 afin d’exploiter pleinement votre investissement sur Office 365.
Votre projet de migration vers Office 365 est en phase de réflexion ? Nous vous invitons à contacter notre équipe afin de passer en revue les différentes options qui s’offrent à votre entreprise. Vous pourrez ainsi éviter les principales erreurs commises par les entreprises lors de leur projet de migration Office 365 !
Votre entreprise possède actuellement une messagerie Exchange on-premise ou chez un prestataire et vous souhaitez migrer vers Office 365 ? Si votre entreprise est actuellement sous Exchange 2016 alors migrer vers Office 365 est assez simple. Si vous êtes actuellement sous Exchange 2010 alors migrer vers Office 365 est désormais plus facilement envisageable grâce à la migration hybride avec Openhost.
Découvrons donc ensemble le concept de la migration et déploiement hybride !
Concernant la création d’un environnement hybride entre Exchange 2016 et Office 365, de nombreux articles abordent le sujet mais quasiment aucunes concernant la migration hybride Exchange 2010 vers Office 365. En effet si votre entreprise possède toujours une infrastructure de messagerie Exchange 2010 alors la migration vers Office 365 s’avère plus complexe et nécessite une véritable expertise avec une certaine expérience du sujet.
Cet article vous présente donc le principe et les avantages du déploiement hybride pour Exchange 2010 avec Office 365. Et pour ceux qui se posent encore la question : non, nous n’allons pas passer par Exchange 2016 !
La migration Exchange hybride s’utilisent généralement plus pour les versions Exchange 2010 et Exchange 2013. Exchange 2016 intègre par défaut l’agent de déploiement hybride mais pour le moment peu de sociétés souhaitent créer un environnement hybride entre Exchange 2016 et Office 365. La migration hybride Exchange vous offre 2 scénarios principaux :
Les 2 scénarios sont possibles et nos experts peuvent vous conseiller sur le meilleur à choisir selon votre infrastructure Exchange actuelle et la situation de votre entreprise.
Afin de bien comprendre le déploiement hybride Exchange et Office 365, voici quelques réponses à garder en tête :
Le mode de déploiement Exchange hybride est aussi parfois désigné sous le concept de « coexistence riche ». Il permet de mettre en place une relation d’organisation entre l’environnement Office 365 et la messagerie Exchange on-premise.
Grâce à ce lien, les utilisateurs de part et d’autre (migrés ou non-migrés) peuvent donc partager des données tels que contacts, accès aux plages horaires des uns et des autres selon les permissions, calendriers, etc. de la même manière que si ils étaient tous sur le même environnement. Les administrateurs peuvent réaliser des déplacements de boites mails vers Exchange Online ou inversement depuis Office 365 vers Exchange on-premise, à noter que ceci est impossible avec tout autre type de déploiement !
Si vous n’êtes pas encore totalement convaincu qu’il est nécessaire, voir obligatoire, de quitter Exchange 2010 alors sachez que le 14 janvier 2020, Exchange Server 2010 ne sera plus supporté par Microsoft ! En d’autres termes, cela signifie que vous n’aurez plus :
Migrer une messagerie d’entreprise est un projet à anticiper afin que celui se déroule dans de bonnes conditions. Il est donc désormais plus que temps pour votre organisation de migrer vers Office 365 !
À l’heure actuelle, de nombreuses entreprises nous contactent pour connaitre les options possibles afin de réaliser leur transition vers Office 365. Il existe en effet différentes méthodes de migration vers Exchange Online présentant chacune des avantages et des inconvénients. En tant qu’experts Exchange, les premières questions que nous posons généralement sont :
Selon les réponses apportées, nous pouvons ainsi définir avec vous la bonne stratégie de migration et déploiement pour votre organisation et vos utilisateurs.
Lorsque c’est possible, nous recommandons la migration Exchange hybride car elle présente de nombreux avantages. Le fonctionnement du mode hybride a pour objectif de permettre une coexistence entre votre environnement Exchange actuel et Exchange Online. Ci-dessous vous trouverez un schéma de fonctionnement du mode Exchange hybride.
Ce mode requiert une synchronisation entre votre Active Directory et Azure AD. Le déploiement « Exchange Hybrid » possède de nombreux avantages pour réussir votre projet de migration, parmi lesquels :
Dans certains cas, la mise en place du mode hybride peut s’avérer complexe. Il est en effet nécessaire de respecter un certain nombre de prérequis et certains pièges sont à éviter afin d’assurer la réussite de ce projet comme par exemple :
Au-delà de l’aspect technique de ce projet, nous accordons une très grande importance au ressenti des utilisateurs. Chacun de nos projets de migration comprend donc une part de conduite du changement afin d’accompagner vos administrateurs et vos utilisateurs dans cette transition. Nous vous mettons donc à disposition des processus et ressources internes afin de nous assurer de la réussite de ce projet auprès de vos utilisateurs.
Par exemple, cela peut passer par :
Votre entreprise exploite actuellement la solution de messagerie Kerio Connect mais n’est pas satisfaite de la disponibilité du service ? Kerio Mail vous pose trop de limites en termes d’évolution ? Openhost Network vous propose de migrer votre mail Kerio vers une solution de messagerie professionnelle Exchange 2016 ou Exchange Online Office 365.
Découvrez comment réaliser votre migration Kerio Connect vers Exchange en toute simplicité avec Openhost !
Kerio Connect est une solution de messagerie qui possède des avantages mais n’offre pas toujours la haute disponibilité nécessaire à une exploitation professionnelle. De plus l’utilisation ds outils de bureautique Office est très répandue auprès des utilisateurs professionnels. Ceci impose donc certaines limites en termes d’interconnexion pour partager et travailler correctement. Notre équipe technique s’occupe de gérer toute la partie technique de votre future messagerie, ainsi vous pourrez vous concentrez sur votre cœur de métier tout en exploitant une messagerie performante et fiable.
Lorsque vous migrer votre messagerie Kerio Connect vers Exchange, deux choix s’offrent à vous : passer sur une offre mutualisée ou dédiée Exchange 2016 hébergée sur nos datacenters en France ou basculer sur des offres Office 365 avec Exchange Online et potentiellement d’autres services selon vos besoins.
Dans ces deux cas, la solution de messagerie Exchange est adaptée à l’utilisation moderne des mails par votre entreprise. Vous êtes ainsi certain de pouvoir :
Migrer votre messagerie Kerio Mail vers Exchange se fait très simplement et rapidement grâce à l’expérience de notre équipe ainsi que nos outils de migration Exchange. Un projet de migration Kerio se déroule globalement en 3 grandes phases :
Cette première étape d’étude et d’analyse est cruciale car elle permet de bien cerner les spécificités de votre système de messagerie mail Kerio ou autre. Nos ingénieurs pourront ainsi définir la stratégie de mise en place et de déploiement de votre futur architecture de messagerie mail Exchange. Nos messageries professionnelles ne font désormais plus que du mail. En effet, on y retrouve désormais de nombreux services et intégrations, ce qui au fil des années, a compliqué les migrations car il est désormais nécessaire de prendre en compte un ensemble beaucoup plus large.
Pour permettre un travail collaboratif plus important et efficace nous exploitons tous de nombreuses fonctionnalités : agendas, annuaires, stockage et partage, communication en téléphonie IP, etc. Tant de possibilités qui font généralement appel à différentes intégrations avec d’autres applications. Par exemple Exchange peut s’interconnecter avec les données SharePoint pour stocker et partager, utiliser le calendrier Outlook pour programmer des réunions avec vos contacts en définissant automatiquement le créneau le plus adéquat, gérer des salles de réunions, recevoir vos messages vocaux par mail avec transcription écrite possible, etc.
En fonction de votre utilisation actuelle de la messagerie Kerio Connect et des véritables besoins de vos utilisateurs que Kerio Mail ne peut couvrir, la phase de migration peut être plus ou moins technique. Quelque soit la stratégie de migration retenue ou les exigences techniques, nos équipes développent un calendrier de migration complet et précis afin que la migration de messagerie soit le plus transparent et fluide pour vos utilisateurs. En apportant satisfaction et opportunités d’amélioration à vos collaborateurs, vous gagnez leur confiance et pouvez ainsi développer des projets plus avancés afin de faire évoluer votre entreprise.
Une fois le POC (Proof Of Concept) validé avec votre équipe technique et vos utilisateurs informés, les différentes étapes de migration seront planifiées afin d’avoir un calendrier complet. Une première étape permettra de valider l’intégralité du processus et des données afin que tous nos systèmes soient bien synchronisés. Le processus de migration sera bien évidemment testé et validé auprès de certains comptes utilisateurs bien sélectionnés. La migration des données devra donc prendre en compte les différents types d’informations afin d’avoir une transparence complète pour les utilisateurs.
En fonction de la technicité de votre architecture de messagerie actuelle, il peut être nécessaire d’exploiter un ou plusieurs serveurs de transitions le temps de la migration. Cette technicité fait donc appel à une véritable expertise de la migration mail. En faisant appel à une équipe de spécialistes ayant une grande expérience dans ce domaine vous assurent la réussite du projet et garantit la protection de vos données afin d’éviter des pertes ou des problématiques de synchronisation non anticipées. La gestion de la migration peut également être très chronophage selon le volume de données à migrer, il est donc essentiel de pouvoir automatiser certaines actions pour gagner du temps et se concentrer sur des points plus essentiels.
Une fois la phase de « pré-migration » validée, il est temps de passer aux choses sérieuses ! Différents aspects techniques seront configurés par notre équipe afin de faciliter la transmission des données et créer une « route » sécurisée pour protéger vos données. La programmation de la migration des messageries Kerio dépendra des besoins de votre entreprise. Elle peut être réalisée lors du weekend afin que tous vos utilisateurs soient migrés en revenant au bureau le Lundi.
Si le volume d’utilisateurs et de comptes mails à migrer est important alors plusieurs migrations seront programmées, par exemple par lot de 1000 comptes. Une migration de messagerie est toujours un projet clé pour une entreprise car celle-ci est un outil crucial pour nombre de sociétés. Se faire accompagner par des experts de la migration de messagerie Kerio comme Openhost est donc essentiel.
Pour vous accompagner au quotidien, nous vous apportons un service technique disponible et réactif, des formations et un support client qui vous permet à vous et vos équipes de prendre en main l’outil sans difficulté. La réversibilité complète des données et la transmission de comptes mail sont possible à tout moment si vous le souhaitez. Avec vos données intégralement migrées dans votre nouvelle messagerie Zimbra, il ne vous reste alors plus qu’à personnaliser la signature de vos emails !
Pour migrer votre messagerie Kerio vers Exchange, 2 possibilités s’offrent à votre entreprise : Exchange 2016 hébergé sur nos datacenters en France ou Exchange Online sur Office 365 sur les datacenters Microsoft en France et Europe.
Dans ces deux cas vous profiterez des toutes dernières fonctionnalités de la plateforme de messagerie Microsoft Exchange. Une messagerie Exchange 2016 hébergé sur nos datacenters vous apportera une plus grande sécurité pour vos données, ce qui peut être important pour certains secteurs : santé, juridique, institutions, ingénierie, etc. Vous pouvez de plus profitez d’une infrastructure plus spécifique de messagerie avec des interconnexions taillées « sur mesure ». Nos offres Exchange 2016 sont donc particulièrement adaptées à de grandes entreprises ayant des besoins très spécifiques mais qui engendrent un budget supérieur.
Nos offres Exchange Online sur Office 365 vous permettront de profiter de nombreux services et applications en fonction de l’offre choisie. Microsoft propose 2 grandes catégories de licences : Office 365 Business et Office 365 Entreprise. En fonction des types de licences sélectionnés pour vos utilisateurs, vous leur ouvrirez des accès à différents services : téléphonie IP, applications bureautiques Office à installer sur leurs périphériques ou utilisables uniquement en ligne, stockage en ligne et partage, etc. Des services de sécurité et de protection des données sont également compris à différents niveaux. Afin de profiter pleinement de votre investissement sur Office 365, nous vous accompagnons avec une offre unique en France : MyOffice365 pour déployer et exploiter Office 365.
Vous pouvez retrouver plus de détails sur les contenus de ces licences dans nos ressources :
Déployer un environnement Office 365 vous permet de mettre en place de nombreux services de collaboration supplémentaires : téléphonie IP, réseau social d’entreprise, intranet, gestion documentaire, etc. Grâce aux interconnexions Cloud avec Azure vous pourrez aller encore plus loin dans votre projet avec l’accompagnement de nos ingénieurs. Il vous sera ainsi possible de définir de véritables politiques de sécurité, de protection et de conformité à mettre en œuvre rapidement afin de protéger vos données et votre entreprise.
Kerio Connect mail est un service de messagerie qui comme de nombreux autres possède certaines limites notamment en termes d’intégrations avec les applications de collaboration du marché. La messagerie Exchange a été développé pour s’intégrer dans un écosystème global de collaboration au sein des PME et des plus grosses entreprises. Une véritable messagerie professionnelle vous permettra de travailler efficacement et en toute sécurité. Partager et diffuser de l’information ne sera plus une épreuve pour vos utilisateurs. La haute disponibilité et le suivi technique fourni par nos équipes vous permettra de vous concentrer sur des projets de plus grande importance plutôt que de devoir éteindre des feux sur une infrastructure de messagerie limitée !
Travailler avec Openhost Network c’est la garantie d’un partenaire sérieux et fiable avec une véritable expertise sur la migration Exchange depuis tous autres serveurs de messagerie et sur la gestion au quotidien des infrastructures de messagerie professionnelle.
Pourquoi choisir Openhost pour migrer Kerio Mail vers Exchange ?
Le plus gros travail lors d’une migration de messagerie est bien dans l’anticipation et la préparation du projet. Passer par Openhost Network pour migrer votre messagerie Kerio Connect vers Exchange est un gage de sécurité et vous assure un service continu et de qualité pour votre entreprise. La garantie de ne pas perdre de données est essentielle pour votre entreprise ! C’est pourquoi Openhost en a fait une priorité et s’engage pour éviter toutes pertes de données. En plaçant votre confiance dans notre entreprise, vous vous engagez dans une relation de partenariat avec Openhost afin de disposer d’une véritable messagerie professionnelle à haute disponibilité.
La nouvelle version Exchange 2019 est là et apporte un certain nombre de nouveautés par rapport à Exchange Online. Performance et sécurité sont au rendez-vous pour offrir la meilleur e expérience utilisateur possible à tous vos collaborateurs. En tant que Microsoft Cloud Partner, Openhost a eu la chance de mettre la main sur la version de test.
Découvrons donc ensemble la nouvelle version Exchange Server 2019 !
Bien que Microsoft pousse clairement les entreprises vers le Cloud avec Office 365 Entreprise & Business, il est clair que certaines entreprises ne sont pas encore prêtes à sauter le pas ou souhaite le faire progressivement pour des raisons variées. Microsoft entend donc continuer à proposer des produits on-premises à moyen terme. Exchange 2019 est donc la dernière version en date du célèbre serveur de messagerie. Une version de la messagerie on-premises qui reprend donc certaines fonctionnalités de l’univers Office 365 mais qui possède donc ses limites par rapport au service Cloud.
Le lancement officiel de la messagerie Exchange Server 2019 ne devrait intervenir qu’en fin d’année 2018. Début août 2018 une version preview en « general availability » sera disponible publiquement. Pour rappel, la suite Office 2019 a été lancée début d’année 2018. Office 365 est la priorité de Microsoft, il ne faut donc pas s’attendre à des exclusivités pour Exchange 2019 ! Exchange 2019 propose donc des fonctionnalités nouvelles directement tirées de la version Cloud Office 365.
Microsoft l’indique d’ailleurs clairement sur son blog officiel : « Nous sommes convaincus qu’Office 365 offre la meilleure et la plus rentable des expériences à nos clients, mais nous comprenons que certains clients aient des raisons de rester sur site ».
En termes de nouveautés, Microsoft a revu sa copie sur plusieurs aspects pour Exchange 2019. Au niveau sécurité, Exchange 2019 pourra désormais être directement installé sur Windows Server Core (la version minimaliste de Windows Server). La version Exchange 2019 a été codé pour Windows Server 2019 mais pourra aussi être installée sur Windows Server Core 2016 et Windows Server 2016/2019 avec Desktop Experience.
Niveau performances, la croissance de besoins matériels et de puissance serveur font que Exchange se devait de supporter un arsenal plus imposant. Microsoft indique donc qu’Exchange peut facilement tourner avec des serveurs jusqu’à 48 processeurs et 256GB RAM.
L’expérience utilisateur a elle aussi été améliorée en commençant par la recherche. La technologie Bing fait don désormais partie intégrante d’Exchange 2019 afin de rendre la recherche plus rapide avec de meilleurs résultats. Le partage de calendrier simplifié, déjà bien connu des utilisateurs Office 365, a aussi été inclus. La fonctionnalité permettant de bloquer un transfert de mail sera aussi disponible sur la version Exchange 2019.
L’expérience d’administration a aussi été améliorée avec une gestion plus simple et flexible des permissions utilisateurs. Il sera aussi désormais possible pour les administrateurs de gérer directement les événements sur les calendriers des utilisateurs.
Microsoft a aussi annoncé que la fonctionnalité de messagerie unifiée ne sera plus disponible avec Exchange 2019 ! Les intégrations de PBX tiers ainsi que Skype for Business Server ne pourront plus communiquer avec Exchange Server 2019. Les entreprises souhaitant migrer vers Exchange 2019 devront donc passer par Skype for Business Server 2019 avec Cloud Voicemail ou migrer vers Office 365 et Cloud Voicemail.
La gestion et l’utilisation de la mémoire a aussi été revu pour Exchange 2019. Jusque-là les annonces officielles de Microsoft ont toujours indiqué que l’utilisation de disques de stockage basique étant largement suffisant. Mais l’année dernière au Microsoft Ignite, la team Exchange a annoncé que des disques SSD étaient désormais utilisés pour Exchange Online. En fait, le stockage Exchange Online se fait à la fois sur des disques basiques et des disques SSD. L’idée principale étant de diriger toutes les opérations de connexion, de recherche et autres nécessitant une plus grande réactivité vers la technologie SSD afin de minimiser le temps de recherche des données clés. En tirant parti intelligemment de la technologie SSD, il est donc possible de proposer une expérience utilisateur encore plus performante. La team Exchange nous communiquera plus de détails sur le sujet à l’occasion du Microsoft Ignite 2018 fin septembre.
D’autres annonces seront faites en Septembre afin de découvrir toutes les nouveautés en détails. Même si la priorité reste donnée au modèle Cloud avec Office 365 et Exchange Online, il est évident que Microsoft a aussi apporté de nombreux changements à Exchange 2019 afin d’en faire un serveur de messagerie performant dans un nouveau monde. Des améliorations au niveau « cross-premises » pour les déploiements hybrides seront donc au rendez-vous (partage de calendrier, permissions des boites aux lettres, délégations, etc.) ainsi que certaines interconnexions minimums avec l’environnement Office 365 pour les entreprises souhaitant maintenir uniquement leur messagerie on-premises.
Pour découvrir notre service de messagerie Exchange n’hésitez pas à contacter notre équipe pour un accompagnement sur mesure !
Important
Cet article fait la promotion d’Exchange 2016, un produit qui n’est plus commercialisé par Openhost. Nous préconisons désormais Exchange Online.
En savoir plus
La messagerie mail professionnelle reste un des canaux essentiels de communication pour les entreprises. Malgré le développement de solutions de communication plus flexibles tels que la messagerie instantanée, les fils de discussions ou encore les forums d’entreprise, la messagerie professionnelle reste très plébiscitée car elle permet d’avoir une base officielle pour les réponses de clients ou de partenaires par exemple. Depuis une bonne décennie le nombre d’offres de messagerie mail professionnelle a augmenté chacune avec ses avantages et inconvénients. Entre Gmail, Hosted Exchange, Lotus Notes, Zimbra ou Exchange Online sur Office 365 pas toujours évident de trouver la bonne messagerie pro pour votre entreprise…
En tant qu’hébergeur mail professionnel, Openhost vous propose donc de découvrir tous les avantages de la messagerie Microsoft Exchange Outlook !
Microsoft Exchange est progressivement devenu la solution de messagerie la plus populaire en entreprise. Conçue dès le départ comme une solution mail professionnelle, Exchange Outlook vous permet de profiter d’un client mail complet à haut disponibilité. Une fois bien configurée, Exchange offre une messagerie professionnelle performante adaptée à toutes les tailles d’entreprises. Nos clients de messagerie Hosted Exchange vont de la PME de 20 salariés jusqu’à de grands groupes comprenant des milliers d’utilisateurs répartis sur plusieurs pays. En effet les infrastructures serveur Exchange 2016 sont conçues pour soutenir une forte montée en charge en cas de besoin tout en offrant une grande souplesse de configuration et de nombreuses fonctionnalités pour s’adapter à l’organisation.
Microsoft a su faire évoluer Exchange Server pour pallier les défauts remontés par ses partenaires et apporter de nouvelles fonctionnalités (ou en retirer) qui ont amélioré la disponibilité de la messagerie ainsi que l’expérience utilisateur sur Outlook.
Exchange Outlook est un produit Microsoft et il s’intègre donc pleinement dans l’écosystème Microsoft avec l’OS Windows qui reste majoritairement utilisé, les produits bureautiques comme Office 2016, etc. Ces dernières années Microsoft a beaucoup œuvré pour faire preuve d’une plus grande ouverture et a donc largement ouvert ses possibilités d’intégrations et de compatibilité. Désormais la messagerie Exchange Outlook s’intègre aussi facilement sur Mac que sur Windows, ainsi que sur Android, iOS, etc… Microsoft est aussi devenu un des premiers contributeurs mondiaux dans la communauté Open Source ! Le géant américain a en effet compris qu’un écosystème fermé ne pourrait être l’avenir du Cloud.
Concernant l’utilisation de la messagerie Exchange Outlook, depuis sa version 2007 Microsoft n’a cessé de revoir et corriger de nombreux éléments fonctionnels. De nombreuses petites fonctionnalités ont donc progressivement enrichi les clients Outlook comme par exemple des avertissements pour les utilisateurs avant même que le message ne soit envoyé (adresse incorrecte, destinataire n’est pas disponible lorsque c’est un membre de votre entreprise, problèmes sur liste de distribution, etc…).
De plus de nombreux modules externes intégrables à la messagerie Outlook pro vous permettront de multiplier les fonctionnalités disponibles. Grâce au service de calendrier synchronisé avec tous vos contacts vous pourrez par exemple exploiter le module « FindTime ». FindTime vous permet de définir le meilleur créneau horaire pour fixer une réunion avec plusieurs utilisateurs. Fixer une réunion avec plus de 3 personnes a toujours été une véritable corvée car il n’est jamais évident de trouver un créneau où tous les participants sont disponibles… Grâce au module FindTime pour Outlook Exchange, vous trouverez très facilement plusieurs créneaux où tous vos collaborateurs sont disponibles !
Pour aller encore plus loin en termes de fonctionnalités d’autres possibilités sont également envisageables grâce au serveur Exchange : archivage automatique, protection contre la perte de données, limitation des envois de fichiers de l’entreprise en dehors de l’organisation, etc.
Microsoft Exchange est une solution de serveur de messagerie taillée pour un environnement professionnel. S’il est vrai que le choix en termes de solutions de messagerie parait assez large, en y regardant de plus près on se rend rapidement compte qu’au fil du temps, il s’est restreint… En effet, l’ouverture de Microsoft Exchange vers d’autres solutions (FindTime, Salesforce, etc.) et le renforcement de son interconnexion avec les autres produits Microsoft Office 365 lui donne une longueur d’avance sur la concurrence. À contrario d’autres logiciels de messagerie comme Zimbra, IBM Lotus Notes, Orange ou autres n’ont pas réussi à évoluer suffisamment face aux usages des utilisateurs.
Le seul concurrent sérieux en liste pour Outlook pro est le client de messagerie Gmail qui s’est récemment tourné vers le monde professionnel. L’intégration de Gmail dans la suite professionnelle de Google (GSuite ou GApps) lui permet de rivaliser avec Exchange. Cependant pendant longtemps tourné vers le grand public, Gmail n’a pas encore pu faire ses preuves en milieu professionnels. Quelques gros exemples de tentatives d’intégration en entreprise ont mal tourné ces dernières années et ont donc ralenti sa progression. Le fait que Google ne soit pas aussi bien reçu dans certaines zones internationales (Chine par exemple) a aussi joué en sa défaveur. La suite de Google doit aussi faire ses preuves en termes de sécurité et protection des données. Un point bien évidemment très sensible pour le milieu professionnel.
Les concurrents de la messagerie Exchange Outlook ont peu à peu pris du retard au fil des années à mesure que Microsoft a fait progresser ses solutions professionnelles. Contrairement à d’autres messageries d’entreprise, Exchange est pleinement intégré à l’environnement Microsoft et permet donc de tirer parti de toutes les fonctionnalités et possibilités en entreprise. La majorité des entreprises utilisent la fameuse suite de collaboration Microsoft Office 365 ainsi que des postes sous Windows pour des raisons évidentes de compatibilité, de gestion et de protection des informations.
Pour tirer pleinement parti des possibilités de vos logiciels et services, il est nécessaire d’avoir des produits qui pourront pleinement communiquer entre eux. En exploitant la messagerie Exchange, vous serez en mesure de bénéficier d’interconnexions avec tout l’environnement Office 365 : intégration de Skype Entreprise pour dialoguer et gérer vos réunions, SharePoint ou OneDrive pour le partage de ressources, OneNote, Planner, etc. Votre messagerie mail Exchange vous permet d’être encore plus productif en vous permettant d’utiliser le bon service pour la bonne action sans être perdu entre toutes ces plateformes !
Si votre entreprise possède déjà une messagerie professionnelle, alors vous devrez passer par une première phase de migration de messagerie vers Exchange En fonction de la messagerie d’entreprise que vous souhaitez intégrer, toutes les données ne pourront pas être importées aussi facilement. Certains intégrateurs de messagerie vous préconiseront même d’abandonner une partie de vos données car cela peut engendrer un coût beaucoup plus élevé. Chez Openhost nous avons développé une méthode de migration basé sur les meilleurs outils du marché, ce qui nous a permis de réussir tous nos projets de migration sans perte de données peu importe les messageries professionnelles d’origine.
Malgré cela il est évident que la messagerie Exchange Outlook apporte une facilité de migration et d’importation des données supérieure à ces concurrents. Un réel atout lorsque vous faites face à un projet d’une certaine ampleur car il est essentiel de partir du bon pied pour une réussite complète du projet pour vos utilisateurs, vos administrateurs et votre direction.
La synchronisation et le déploiement automatique des profils de vos utilisateurs vous permettra de ne pas avoir à intervenir manuellement sur vos postes informatiques. Un aspect essentiel dans la phase de migration pour éviter une perte de temps inutile. Le déploiement automatique des profils Outlook Exchange permet donc de mettre en place de manière simplifiée les clients Outlook et de lancer la synchronisation des données pour vos utilisateurs. Vous pouvez ainsi lancer la migration par lot et voir les boites mails se déployer progressivement.
Les solutions Cloud ont apporté de nouveaux horizons pour les entreprises mais aussi de nouvelles problématiques ! La question du « downtime », comprenez par-là une perte de de signal durant un certain temps. Exploiter les outils de collaboration et services en dehors du réseau de l’entreprise est devenu une vraie nécessité comme par exemple lors de déplacements professionnels, en télétravail ou sur nos smartphones. Ceci a largement augmenté le périmètre d’action et de protection nécessaire pour couvrir les utilisateurs. Assurer une haute disponibilité du service est donc un point essentiel pour assurer une messagerie professionnelle performante.
En proposant un environnement serveur dédié aux professionnels et à leurs messageries professionnelles, Openhost Network vous assure une haute disponibilité de l’ordre de 99,95%. En effet nos infrastructures serveurs sont sous monitoring 24/24 et ceci permet donc de prendre en charge le moindre incident le plus rapidement possible. Un point essentiel pour vos utilisateurs qui seront les premiers à subir une perte de service mail !
L’environnement serveur de messagerie Exchange Outlook nous permet de maintenir un haut niveau de disponibilité pour tous nos clients. Les serveurs Exchange ont été conçus dès le départ comme une solution professionnelles à intégrer par des fournisseurs de services. Une équipe technique complète veille donc à la bonne maintenance de votre infrastructure de messagerie et réalise toutes les évolutions et interventions nécessaires.
ActiveSync est un élément essentiel de la messagerie Exchange Outlook car il assure la synchronisation de votre messagerie professionnelle. Ceci vous permet de bénéficier de toutes vos informations mails (contacts, calendrier, pièces jointes, etc.) sur vos différents périphériques ou via différents clients de messagerie tels que Outlook, Mail sur Mac, etc.
ActiveSync est actuellement l’un des modules de synchronisation les plus performants du marché. De nombreux problèmes de synchronisation des données externes de messagerie ont régulièrement été rapportés sur d’autres messageries professionnelles concurrentes. Un point essentiel à surveiller pour assurer un service de qualité à vos utilisateurs et éviter tout problème de synchronisation.
Choisir la meilleure messagerie professionnelle pour votre entreprise nécessite de bien évaluer les besoins de vos utilisateurs ainsi que l’environnement informatique de votre société. L’expérience de nos équipes vous permettront d’aborder votre projet plus sereinement en bénéficiant d’un accompagnement complet et des meilleurs outils pour migrer vers votre messagerie Exchange Outlook.
IBM Lotus Notes était pour son temps, un service de messagerie innovant qui a su conquérir de nombreuses entreprises avec l’intégration de multiples fonctionnalités et d’applications, bases de données et autres outils professionnels. Mais l’évolution des différents produits et services de messagerie professionnelle a poussé Lotus Notes vers la sortie depuis plusieurs années. De nouveaux services proposent donc de meilleures intégrations et fonctionnalités de sécurité pour un coût inférieur. Pourtant de nombreuses entreprises se retrouvent encore coincés avec des serveurs IBM Domino et la migration de Lotus Notes vers Exchange ou Office 365 peut vite devenir complexe en entreprise….
Si votre entreprise a décidé de migrer Lotus Notes, voici quelques conseils pour vous aider à bien démarrer cette transition !
La messagerie mail professionnelle est encore un outil indispensable pour la majorité des utilisateurs en entreprise. Les évolutions des fonctionnalités de recherche, d’indexation des contenus et de disponibilité des serveurs mails permettent désormais d’avoir une messagerie beaucoup plus performante.
Les organisations qui à l’époque avaient mis en place Lotus Notes comme première solution mail se sont vite retrouvés face à de nombreux problèmes par rapport à l’évolution des usages des collaborateurs qui progressent plus rapidement que l’adaptation de l’entreprise. Les utilisateurs modernes ont désormais besoin d’une interconnexion entre leurs outils de travail pour communiquer, stocker, partager et travailler. Il est donc désormais essentiel de leur fournir une solution de collaboration complète ! En intégrant une messagerie professionnelle Exchange vous pouvez donc connecter votre téléphonie et messagerie instantanée directement avec votre boite mail, créer des espaces de partage distincts, gérer au niveau individuel les archives, accéder à vos mails en mobilité en toute sécurité grâce à la double authentification et le cryptage des données, etc. Tant de fonctionnalités qu’il est urgent d’intégrer à votre entreprise !
L’aspect financier est bien évidemment un des points essentiels. IBM Lotus Notes a joui de sa forte part de marché pendant un bon moment en appliquant des frais d’intervention élevés sur les serveurs mails Domino. Les coûts de maintenance et d’évolution des infrastructures mails Lotus sont donc beaucoup plus élevés que les solutions de messagerie professionnelles actuelles.
Depuis quelques années, toutes ces raisons poussent donc les entreprises à migrer Lotus Notes vers Exchange Outlook afin de satisfaire leurs utilisateurs et simplifier grandement la gestion de leur infrastructure serveur mail.
La migration Lotus Notes n’est pas un projet des plus simples étant donné les contraintes imposées par IBM sur les serveurs Domino. Sans aucune expérience en termes de migration Lotus, de nombreux problèmes peuvent survenir en fonction de l’architecture système de votre entreprise. Fort de nombreuses migrations Lotus, nos responsables techniques ont donc tenus à partager certains conseils importants à respecter pour éviter des problèmes courants lors d’une migration Lotus Notes vers Exchange 2016.
L’organisation et la situation de certaines entreprises implique quelques fois des problèmes d’attribution des tâches ou de mise à disposition des ressources. Dans le cadre d’une migration de messagerie ce genre de situation peut rapidement devenir très complexe à gérer pour les responsables du projet. Quantifier les ressources matérielles et humaines à disposition du service informatique est bien évidemment une première étape essentielle pour juger de la capacité de l’entreprise à assurer seule sa migration Lotus vers Exchange.
Migrer d’une messagerie sans perte de données ni perte de disponibilité implique la mise en place d’une architecture en double afin de transférer sans risques les données et mails. Si les estimations en termes de stockage et puissance ne sont pas suffisants alors le projet peut être mis en péril et impacter pour une durée indéterminée la messagerie de l’entreprise.
Bien souvent la difficulté d’un projet en interne relève de la capacité des responsables à se projeter hors de leur poste. Ainsi pouvoir identifier des points faibles et des risques sur son infrastructure serveur n’est pas toujours évident.
Migrer Lotus Notes vers Exchange
Migrer votre messagerie Lotus Notes vers un nouvel environnement serveur mail demande un investissement assez lourd en termes de temps. L’efficacité vient avec la pratique mais pour beaucoup d’administrateurs système ce type de projet ne tombe que tous les 4/5 ans en moyenne et les nouvelles versions de messagerie impliquent toujours des surprises.
De plus passer de l’administration d’une messagerie Lotus Notes vers Exchange implique nécessairement une montée en compétence afin de maîtriser les grands concepts de gestion des boites mails Outlook. Selon votre prestataire en externalisant votre messagerie Exchange, vous aurez normalement tout l’accompagnement nécessaire pour prendre en main la nouvelle interface d’administration de vos serveurs de messagerie Exchange in Cloud.
Pour réussir des projets de migration Exchange, l’expérience est la clé ! Chaque migration se révèle complètement différente selon chaque entreprise et selon ses utilisateurs. Par exemple concernant le stockage des archives mails, si aucune politique de sauvegarde précise n’a été dicté par le pôle informatique alors vos utilisateurs ne manqueront pas d’imagination pour vous surprendre : enregistrement des archives en local, sur des cloud personnel ou supports amovibles,…
De même l’utilisation de périphériques mobiles est désormais un enjeu auquel il faut faire face. Vos utilisateurs utilisent certainement des appareils personnels pour accéder aux boites mails de l’entreprise. Il est donc forcément nécessaire de prévoir les problèmes de configuration des messageries Exchange sur Android et iPhone mais aussi d’assurer une politique de sécurité renforcée pour éviter les connexions frauduleuses. Pour se faire la double authentification sur messagerie professionnelle est une fonctionnalité très intéressante. Mais il sera aussi nécessaire d’assurer une véritable politique de gestion des accès (mots de passe, devices autorisés, etc.) pour renforcer la sécurité des données.
Les archives mails sont des éléments à prendre en compte lors de votre migration de messagerie. En fonction de votre secteur d’activité, certaines mesures réglementaires vous imposent de conserver vos mails et fichiers pour une certaine durée. Dans d’autres entreprises, ce seront certains utilisateurs qui auront un véritable besoin de conserver certaines archives. Bien que votre migration Lotus Notes puisse être l’occasion de faire un peu de ménage pour vos utilisateurs, il est important d’éviter ce genre de perte de données qui peut rapidement se produire en cas de mauvaise gestion des transferts de boites mails sous Domino.
Vos archives NSF Lotus sont transférables et convertibles au format PST de Microsoft Exchange Server avec certains outils plus ou moins accessibles. Selon le nombre de boites mails à migrer, ce type d’outil s’avère indispensable pour éviter toute perte de temps. Une bonne connaissance de ces différents outils est forcément la bienvenue pour s’assurer de la bonne configuration et compatibilité lors de la migration Lotus vers Exchange. Inutile de vous rappeler l’importance de prévoir vos backups pour éviter des pertes de données inutiles.
Le passage d’un serveur de messagerie à un autre implique généralement une migration des utilisateurs vers un nouveau client de messagerie. Dans le cas d’un changement de Lotus Notes vers Exchange Outlook, vos utilisateurs risquent d’être dans un premier temps un peu perdu dans la nouvelle interface. Une grande majorité des utilisateurs est cependant plus ou moins adeptes des outils bureautiques Office dont l’interface est similaire à celle de Outlook 2016. En termes de changement d’interface utilisateur, le choc s’avère donc moins grand lors du passage de Lotus Notes à Outlook qu’avec Zimbra, Google Apps ou d’autres services de messagerie.
Pour accompagner la migration, il est tout de même nécessaire de prévoir un temps et des canaux d’informations pour les demandes d’assistance des utilisateurs. Il est essentiel d’anticiper ces différentes demandes en établissant un plan précis de communication sur cette migration et sur les nouveaux usages à venir.
Lotus Notes pose aujourd’hui de nombreux problèmes pour les entreprises car celui-ci n’a pas réussi à évoluer suffisamment en termes d’intégrations de produits issus d’autres éditeurs. L’administration des serveurs Domino est suffisamment complexe pour nécessité une maintenance qui se révèle aujourd’hui trop couteuse. Microsoft Exchange Server vous offre une intégration avec tous les grands outils de collaboration avec une administration simplifiée. Les différentes fonctionnalités de sécurité et de gestion des données tels que la protection contre la perte de données ou le backup des éléments supprimés vous permettent de plus de sécuriser la messagerie de votre entreprise.
Pour assurer une migration Lotus vers Exchange sans risque pour votre messagerie professionnelle, il est préférable de se faire accompagner par un prestataire qui possède une certaine expérience dans ce domaine. Faire appel à notre équipe c’est aussi l’assurance d’être accompagné dès lors qu’un problème survient !
